Mejorar la calidad de los datos en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar por qué los datos duplicados son inconvenientes.
- Explicar cómo gana su compañía cuando previene datos duplicados.
- Identificar soluciones para resolver y prevenir datos duplicados.
Por qué los datos duplicados suponen un problema
Si sigue la ruta Optimizar las funciones de ventas para Lightning Experience, conocerá a la administradora de Salesforce, Maria Jimenez, en Ursa Major. Trabaja dura para ayudar sus equipos de ventas a trabajar de forma eficiente y vender de forma efectiva. Pero el gestor de ventas de la compañía, Lincoln, compartió con María un problema constante relacionado con la calidad de datos con los que trabajan sus representantes de ventas.
En ocasiones, sus representantes llaman sin querer a contactos y prospectos que poseen otros representantes. Los registros duplicados causan problemas para sus equipos, porque sus representantes a menudo desconocen la existencia de los duplicados. Eso no es bueno, porque a través de redes sociales, Lincoln supo que algunos de los clientes y clientes potenciales dejaron comentarios negativos sobre su compañía. Algunos de los comentarios decían que Ursa Major:
- Malgasta el tiempo de clientes y clientes potenciales.
- Tiene múltiples representantes llamando a los mismo clientes y clientes potenciales, lo que parece demasiado agresivo.
- Parece desorganizada.
El punto acerca de que Ursa Major parece desorganizada es importante. Porque cuando los clientes sienten que la compañía no está encima de su negocio, se pueden preocupar por sus propios intereses. Los representantes de ventas en Ursa Major no tiene intención de molestar a clientes y clientes potenciales. Pero es fácil ver cómo la reputación de la compañía está en juego.
Los datos duplicados también afectan a administradores, incluyendo usted. Eso se debe a que los registros duplicados causan la pérdida de confianza de los equipos de ventas en su sistema CRM. Lo último que desea es que sus equipos cuestionen la validez de los datos en los que se basan.
Afortunadamente, María tiene ideas acerca de cómo puede ayudar a mejorar la reputación de Ursa Major y recuperar la confianza de los representantes de ventas en Salesforce. Explica a Lincoln que marcar los registros que son posibles duplicados puede ahorra tiempo a sus representantes y evitar que pierdan importantes oportunidades de ventas. Los representantes aún tienen acceso a detalles relevantes de sus clientes y clientes potenciales. Pero como saben de un posible registro duplicado, pueden confiar en que están capturando datos en el registro correcto.
Ventajas de datos libres de duplicados
Cuando sus representantes de ventas trabajan con datos libres de duplicados, no existen adivinanzas acerca de si un colega ya está cualificando el mismo cliente potencial. Además, sus representantes pueden contar con tener toda la información en un solo registro de contacto, en vez de ir a la búsqueda de más detalles en un registro duplicado.
Es importante que sus equipos de ventas tengan la seguridad de que está gestionando Salesforce y entregando funciones pensando en la confianza y el éxito de sus equipos. Cuando su sistema CRM está libre de datos duplicados, sus representantes confían en que los datos son limpios y merecen la pena.
Herramientas de gestión de duplicados para Salesforce
Tratamos algunos de los problemas que crean los datos duplicados para su compañía. Salesforce ayuda sus representantes a gestionar los registros duplicados, desde cualquier dispositivo. Además, le proporcionamos opciones para impedir o desanimar sus representantes de ventas a crear más registros duplicados con Gestión de duplicados. Está disponible y de forma gratuita para Professional Edition, Enterprise Edition y Unlimited Edition.
Gestión de duplicados le ayuda y ayuda sus equipos de ventas a gestionar duplicados de forma rápida y sencillo para:
- Cuentas de negocio
- Contactos
- Prospectos
- Cuentas personales
- Registros creados desde objetos personalizados
Es altamente configurable y le ofrece mucho más que una detección exacta y una lógica de coincidencia. Nuestra coincidencia estándar detecta posibles registros duplicados basándose en coincidencias exactas, como dos contactos con el mismo nombre, Margaret Chan.
Pero puede configurar una regla para incluir coincidencias parciales, que identifica posibles registros duplicados basándose en variaciones de ciertos campos. Por ejemplo, crea una regla para incluir coincidencias parciales para nombres. Gestión de duplicados identifica los dos contactos Margaret Chan y Peggy Chan como posibles registros duplicados.
Identificar registros duplicados y cómo gestionarlos
María planifica trabajar estrechamente con Lincoln para decidir cómo desean que Salesforce identifique registros duplicados y si permitir o impedir duplicados. En primer lugar, se familiariza con dos cosas importantes para el control de registros duplicados en Salesforce.
Qué es |
Qué define |
|---|---|
Regla de coincidencia |
Los criterios de coincidencia para identificar registros duplicados. Salesforce incluye tres reglas de coincidencia estándar: una para cuentas de negocio; una para contactos y otra para prospectos. La creación de otras reglas de coincidencia es muy sencilla. Le mostramos cómo lo hace María en la siguiente unidad. Nota: Si habilita Cuentas personales, obtendrá una cuarta regla de coincidencia para cuentas personales, y si adquiere Pardot Account Engagement (versión Advanced o Premium), obtiene una quinta regla de coincidencia para cuentas de clientes potenciales. |
Regla de duplicados |
Cuando Salesforce encuentra duplicados, aplica las reglas de coincidencia y determina las medidas que se deben tomar. Dependiendo de cómo configura Gestión de duplicados, los representantes de ventas ven una alerta indicando que están a punto de crear un duplicado. O bien sus representantes no pueden crear el duplicado por completo. Si su compañía comenzó a utilizar Salesforce en Spring ’15 o posterior, le proporcionamos reglas de duplicados estándar para cuentas de negocio, contactos, prospectos y cuentas personales. Si su compañía comenzó a utilizar Salesforce en Winter ’15 o anterior, como María, crea las reglas por si solo, lo que es sencillo. |
Usted gestiona reglas de coincidencia y reglas de duplicados desde Configuración.
Cómo funciona la gestión de duplicados
Veamos lo que sucede cuando uno de nuestros representantes de ventas de Ursa Major, Erin, crea un contacto en Salesforce.
Erin crea el contacto y Salesforce busca posibles duplicados (1). Basándose en los criterios en una regla de coincidencia que María configuró anteriormente, Salesforce proporciona una lista de posibles duplicados (2).
La regla de duplicados determina opciones de Erin. La regla puede impedir a Erin crear el registro o permitirle crearlo y mostrar una alerta (3). Si crea el contacto, la regla puede incluso agregar el posible duplicado a un reporte para que lo vea su gerente, Lincoln.
En este caso, la regla de duplicados estándar alerta a Erin del posible duplicado. Tiene la opción de ir al contacto que ya está en Salesforce o continuar creando el registro, aunque sea un posible duplicado.
Recursos
Utilice estos recursos para obtener más información acerca de la gestión de datos duplicados.
-
Ayuda de Salesforce: Manage Duplicate Records