Recopilar exigencias
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Definir el alcance del proyecto.
- Explicar la diferencia entre necesidades, deseos y expectativas.
- Reconocer y evitar el desvío del alcance.
- Explicar cómo influye la definición del alcance en los plazos y los costes.
Este módulo se ha elaborado en colaboración con la Universidad Walden.
Antes de empezar
Antes de empezar este módulo, asegúrese de completar Fundamentos de la gestión de proyectos. Esta lección se basa en los conceptos de esa insignia.
Conozca la Universidad Walden
Trailhead se complace en colaborar con la Universidad Walden en esta ruta sobre gestión de proyectos. Walden, universidad de renombre, se fundó en 1970 para apoyar las necesidades académicas de los profesionales en activo. Walden fue una de las primeras universidades en lanzar programas en línea y hoy sigue contribuyendo a la evolución de lo que se considera educación, al encontrar nuevas formas de ofrecer a los estudiantes flexibilidad, apoyo y una educación de alto nivel.
En esta ruta, seguirá los pasos de los gestores de proyectos para comprender mejor su función, explorará herramientas prácticas de gestión de proyectos y aplicará enfoques a ejemplos del mundo real, destacando habilidades y conocimientos que podrá aplicar inmediatamente a su propio trabajo.
¡Empecemos!
Trazar el recorrido del proyecto
La Universidad Walden nos enseña que un proyecto es en gran medida como el recorrido de un viaje.
El destino es la obtención del resultado esperado del proyecto, definido por el patrocinador y las partes interesadas principales. ¿Cómo se determina un destino? ¿Cómo se alcanza el destino? ¿Cómo se sabe cuándo se ha llegado? En el contexto de la gestión de proyectos, hay que trazar el recorrido, y eso empieza por planificar el alcance del proyecto.
Definir el trabajo
El alcance del proyecto define todos los trabajos que se deben llevar a cabo para obtener el resultado esperado del proyecto. Procede de los requisitos del proyecto proporcionados por el patrocinador y las partes interesadas principales. Describe con precisión qué incluye y qué no incluye el proyecto.
En la gestión de proyectos tradicional, antes de empezar se define todo el alcance. Los métodos ágiles utilizan un enfoque iterativo en el que los requisitos y el alcance se definen y se ajustan continuamente. Independientemente del método, es fundamental que el equipo del proyecto comprenda los requisitos de las partes interesadas y cómo se aplican al alcance total del proyecto.
La planificación del alcance es un esfuerzo de colaboración entre el equipo del proyecto y las partes interesadas principales. Se reúnen para definir, debatir y documentar los requisitos del proyecto. Al final, deben llegar a un consenso sobre los requisitos. Los requisitos también deben ser suficientemente detallados como para que no haya malentendidos sobre los resultados del proyecto.
La planificación del alcance es fundamental porque es la fuente de información principal para el gestor del proyecto. Les ayuda a elaborar el calendario y las estimaciones de costes. La planificación del alcance también es un elemento importante de la medición del rendimiento del proyecto.
Definir las necesidades
Reunir los requisitos de las partes interesadas puede ser todo un reto. Puede que las partes interesadas no sepan exactamente lo que necesitan, desean o esperan. Pueden tener dificultades para articular sus exigencias. El equipo del proyecto ayuda a aclarar los requisitos y a priorizarlos separando las necesidades, los deseos y las expectativas en categorías.
Las necesidades son los requisitos esenciales. Son las funciones y características que deben incluirse en la entrega. Los requisitos esenciales constituyen la definición inicial del alcance del proyecto y son la prioridad máxima.
Los deseos son lo que se quiere. Las partes interesadas desean incluir determinadas funciones y características, aunque no sean esenciales ni necesarias. Las partes interesadas pueden mostrarse inflexibles a la hora de incluir todo lo que desean en el alcance del proyecto, pero algunos de estos requisitos pueden negociarse o aplazarse si el alcance abarca demasiado.
Las expectativas representan la visión de las partes interesadas. Las expectativas implican cómo ven las partes interesadas el funcionamiento del producto final, y cómo y cuándo esperan obtener valor de negocio. Captar las expectativas de las partes interesadas puede resultar difícil, pero es importante que el equipo del proyecto lo haga. La recopilación de requisitos asociados a las expectativas de las partes interesadas puede añadir requisitos necesarios o deseados.
Representación con recuadros
¿Qué suele pasar cuando se toman muchos desvíos en un viaje por carretera? El viaje requiere más tiempo, es probable que se gaste más dinero e incluso nos podemos perder por el camino. A los gestores de proyectos les aguarda el mismo destino. Los imprevistos del proyecto provocan desvíos de su alcance.
El desvío del alcance es una de las principales causas de fracaso de los proyectos. Ocurre cuando se incluyen cambios no autorizados sin aprobación. Los métodos tradicionales de gestión de proyectos evitan los cambios una vez que se establece el alcance. Requieren un proceso formal de gestión de cambios de revisión y aprobación antes de la implementación de los cambios. Los métodos ágiles esperan la modificación de los requisitos y los gestionan. Sin embargo, permitir un sinfín de cambios se traduce en mayores costes y plazos más largos.
¿Cómo evitan los gestores de proyectos el desvío del alcance? Como cualquier otro viajero, deben mantener el rumbo.
El equipo del proyecto debe procurar que las partes interesadas entiendan qué se incluye en el alcance de un proyecto y qué se deja fuera de él. Una técnica utilizada por los jefes de proyecto consiste en trazar un recuadro en una pizarra. A medida que las partes interesadas explican sus requisitos, los que deben estar dentro del alcance se escriben dentro del recuadro. Los que quedan fuera del alcance se escriben en el exterior. Esta representación visual es una forma muy eficaz de confirmar el alcance del proyecto y gestionar las expectativas de las partes interesadas mientras se ejecuta el proyecto.
Si no está dentro de la caja, no se incluye en el alcance.
Alcance y rendimiento: los hitos a lo largo del proyecto
El alcance, el calendario y los costes suelen denominarse restricciones triples. Es importante gestionar estas restricciones para entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo las exigencias del cliente. Los cambios que se realizan en el alcance repercuten en el calendario y los costes del proyecto. Del mismo modo, los cambios efectuados en el calendario o el presupuesto afectarán al alcance. Es un acto de equilibrio.
Observemos un ejemplo.
Una organización está implementando una nueva aplicación. La ejecución está muy avanzada cuando el patrocinador anuncia que en la fase de planificación se pasaron por alto algunos requisitos importantes y que estos deben añadirse al alcance del proyecto.
¿Cómo repercute esto en el calendario y los costes previstos? Uno de estos elementos debe cambiar. Si se ha fijado el calendario, la única opción es añadir recursos, lo que aumentará el coste del proyecto. Si el coste es fijo, la única opción es aplazar los requisitos que se han pasado por alto.
Al gestionar adecuadamente el alcance de un proyecto, los gestores de proyecto se aseguran de que todo el mundo sepa exactamente hacia dónde se dirige el proyecto y, a la vez, evitan los peligros de pasarse de presupuesto o atrasarse. En la unidad siguiente, la Universidad Walden repasa con más detalle el alcance y el calendario.