Comprenda la notación universal de procesos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir la notación universal de procesos (UPN, por sus siglas en inglés).
  
• Nombrar los componentes de una asignación de procesos empresariales creado utilizando UPN.
  

Introducción a UPN

Profundicemos en la asignación de procesos empresariales. 

Ya sabe que el análisis de negocios es una parte clave del trabajo de un profesional de Salesforce. Se deduce que los resultados del análisis de negocios deben ser documentados, y ahí es donde entra la asignación de procesos empresariales. Un mapa de procesos empresariales asegura que todos estén alineados y forma una base para la mejora. Si una imagen vale mil palabras, una buena asignación de procesos empresariales vale diez veces más. 

Hay más de una forma de documentar un proceso empresarial. Puede que haya oído hablar de los diagramas de flujo, los organigramas, los diagramas de lenguaje de modelado unificado (UML, por sus siglas en inglés), los mapas de flujo de valor, la notación de gestión de procesos de negocio (BPMN, por sus siglas en inglés) o SIPOC (que es la abreviatura de proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes). Estos métodos varían desde los muy simples hasta los muy complejos. BPMN, por ejemplo, tiene un manual de usuario de 538 páginas.  

En este módulo, vamos a utilizar la notación universal de procesos (UPN). UPN es una notación de diagramación simple y atractiva que es aplicable en diversas industrias, en empresas de diferentes tamaños y para procesos de todos los niveles de complejidad. Si está acostumbrado a dibujar diagramas de flujo, podría parecer innecesario aprender una nueva notación. Pero UPN tiene muchos beneficios. 

Un diagrama UPN: 

• Encapsula cada nivel de un proceso, desde una visión general a nivel superior hasta diagramas detallados y accionables.
  
• Puede visualizarse en línea e incrustarse dentro de aplicaciones.
  
• Se puede crear de manera colaborativa.
  
• Puede tener un alcance largo o corto.
  
• Facilita las consideraciones regulatorias y de cumplimiento.
  
• Proporciona contexto para las métricas y las decisiones de gestión.
  

Diagrama de flujo frente a asignación de procesos

Este diagrama de flujo describe un proceso relativamente simple. Tiene símbolos de diferentes colores, flechas y carriles de natación.  

Ahora veamos el mismo proceso, diagramado utilizando UPN. Es más conciso (hay menos símbolos) y menos ambiguo, y se puede leer de izquierda a derecha. 

Un proceso asignado con UPN responde de manera clara a las preguntas: "¿Quién necesita hacer qué?", "¿cuándo?", "¿por qué?" y "¿cómo?". 

Una mirada más cercana a UPN

Echemos un vistazo más en detalle al diagrama de arriba. 

1. Activity box (Cuadro de actividad): Una frase verbal etiqueta cada cuadro de actividad.
   
2. Resource (Recurso): Un recurso en cada cuadro de actividad designa el quién. Los recursos están etiquetados con RACI (responsable, consultado e informado). Algunos equipos eligen indicar quién está "apoyando" el trabajo utilizando un modelo RASCI.
   
3. Line with text (Línea con texto): Las líneas con texto conectan cada cuadro de actividad con otro y representan la transferencia entre los pasos.
   
4. Attachment (Archivo adjunto): Los archivos adjuntos proporcionan documentos, metadatos o métricas en el contexto del proceso.
   
5. Decision (Decisión): Varias líneas que salen de un cuadro de actividad con texto explicativo sobre el flujo representan una decisión, simplificando el diagrama.
   
6. Drill down (Desglosar): Cualquier cuadro de actividad puede desglosarse en un diagrama de nivel inferior.
   

El diagrama está compuesto por cuadros de actividad. Cada cuadro te indica cómo se hace algo, cuándo ocurre y por qué. También se pueden desglosar y añadir adjuntos para proporcionar contexto. 

Veamos un ejemplo específico de la asignación de proceso anterior. 

Lo primero que hay que notar es el quién y el qué: Un agente de soporte técnico (1) está resolviendo una solicitud de soporte técnico (2). El agente está etiquetado con R y A (3), lo que indica que es responsable y está a cargo de esta actividad. El clip (4) indica que hay recursos adicionales para esta actividad, en este caso, el sitio de soporte y el guion de soporte técnico. El sombreado en la otra esquina (5) indica que se puede desglosar a un nivel de detalle adicional para esta actividad. Por último, las flechas que entran y salen del cuadro muestran qué lleva a esta actividad y qué ocurre después de que se complete.  

Debido a que una asignación de procesos es una jerarquía de diagramas, se puede desglosar para ver más detalles. Como resultado, se puede mantener cada diagrama entre 8 y 10 cuadros, mientras se describe un proceso de largo alcance o complejo. No hay límite en la cantidad de niveles a los que se puede desglosar.

Tenga en cuenta estos principios al asignar un proceso empresarial utilizando UPN. 

• Procure no tener más de 8 a 10 cuadros de actividad en una pantalla.
  
• Puede desglosar desde un cuadro de actividad al siguiente nivel de detalle.
  
• Puede adjuntar información de apoyo a un cuadro de actividad.
  
• Los derechos de acceso determinan quién puede ver y editar el diagrama.
  
• Puede ver el historial de cambios a nivel del diagrama.
  

No es difícil crear un gran diagrama de procesos. Solo necesita seguir la notación y hacerse tres preguntas mientras asigna. En la siguiente unidad, repasaremos cuáles son las preguntas correctas.