Skip to main content
Únase a nosotros en TDX, San Francisco o en Salesforce+ del 5 al 6 de marzo en la conferencia de desarrolladores para la era del agente de la IA. Regístrese ahora.

Cree un flujo desencadenado por registro

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Definir los componentes clave utilizados para crear un proceso desencadenado por registro.
  • Describir cuándo utilizar actualizaciones de campo rápidas.
  • Describir cuándo utilizar acciones y registros relacionados.
  • Identificar opciones de en qué momento ejecutar un flujo cuando se actualiza un registro.
  • Desarrollar un flujo que cree un borrador de contrato en función de un cambio en la oportunidad.
Nota

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Requisito de negocio

¿Qué desea que haga su flujo desencadenado por registro? Imagine que desea crear contratos de forma automática para las oportunidades cerradas y ganadas de valor alto. Este es su requisito de negocio. 

Para crear un flujo desencadenado por registro, definimos el requisito de negocio en tres partes: desencadenador, criterios y acción. Por ejemplo: Si se crea o se actualiza una oportunidad (desencadenador) y es de valor alto, cerrada y ganada (criterios), se debe crear un borrador de contrato (acción). 

El requisito de negocio correspondiente a la descripción precedente

Planificar y explicar su flujo

Para facilitarse la tarea, planifique el flujo desencadenado por registro antes de intentar crearlo. Considere las siguientes preguntas.

  • ¿El flujo se ejecuta de inmediato o está programado?
  • ¿El flujo crea otro registro o solo actualiza uno?
  • ¿El flujo se ejecuta cada vez que se actualiza un registro o solo la primera vez que se cumplen sus criterios?

Realice un bosquejo de los procesos de negocio antes de crearlos en Flow Builder. Utilice los campos Description (Descripción) de su flujo para explicar su intención y su diseño. Estas descripciones resultarán útiles más adelante a usted y a quien sea que actualice el flujo.

Configurar inicio

Aquí es donde selecciona un objeto, configura el desencadenador y establece condiciones de entrada.

  1. En Setup (Configuración), ingrese Flows (Flujos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Flows (Flujos).
  2. Haga clic en Nuevo flujo.
  3. Asegúrese de que Start from Scratch (Comenzar desde cero) esté seleccionado y haga clic en Next (Siguiente).
  4. Seleccione Record-Triggered Flow (Flujo desencadenado por registro).
  5. Haga clic en Crear.

Definir el desencadenador

El panel de configuración del elemento Start (Iniciar) correspondiente a los próximos pasos.

  1. En Object (Objeto), seleccione Opportunity (Oportunidad).
  2. En Trigger the Flow When (Desencadenar el flujo cuando), seleccione A record is created or updated (Se crea o se actualiza un registro).
    Las condiciones (los criterios que desencadenan el flujo) se comprueban cada vez que se actualiza un registro, lo que garantiza que no se omita ningún cambio.
  3. En Condition Requirements (Requisitos de condición), seleccione All Conditions Are Met (AND) [Se cumplen todas las condiciones (AND)].
  4. Defina la siguiente condición:
    • Campo: StageName
    • Operador: Es igual a
    • Valor: ClosedWon
  1. Haga clic en Agregar condición.
  2. Defina la segunda condición:
    • Campo: Importe
    • Operador: Mayor que
    • Valor: 25000
  1. En When to Run the Flow for Updated Records (Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados), seleccione Only when a record is updated to meet the condition requirements (Solo cuando un registro se actualiza para cumplir los requisitos de condición).
    ¿Por qué seleccionamos esta opción? Queremos que el flujo se ejecute solo cuando el registro desencadenado cambia de not meeting (no cumple) con las condiciones de entrada a meeting (cumple) con las condiciones de entrada. El desencadenador se activa cada vez que se edita una oportunidad, pero queremos crear un contrato una sola vez. Si no seleccionamos “Only when a record is updated to meet the condition requirements” (Solo cuando un registro se actualiza para cumplir con los requisitos de condición), cada vez que se edite la descripción (o cualquier otro aspecto) de una oportunidad ClosedWon (Cerrada y ganada) con una cantidad mayor que 25.000, se ejecutará el flujo y creará otro contrato.
  2. En Optimize the Flow For (Optimizar el flujo para), seleccione Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados).
    Con esta opción, puede actualizar cualquier registro (no solo el que desencadenó el flujo) y realizar acciones.

El elemento Start (Iniciar) resultante mostrará esta configuración.

  • Objeto: Oportunidad
  • Desencadenador: se crea o se actualiza un registro;
  • Condiciones: 2
  • Optimizar para: Acciones y registros relacionados

Representación gráfica de los detalles del flujo anteriores

Nota

Si intenta actualizar el registro que desencadenó el flujo, debe optimizar el flujo mediante actualizaciones de campo rápidas. Un flujo que utiliza actualizaciones de campo rápidas se ejecutará antes de que se guarde el registro en la base de datos.

Crear un registro

Ahora, creemos un registro de Salesforce mediante valores del flujo.

  1. En el lienzo del flujo, en la ruta posterior al elemento Start (Inicio), haga clic en Agregar elemento.
  2. Desplácese hasta la sección Data (Datos) y haga clic en Create Records (Crear registros). Se abrirá la venta New Create Records (Nueva creación de registros).
    Pantalla New Create Records (Nueva creación de registros). Los campos incluyen Label (Etiqueta), API Name (Nombre de API), Description (Descripción), How Many Records to Create (Cuántos registros crear) y How to Set the Record Fields (Cómo establecer los campos de registro).
  3. En Label (Etiqueta), ingrese Create Draft Contract (Crear borrador de contrato). El campo API Name (Nombre de API) se actualizará de forma automática a Create_Draft_Contract.
  4. En Description (Descripción), ingrese Create a draft contract when an opportunity is won and is over 25,000 (Crear un borrador de contrato cuando se gane una oportunidad superior a 25.000).
  5. En How to set record field values (Cómo establecer valores de campo de registro), seleccione Manually (Manualmente).
    Utilice esta opción para propagar en el nuevo registro de contrato los datos que seleccionamos de múltiples fuentes. Con From a Record Variable (Desde una variable de registro), primero debe crear una variable de registro y establecer sus valores. Es más sencillo y eficiente seleccionar los valores que desea utilizar en el nuevo registro de forma manual.
  6. En Object (Objeto), seleccione Contract (Contrato).
  7. En Set Field Values for the Contract (Establecer valores de campo para el contrato), asocie el contrato nuevo con la cuenta de la oportunidad:
    • Campo: Id. de cuenta
    • Valor: Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) > Account ID (Id. de la cuenta) (seleccione la opción Account ID (Id. de la cuenta) que no contenga el símbolo > al final de la línea).
      Los datos del registro que desencadenó el flujo se almacenan en la variable Triggering (Desencadenante). Para insertar valores de la oportunidad desencadenante, inicie con Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) y continúe desde ahí. En este ejemplo, establecemos la cuenta en el registro de contrato nuevo para que coincida con la cuenta relacionada con la oportunidad.
  1. Haga clic en Add Field (Agregar campo).
  2. Establezca el valor Status (Estado) del nuevo contrato:
    • Campo: Estado
    • Valor: Borrador

Guardar y depurar

Una práctica recomendada es guardar el flujo con frecuencia y depurarlo de inmediato luego de completarlo. Depurar el flujo antes de activarlo permite probar distintos escenarios sin afectar los datos.

  1. Haga clic en Save (Guardar).
  2. En Flow Label (Etiqueta de flujo), ingrese Closed Won Opportunities (Oportunidades cerradas y ganadas). El campo Flow API Name (Nombre de API del flujo) se actualizará de forma automática a Closed_Won_Opportunities.
  3. En Description (Descripción), ingrese If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract (Si una oportunidad de valor alto se encuentra cerrada y ganada, cree un borrador de contrato).
  4. Haga clic en Save (Guardar).
  5. Haga clic en Debug (Depurar).
    Pantalla Debug flow (Flujo de depuración). Los campos incluyen Select Path (Seleccionar ruta), Debug Options (Opciones de depuración) y Run the Flow As if the Record is Created or Updated (Ejecutar el flujo como si se creara o actualizara el registro).
    Si hubiera varias rutas, solo podríamos depurar una por vez.
  6. En Debug Options (Opciones de depuración), seleccione Skip start condition requirements (Omitir requisitos de condición de inicio).
  7. En Run the Flow As If the Record Is (Ejecutar el flujo como si el registro se), seleccione Updated (Actualizara).
  8. En Opportunity (Oportunidad), busque y seleccione una oportunidad para ejecutar el flujo. En este ejemplo, se utilizan generadores de emergencia de Grand Hotels. Asegúrese de que la oportunidad que seleccionó esté cerrada y ganada, y que la cantidad sea superior a 25.000.
  9. En la oportunidad, desplácese hacia abajo y verifique que la cantidad sea superior a 25.000. De no ser así, ingrese una cantidad mayor que 25.000.
  10. Haga clic en Run (Ejecutar). Se depuró el flujo. Si se ejecutó correctamente, la línea que conecta los elementos estará en color azul oscuro.
    En la pantalla Debug (Depuración), se muestran el diagrama de flujo, los detalles de depuración y el estado Completed (Completado).
  11. Haga clic en Expand All (Ampliar todo) para ver más información en el panel Debug Details (Detalles de depuración).
  12. Haga clic en Back (Atrás) (“”) in Flow Builder.

¡Bien hecho! Creó un flujo desencadenado por registro.

Recursos

Reto práctico

+500 puntos

Prepararse

Completará esta/este unidad en su propia organización de prácticas. Haga clic en Iniciar para empezar a trabajar, o haga clic en el nombre de su organización para seleccionar una diferente.

Su reto

Create a Record-Triggered Flow
Create a record-triggered flow that creates a task for a high-value opportunity owner when negotiation begins.
  • Create a record-triggered flow:
    • Object: Opportunity
    • Trigger the Flow When: A record is created or updated
    • Condition Requirements: All Conditions Are Met (AND)
      • First condition:
        • Field: Stage
        • Operator: Equals
        • Value: Negotiation/Review
      • Second condition:
        • Field: Amount
        • Operator: Greater Than
        • Value: 100000
    • When to Run the Flow for Updated Records: Only when a record is updated to meet the condition requirements
    • Optimize the Flow for: choose the option that allows you to create records
  • Add a Create Records element to your flow:
    • Label: Create Email Task
    • API Name: Create_Email_Task
    • Description: Create a task for the opportunity owner to send a follow email to the account owner today (we won’t check the actual text)
    • How to set record field values: choose the option that allows you to reference records other than the record that triggered the flow
    • Object: Task
    • Field values:
      • Field: Subject, Value: Follow up with the account owner by email (we won’t check the actual text)
      • Field: Due Date Only, Value: enter today’s date (we’ll only check that you entered a date; it could be any date)
      • Field: Assigned To ID, Value: Triggering Opportunity > Owner ID (choose the Owner ID that doesn’t have a > at the end of the line)
      • Field: Related To ID, Value: Triggering Opportunity > Account ID (choose the Account ID that doesn’t have a > at the end of the line)
  • Save your flow:
    • Flow Label: Review Opportunity with Account Owner
    • Flow API Name: Review_Opportunity_with_Account_Owner
    • Description: When a high-value opportunity is ready for negotiation and review, create a task for the owner to follow up with the account owner (We won’t check the actual text)
Comparta sus comentarios de Trailhead en la Ayuda de Salesforce.

Nos encantaría saber más sobre su experiencia con Trailhead. Ahora puede acceder al nuevo formulario de comentarios en cualquier momento en el sitio de Ayuda de Salesforce.

Más información Continuar a Compartir comentarios