Trabajar con un registro de contacto
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir la finalidad del registro de contacto.
- Modificar detalles de un contacto.
- Comunicarse con el contacto desde el registro de contacto.
- Revisar interacciones anteriores con el contacto.
¿Qué es un registro de contacto?
En una organización de Salesforce, cada contacto (persona) tiene un listado individual que contiene los detalles sobre el contacto y las relaciones asociadas. Los contactos pueden asociarse con cuentas (empresas), oportunidades (negociaciones en progreso), casos, etc. Puede completar numerosas acciones, como modificar detalles, iniciar y registrar comunicaciones (hemos evitado hacer el chiste fácil de "contactar con su contacto) y revisar actividades anteriores desde el registro de contacto.
Modificar detalles
- Con un registro de contacto abierto, encuentre los detalles sobre el registro de contacto.
- Haga clic en el icono lápiz que aparece a la derecha del campo Title (Cargo).
- Introduzca un nuevo cargo para el contacto.
- Haga clic en Save (Guardar).
- Haga clic en el botón Edit (Modificar) en la parte superior del registro de contacto.
- Ajuste los campos.
- Haga clic en Save (Guardar).
Como puede ver, hay varias maneras de modificar el registro de contacto. Cuanto más precisa sea la información que recopile en el registro de contacto, mejor será la relación con dicho contacto.
Comunicarse con el contacto
- En la sección Activity (Actividad) (busque las fichas New Event [Nuevo evento] y Log a Call [Registrar una llamada]), seleccione Email (Correo electrónico).
- Introduzca texto en el cuadro de texto Subject (Asunto). Observe que From (De), To (Para), y Bcc se rellenan automáticamente pero se pueden modificar.
- En la sección que aparece debajo del asunto, introduzca el cuerpo del correo electrónico para este contacto.
- Si el contacto está asociado con otro registro (cuenta, caso, pedidos, etc.), seleccione el registro en el campo Related To (Relacionado) en la parte inferior. Al relacionar esta comunicación, también se registra como una actividad en el objeto relacionado.
- Haga clic en la flecha que aparece junto al icono para cambiar el objeto.
- Si está haciendo una prueba, evite hacer clic en Send (Enviar), ya que, si lo hace, se enviará un correo electrónico a su contacto. Si quisiera enviar el mensaje, se agregarÃa automáticamente al registro de actividades pasadas para este registro de contacto.
Registrar una comunicación
Más allá del correo electrónico, hay ocasiones en las que necesita registrar una comunicación sin conexión, de manera que pueda consultarla más adelante.
- Haga clic en Log a Call (Registrar una llamada).
- Introduzca o seleccione el asunto de la comunicación.
- Introduzca comentarios relevantes, notas o recapitulaciones de su comunicación con ese contacto.
- Seleccione el objeto relacionado, si lo hubiera.
- Haga clic en Save (Guardar). No se preocupe, puede anularse la selección de esta entrada más adelante.
Revisar la actividad pasada
- En la sección de la actividad, busque la cronologÃa. Su comunicación registrada se ha agregado a la cronologÃa de este contacto.
Nota: Cualquier otro usuario que tenga permiso para acceder a este registro de contacto podrá ver esta cronologÃa. Si le ha enviado un correo electrónico a este contacto desde la pestaña Email (Correo electrónico), la comunicación de la actividad de correo electrónico también se agrega automáticamente a la cronologÃa. - Haga clic en la flecha que aparece a la izquierda de la entrada registrada para expandir y ver los detalles de la comunicación.
- Para eliminar la comunicación registrada, haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto a su entrada y seleccione Delete (Eliminar).
- Confirme que desea eliminar.
Como puede ver, el registro de contacto resulta increÃblemente útil para gestionar la relación con un contacto. Asegúrese de seguir explorando, ya que se pueden hacer muchas más cosas en el registro de contacto.