Dosis diaria de Salesforce CRM

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Descubrir cómo las funciones comunes de la aplicación Ventas ayudan a los equipos a hacer negocios.
• Crear cuentas, contactos, oportunidades y reportes.
• Encontrar registros con las funciones de búsqueda.

Inicio

¿Cómo es un día típico para su equipo de ventas? Es muy probable que esté entablando conexiones con clientes, trabajando con negociaciones y supervisando oportunidades de negocios. En esta unidad, aprenderá cómo su equipo de ventas usa Salesforce CRM para cumplir esos objetivos. No hay mejor lugar para empezar que Inicio de vendedor.

Inicio de vendedor es una página de inicio moderna e inteligente, compuesta por un número de herramientas que ayudará a su equipo de ventas a iniciar su día rápidamente. Desde Inicio de vendedor, los representantes de ventas pueden monitorear su desempeño hacia un objetivo y obtener perspectivas de cuentas clave.

• Obtener una visión general de las negociaciones en curso
• Ver un resumen de los contactos y prospectos agregados recientemente y de sus actividades relacionadas
• Definir objetivos y ver el progreso
• Obtener una visión general de las tareas y los eventos del día

Cuentas y contactos

Recuerde que cuando se convierte un prospecto, también se crean un contacto y una cuenta en Salesforce. Una cuenta es una compañía con la que está haciendo negocios y un contacto es alguien que trabaja en esa cuenta. Cada vez que sus representantes de ventas examinan una cuenta o un contacto, necesitan encontrar los detalles que están buscando rápidamente. Sin embargo, es probable que no necesiten modificar esos detalles con frecuencia. Por lo tanto, hemos optimizado el formato para estas páginas para una referencia rápida, lo que permite a los representantes de ventas buscar información y recopilar perspectivas de un vistazo.

• Obtenga las últimas noticias para sus clientes con Noticias y Twitter integrados
• Trabaje de forma más inteligente y mantenga sus datos limpios con la coincidencias de duplicados a nivel de campos
• Localice datos importantes de forma eficiente con un formato diseñado específicamente para una referencia rápida
• Revise actividades pasadas y futuras de un vistazo

Pasemos a la práctica y veamos cómo se crea una cuenta en su Trailhead Playground.

1. Si todavía no abrió su Trailhead Playground, desplácese hasta la sección Reto y haga clic en Iniciar para abrirlo.
2. Haga clic en el Iniciador de aplicación () y, a continuación, haga clic en el mosaico Ventas. (Puede que ya se encuentre en la aplicación Ventas).
3. En la barra de navegación, haga clic en Cuentas.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Para Nombre de cuenta, ingrese Maquinado de María.
6. Para Tipo, seleccione Cliente - Directo.
7. Para Sector, seleccione Fabricación.
8. Haga clic en Guardar.

Buen trabajo. Ahora tiene una nueva cuenta para trabajar. Existen varios campos prediseñados para recopilar los detalles de la cuenta. Si necesita hacer un seguimiento de otros detalles específicos para su negocio, su administrador de Salesforce puede crear campos personalizados. Ya que estamos aquí, ¿por qué no creamos un contacto para María?

1. En la lista relacionada Contactos, haga clic en Nueva.
2. Para Nombre, ingrese Maria.
3. Para Apellido, ingrese Villarico.
4. Para Teléfono, ingrese (650) 555-6789.
5. Haga clic en Guardar.

Genial. Ahora está todo listo para hacer negocios con María. ¡Tiene por delante muchas oportunidades!

Espacio de trabajo de oportunidades

Si recuerda las definiciones que hemos revisado al comienzo de esta unidad, las oportunidades son prospectos cualificados para comprar. Cuando sus representantes de ventas hacen clic en una oportunidad, verán un potente espacio de trabajo donde pueden realizar su trabajo rápidamente y centrarse en la venta.

Ingrese en el espacio de trabajo de oportunidad. Aquí, su proceso de ventas ocupa el primer plano, con secuencias de apoyo personalizadas para cada etapa en el proceso de ventas, perspectivas de un vistazo y cronología de actividades así como la capacidad de crear registros rápidamente con menos clics.

• Visualice un tablero de aspectos destacados personalizable anclado en la parte superior del registro, para presentar detalles clave
• Utilice el redactor práctico para registrar llamadas, crear tareas, enviar emails y mucho más rápidamente
• Obtenga detalles de apoyo clave con rutas de ventas personalizables para cubrir su proceso de ventas
• Consulte una gran cantidad de información utilizando Vista rápida, sin incluso salir de la página de oportunidad
• Agregue registros relacionados, como contactos, en contexto

Si bien su equipo de ventas solo actualizará los registros de cuentas de vez en cuando, es probable que actualice los registros de oportunidades varias veces a lo largo del día de trabajo. Creemos una oportunidad para el Maquinado de María.

1. Si no está visualizando la cuenta Maquinado de María, haga clic en Cuentas en la barra de navegación y, luego, en Maquinado de María.
2. Desde la lista relacionada Contactos, haga clic en María Villarico.
3. En la lista relacionada Oportunidades, haga clic en Nuevo.
4. En Nombre de la oportunidad, ingrese Generador de respaldo para sitio de expansión.
5. En Importe, ingrese 200,000.
6. En Fecha de cierre, seleccione un día a partir de la próxima semana.
7. Para Etapa, seleccione Prospección.
8. Haga clic en Guardar.

Esta venta potencial ahora se encuentra en el registro. Ya puede trabajar con ella mientras lleva la venta hacia el éxito. Actualicemos el importe y avancemos a la siguiente etapa.

1. Mientras está en la cuenta Maquinado de María, en la lista de oportunidades, haga clic en Generador de respaldo para sitio de expansión.
2. Haga clic en Modificar.
3. En Importe, cambie el valor a 300,000.
4. Haga clic en Guardar.
5. Haga clic en Marcar como completado.

Excelente. Se encuentra un paso más cerca de cerrar la negociación. Se recomienda que haga un seguimiento de esta oportunidad prometedora.

Vistas de lista

Las vistas de lista le permiten ver registros importantes para usted. Utilizando filtros, usted y sus representantes de ventas pueden crear listas personalizadas de cuentas, contactos, oportunidades u otros registros en Salesforce. Por ejemplo, un representante de ventas puede crear una vista de lista de oportunidades que posee y agregar un filtro en importe para ayudarle a buscar sus negociaciones más grandes en las oportunidades en curso.

Pero con Lightning Experience, las vistas de lista son más que solo columnas de texto. Impulse la productividad de sus representantes con gráficos de vista de lista, permitiéndoles visualizar sus datos de forma gráfica con un gráfico útil, todo creado sobre la marcha sin ayuda de un administrador.

• Visualice datos en registros con gráficos de vista de lista
• Cree filtros rápidamente para desglosar sus datos como desee
• Utilice búsquedas de tecleo anticipado para buscar una vista de lista favorita rápidamente

Kanban de oportunidad

Los representantes de ventas pueden utilizar el tablero Kanban, una herramienta de visualización para oportunidades, para revisar negociaciones organizadas por cada etapa en las oportunidades en curso. Con la función de arrastrar y soltar, los representantes de ventas pueden mover negociaciones de una etapa a otra y obtener alertas personalizadas en negociaciones clave sobre la marcha.

• Visualice sus negociaciones en cada etapa en el ciclo de ventas
• Mueva negociaciones entre etapas utilizando la función de arrastrar y soltar
• Configure alertas para notificarle cuándo se requiere una acción en una negociación clave
• Cree filtros rápidamente para desglosar sus datos como desee

Consulte el Kanban de oportunidades en su Trailhead Playground y verá que la oportunidad de generador de repuesto está en la etapa Calificación.

1. En la barra de navegación, haga clic en Oportunidades.
2. Haga clic en el botón Mostrar como tabla () y, a continuación, haga clic en Kanban.

Siempre podrá volver a la vista de tabla con el mismo botón.

Reportes y tableros

Similares a vistas de lista, los reportes son una lista de registros que cumplen los criterios que define. Pero a diferencia de las vistas de lista, con los reportes puede aplicar una lógica de filtro más compleja, resumir y agrupar sus datos, realizar cálculos y crear visualizaciones más sofisticadas de sus datos utilizando tableros.

Utilizando Lightning Experience, los representantes de ventas adorarán la capacidad de crear sus propios filtros en reportes y los administradores apreciarán el editor de tableros, con ampliación de columnas y un formato flexible, permitiéndole colocar más componentes de tablero (gráficos) en diferentes tamaños en un solo tablero.

• Cree filtros para reportes
• Haga que los tableros sean atractivos visualmente utilizando formatos flexibles y ampliando columnas
• Acceda a información importante fácilmente, con detalles ocultos automáticamente en reportes matriciales y la capacidad de ocultar totales y subgrupos en la página de ejecución de reportes

Vamos a crear un reporte para oportunidades de alto valor y agruparlas por probabilidad.

1. En la barra de navegación, haga clic en Reportes.
2. Haga clic en Nuevo reporte.
3. En la lista Categoría, seleccione Oportunidades y haga clic en Oportunidades en la columna Nombre del tipo de reporte.
4. Haga clic en Comenzar informe.
5. En el campo de búsqueda Agregar grupo..., busque y seleccione Etapa.
6. Haga clic en Filtros.
7. Haga clic en Fecha de cierre.
8. En Intervalo, seleccione Siempre.
9. Haga clic en Aplicar.
10. En el campo de búsqueda Agregar filtro..., busque y seleccione Importe.
11. En Operador, seleccione mayor que.
12. Para Valor, ingrese 100000.
13. Haga clic en Aplicar.
14. Haga clic en Guardar y ejecutar.
15. En Nombre del reporte, ingrese Más de 100,000 oportunidades.
16. Haga clic en Guardar.

Bien hecho. Ahora puede ver todas sus oportunidades de alto valor rápidamente, incluido el Maquinado de María, desglosadas por etapa.

Buscar registros

Obtendrá muchísimos datos útiles en Salesforce. ¿Cómo llega a lo que necesita cuando lo necesite? Aceptémoslo, ya nadie tiene tiempo para navegar. Todo se trata de buscar. Por lo que permítanos presentarle el cuadro de búsqueda global de Lightning Experience. Está en la parte superior de cada página y es la forma más rápida de traer lo que necesita al alcance de sus manos.

Piense en la búsqueda como su asistente personal: su asistente personal súperinteligente. Prevé sus necesidades y le ayuda a encontrar lo que está buscando desde cualquier parte de la aplicación.

Obtener Resultados instantáneos, Resultados principales y más

En cuanto haga clic en el cuadro, la búsqueda comienza a trabajar para usted. Una lista de elementos recientes proporciona vínculos rápidos a registros que visitó recientemente.

Empiece a escribir, y la lista se actualiza de forma dinámica con coincidencias desde todos los objetos con capacidad de búsqueda. Si ve lo que está buscando, selecciónelo para ir directo al registro.

¿No ve lo que necesita en la lista desplegable? No se preocupe, tenemos opciones. Para ver resultados solo para el objeto en el que está, seleccione la segunda opción en la lista desplegable de resultados instantáneos.

De forma alternativa, puede seleccionar la primera opción o pulsar Intro para buscar en toda su organización. Llegará a la página Resultados principales, que le muestra los resultados más relevantes desde sus objetos utilizados con mayor frecuencia.

También obtiene una visión general de cómo le ayuda la búsqueda a encontrar lo que necesita. Funciones como corrección ortográfica y sinónimos devuelven coincidencias similares a su término de búsqueda. Es posible que encuentre una que es justo lo que está buscando.

¿Sabe qué objeto desea buscar? Empiece a escribir el nombre del objeto junto al cuadro de búsqueda global. Puede filtrar la lista desplegable (1) o desplazarse para encontrar lo que busca. Los objetos que utiliza con mayor frecuencia están la parte superior (2), seguidos por todos los objetos que se pueden buscar, indicados en orden alfabético (3).

Para seleccionar un objeto resaltado, haga clic en él o pulse Intro. Cuando escribe su término de búsqueda, los resultados instantáneos se limitan al objeto seleccionado. Pulse Intro para ver resultados de búsqueda completos solo para ese objeto.

Para eliminar el filtro, cambie el objeto a Todo.

Restringir sus resultados

Desde la descripción de alto nivel de Resultados principales, es fácil centrarse en lo que necesita. Consulte resultados para un objeto específico seleccionándolo a la izquierda, bajo Resultados de búsqueda. Puede ver cuántos resultados se encontraron para cada objeto.

Si no ve un objeto que necesita en Resultados de búsqueda, no se preocupe, está a mano. Seleccione Mostrar más para ver todos los objetos disponibles para usted, indicados en orden alfabético.

Puede filtrar los resultados de búsqueda para cuentas, casos, contactos, tableros, archivos, artículos de Knowledge, prospectos, notas, oportunidades, personas, tareas y para objetos personalizados. Para ver opciones de filtrado, haga clic en el nombre del objeto en la barra lateral Resultados de búsqueda.

También puede ordenar la mayoría de los resultados de búsqueda. Cuando llega a la página de resultados de búsqueda por primera vez, ve que los resultados están ordenados por relevancia. Suena inteligente, ¡y lo es! pero, ¿qué significa exactamente? Se tienen varias cosas en cuenta, como:

• ¿Qué exclusividad tiene el término de búsqueda?
• ¿Con qué frecuencia aparece el término de búsqueda en un registro?
• ¿Tiene la propiedad del registro que está buscando?

También puede ordenar resultados de búsqueda haciendo clic en los encabezados de columnas o utilizando el menú desplegable de ordenación.

Puede ajustar las anchuras de columnas en la página de resultados de búsqueda haciendo clic y arrastrando los bordes en el encabezado de columna.

El ajuste de texto está activado de forma predeterminada, pero puede cambiar esta preferencia para una columna haciendo clic en la flecha hacia abajo en el encabezado de la columna.

¿No puede encontrar lo que está buscando?

• Si obtiene demasiados resultados, intente utilizar más términos de búsqueda (y más específicos).
• Compruebe si el objeto o campo se puede buscar.
• Asegúrese de tener acceso al registro. La búsqueda solo devuelve los resultados que tiene permiso para ver.
• Si creó o actualizó el registro recientemente, espere algunos minutos para que se indexe el registro. Si no puede encontrar su registro pasados 15 minutos, haga contacto con su administrador.

Para más sugerencias, consulte Buscar registros en la sección Recursos.

Creemos que estará de acuerdo con que encontró el asistente perfecto: tiene una amplia perspectiva y le dirige a las cosas importantes. Le ahora mucho tiempo y esfuerzo que probablemente piense cómo hubiera hecho su trabajo sin él.

Si desea obtener más información sobre cómo trabajar con cuentas, contactos, oportunidades y reportes, consulte las insignias de Trailhead en la sección de recursos. Allí encontrará más detalles y más actividades prácticas.

Recursos

• Trailhead: Cuentas y contactos para Lightning Experience
• Trailhead: Prospectos y oportunidades para Lightning Experience
• Trailhead: Reports & Dashboards for Lightning Experience
• Ayuda: Buscar registros