Adoptar herramientas nuevas y lograr la aceptación de las partes interesadas

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Identificar buenos casos de uso para implementar nuevas herramientas
  
• Comprender cómo comunicarse con las partes interesadas y conseguir su participación
  
• Comprender cómo contemplar posibles errores
  

Entusiasmarse con herramientas y funciones nuevas no es lo mismo que saber cuándo implementarlas; son dos cuestiones distintas.

Antes de decidir implementar una herramienta, dedique tiempo a aprender sus funciones para poder tomar una decisión fundamentada. Es importante ser realistas respecto de la trayectoria de implementación. Al planificarla detenidamente, usted y su equipo estarán predispuestos para el éxito. Un plan de implementación efectivo debe ofrecer una parte positiva o interesante de los cambios venideros en las primeras etapas del proceso y crear expectativas realistas sobre posibles momentos de frustración o incertidumbre. Si no puede identificar beneficios tangibles rápidamente o no puede especificar posibles riesgos, es probable que su plan no tenga la suficiente solidez.

Identificar buenas oportunidades de implementación

El primer paso de una implementación exitosa es identificar las oportunidades de implementación adecuadas. Piense en los recursos (personas, tiempo y tecnología) involucrados en el cambio. Piense en las habilidades (de comunicación, conocimiento de productos, conocimiento de la compañía y experiencia con proyectos similares) necesarias para hacer el cambio. La oportunidad de implementación adecuada equilibra las áreas de aprendizaje más intensivo para el personal con las habilidades que el equipo ya posee.

Al desenredar su organización, si su equipo no conoce muchas de las herramientas necesarias para gestionar el control de fuentes o trabajar con Salesforce DX, puede empezar trabajando con un sector pequeño de la organización. Otra opción es que trabaje con un sector un poco más complejo de la organización, es decir, que trabaje con un equipo con sistemas sólidos de comunicación y buena documentación de procesos. 

Sea cual sea el enfoque empleado, considere con qué frecuencia puede requerirse el cambio de una función y qué tan esencial es para su negocio. Como primer proyecto, puede ser interesante elegir un área que todos usen y que les resulte importante. Por otro lado, esa también puede ser una mala elección si usted y su equipo van a aprender por prueba y error. 

Si quiere desenredar su organización para poder implementar nuevos métodos de entrega, como paquetes desbloqueados, la mejor forma de hacer un cambio gradual quizá sea empezar por un desarrollo completamente nuevo. La implementación de paquetes puede resultar más exitosa si primero dedicó tiempo y esfuerzo a comprender cómo empezar a modularizar la organización y obtener un sistema sólido de control de fuentes.

Conseguir participación

Una vez identificada la mejor oportunidad de implementación, el siguiente paso es que participen las partes interesadas. Estas personas pueden ser las primeras encargadas de la implementación, y las más importantes, por lo que deberán estar bien preparadas y comprometidas con el posible trabajo duro que supondrá ayudar a sus propios equipos a alcanzar el éxito. Conseguir su participación no significa hablarles de todos los beneficios que podrían obtener y minimizar los riesgos. Por el contrario, debe hablarles con franqueza y de manera que sea sencillo comprender los aspectos interesantes y, también, los inciertos o riesgosos.

Involucre pronto a las partes interesadas y ofrézcales una ayuda auténtica para desarrollar los planes de implementación e influir en ellos. Explíqueles cómo compartir mejor los comentarios (positivos y negativos) a medida que se pone en marcha la implementación. ¿De qué manera efectiva las partes interesadas pueden recopilar y transferir información de las personas que no están tan involucradas en el proceso? ¿Qué canales pueden resultar más efectivos para sus equipos? ¿Todos responden mejor a la comunicación por email? ¿Debería usar un grupo de Chatter?

Contemplar posibles errores

Paradójicamente, no todos los planes salen según lo planificado. No es posible innovar sin tolerar los fracasos además de los momentos de éxito. Un plan exitoso debe contemplar el manejo de errores.

Una forma de hacerlo es establecer vías claras de comunicación. Otra forma es identificar riesgos que podrían surgir y determinar claramente cuáles también podrían ser puntos de error en su proyecto. Para cada uno de estos puntos de error, su equipo debería analizar qué se entiende por éxito y fracaso. Definir criterios claros para juzgar el éxito antes de poner en marcha la implementación puede ayudar a planificar mejor el éxito e identificar cuándo sus acciones podrían conducir al fracaso.

También debe planear cronogramas realistas que contemplen posibles contratiempos. Apresurarse en las partes críticas de un proyecto a causa de cronogramas inflexibles o poco realistas puede sumar más incertidumbre y frustración al proyecto. Una planificación adecuada, definitivamente, lo ayudará a evitar este tipo de errores.

Poder hablar de manera honesta y razonable sobre el fracaso también ayudará a su equipo a desarrollar una buena relación con el fracaso. No es sencillo ser el portavoz de lo que no está saliendo conforme al plan o tener que anunciar que algunas personas no están para nada satisfechas con los efectos no deseados de un proceso. Desarrollar formas de hablar sobre los resultados negativos, así como medidas para juzgar estos resultados, puede ayudar a todos los miembros de un equipo a presentar mejor la información que podría ser crítica para anticipar un fracaso.

Recursos

• Artículo de Project Times: Fracaso del proyecto: un impulso para el éxito
• Artículo de Harvard Business Review: Convencer a los empleados escépticos de implementar nueva tecnología