Cree un flujo desencadenado por registro
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Definir los componentes clave utilizados para crear un proceso desencadenado por registro.
- Describir cuándo utilizar actualizaciones de campo rápidas.
- Describir cuándo utilizar acciones y registros relacionados.
- Identificar opciones de en qué momento ejecutar un flujo cuando se actualiza un registro.
- Desarrollar un flujo que cree un borrador de contrato en función de un cambio en la oportunidad.
Requisito de negocio
¿Qué desea que haga su flujo desencadenado por registro? Imagine que desea crear contratos de forma automática para las oportunidades cerradas y ganadas de valor alto. Este es su requisito de negocio.
Para crear un flujo desencadenado por registro, definimos el requisito de negocio en tres partes: desencadenador, criterios y acción. Por ejemplo: Si se crea o se actualiza una oportunidad (desencadenador) y es de valor alto, cerrada y ganada (criterios), se debe crear un borrador de contrato (acción).
Planificar y explicar su flujo
Para facilitarse la tarea, planifique el flujo desencadenado por registro antes de intentar crearlo. Considere las siguientes preguntas.
- ¿El flujo se ejecuta de inmediato o está programado?
- ¿El flujo crea otro registro o solo actualiza uno?
- ¿El flujo se ejecuta cada vez que se actualiza un registro o solo la primera vez que se cumplen sus criterios?
Realice un bosquejo de los procesos de negocio antes de crearlos en Flow Builder. Utilice los campos Description (Descripción) de su flujo para explicar su intención y su diseño. Estas descripciones resultarán útiles más adelante a usted y a quien sea que actualice el flujo.
Configurar inicio
Aquí es donde selecciona un objeto, configura el desencadenador y establece condiciones de entrada.
- En Setup (Configuración), ingrese
Flows
(Flujos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Flows (Flujos).
- Haga clic en Nuevo flujo.
- Asegúrese de que Start from Scratch (Comenzar desde cero) esté seleccionado y haga clic en Next (Siguiente).
- Seleccione Record-Triggered Flow (Flujo desencadenado por registro).
- Haga clic en Crear.
Definir el desencadenador
- En Object (Objeto), seleccione Opportunity (Oportunidad).
- En Trigger the Flow When (Desencadenar el flujo cuando), seleccione A record is created or updated (Se crea o se actualiza un registro).
Las condiciones (los criterios que desencadenan el flujo) se comprueban cada vez que se actualiza un registro, lo que garantiza que no se omita ningún cambio.
- En Condition Requirements (Requisitos de condición), seleccione All Conditions Are Met (AND) [Se cumplen todas las condiciones (AND)].
- Defina la siguiente condición:
- Campo: StageName
- Operador: Es igual a
- Valor: ClosedWon
- Haga clic en Agregar condición.
- Defina la segunda condición:
- Campo: Importe
- Operador: Mayor que
- Valor:
25000
- En When to Run the Flow for Updated Records (Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados), seleccione Only when a record is updated to meet the condition requirements (Solo cuando un registro se actualiza para cumplir los requisitos de condición).
¿Por qué seleccionamos esta opción? Queremos que el flujo se ejecute solo cuando el registro desencadenado cambia de not meeting (no cumple) con las condiciones de entrada a meeting (cumple) con las condiciones de entrada. El desencadenador se activa cada vez que se edita una oportunidad, pero queremos crear un contrato una sola vez. Si no seleccionamos “Only when a record is updated to meet the condition requirements” (Solo cuando un registro se actualiza para cumplir con los requisitos de condición), cada vez que se edite la descripción (o cualquier otro aspecto) de una oportunidad ClosedWon (Cerrada y ganada) con una cantidad mayor que 25.000, se ejecutará el flujo y creará otro contrato.
- En Optimize the Flow For (Optimizar el flujo para), seleccione Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados).
Con esta opción, puede actualizar cualquier registro (no solo el que desencadenó el flujo) y realizar acciones.
El elemento Start (Iniciar) resultante mostrará esta configuración.
- Objeto: Oportunidad
- Desencadenador: se crea o se actualiza un registro;
- Condiciones: 2
- Optimizar para: Acciones y registros relacionados
Crear un registro
Ahora, creemos un registro de Salesforce mediante valores del flujo.
- En el lienzo del flujo, en la ruta posterior al elemento Start (Inicio), haga clic en
.
- Desplácese hasta la sección Data (Datos) y haga clic en Create Records (Crear registros). Se abrirá la venta New Create Records (Nueva creación de registros).
- En Label (Etiqueta), ingrese
Create Draft Contract
(Crear borrador de contrato). El campo API Name (Nombre de API) se actualizará de forma automática aCreate_Draft_Contract
.
- En Description (Descripción), ingrese
Create a draft contract when an opportunity is won and is over 25,000
(Crear un borrador de contrato cuando se gane una oportunidad superior a 25.000).
- En How to set record field values (Cómo establecer valores de campo de registro), seleccione Manually (Manualmente).
Utilice esta opción para propagar en el nuevo registro de contrato los datos que seleccionamos de múltiples fuentes. Con From a Record Variable (Desde una variable de registro), primero debe crear una variable de registro y establecer sus valores. Es más sencillo y eficiente seleccionar los valores que desea utilizar en el nuevo registro de forma manual.
- En Object (Objeto), seleccione Contract (Contrato).
- En Set Field Values for the Contract (Establecer valores de campo para el contrato), asocie el contrato nuevo con la cuenta de la oportunidad:
- Campo: Id. de cuenta
- Valor: Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) > Account ID (Id. de la cuenta) (seleccione la opción Account ID (Id. de la cuenta) que no contenga el símbolo > al final de la línea).
Los datos del registro que desencadenó el flujo se almacenan en la variable Triggering (Desencadenante). Para insertar valores de la oportunidad desencadenante, inicie con Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) y continúe desde ahí. En este ejemplo, establecemos la cuenta en el registro de contrato nuevo para que coincida con la cuenta relacionada con la oportunidad.
- Haga clic en Add Field (Agregar campo).
- Establezca el valor Status (Estado) del nuevo contrato:
- Campo: Estado
- Valor: Borrador
Guardar y depurar
Una práctica recomendada es guardar el flujo con frecuencia y depurarlo de inmediato luego de completarlo. Depurar el flujo antes de activarlo permite probar distintos escenarios sin afectar los datos.
- Haga clic en Save (Guardar).
- En Flow Label (Etiqueta de flujo), ingrese
Closed Won Opportunities
(Oportunidades cerradas y ganadas). El campo Flow API Name (Nombre de API del flujo) se actualizará de forma automática a Closed_Won_Opportunities.
- En Description (Descripción), ingrese
If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract
(Si una oportunidad de valor alto se encuentra cerrada y ganada, cree un borrador de contrato).
- Haga clic en Save (Guardar).
- Haga clic en Debug (Depurar).
Si hubiera varias rutas, solo podríamos depurar una por vez.
- En Debug Options (Opciones de depuración), seleccione Skip start condition requirements (Omitir requisitos de condición de inicio).
- En Run the Flow As If the Record Is (Ejecutar el flujo como si el registro se), seleccione Updated (Actualizara).
- En Opportunity (Oportunidad), busque y seleccione una oportunidad para ejecutar el flujo. En este ejemplo, se utilizan generadores de emergencia de Grand Hotels. Asegúrese de que la oportunidad que seleccionó esté cerrada y ganada, y que la cantidad sea superior a 25.000.
- En la oportunidad, desplácese hacia abajo y verifique que la cantidad sea superior a 25.000. De no ser así, ingrese una cantidad mayor que 25.000.
- Haga clic en Run (Ejecutar). Se depuró el flujo. Si se ejecutó correctamente, la línea que conecta los elementos estará en color azul oscuro.
- Haga clic en Expand All (Ampliar todo) para ver más información en el panel Debug Details (Detalles de depuración).
- Haga clic en Back (Atrás) (
) in Flow Builder.
¡Bien hecho! Creó un flujo desencadenado por registro.
Recursos
- Arquitectos de Salesforce: Automatización desencadenada por registro
- Guía del desarrollador: Desencadenadores y orden de ejecución