Verbessern der Datenqualität in Salesforce

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erklären, warum doppelte Daten unwirtschaftlich sind
Darlegen, was Ihr Unternehmen durch das Verhindern doppelter Daten gewinnt
Aufzeigen von Lösungen für das Auflösen und Verhindern von Duplikaten

Warum doppelte Daten ein Problem sind

Wenn Sie dem Trail Optimieren von Vertriebsfunktionen für Lightning Experience folgen, ist Ihnen Maria Jimenez, die Salesforce-Administratorin von Ursa Major, bereits bekannt. Sie arbeitet mit Hochdruck, um ihren Vertriebsteams ein effizientes Arbeiten und einen effektiven Vertrieb der Produkte zu ermöglichen. Doch Lincoln, der Vertriebsleiter des Unternehmens, hat Maria über ein anhaltendes Problem bezüglich der Qualität der Daten informiert, mit denen seine Mitarbeiter arbeiten.

Manchmal rufen Mitarbeiter versehentlich Leads und Kontakte an, für die andere Kollegen zuständig sind. Doppelte Datensätze verursachen seinen Teams Probleme, da die Mitarbeiter häufig nicht wissen, dass diese Duplikate irgendwo herumschwirren. Das ist nicht gut, denn Lincoln hat erfahren, dass einige Kunden und potenzielle Kunden von Ursa Major dem Unternehmen in den sozialen Medien bereits negatives Feedback gegeben haben. In den Kommentaren heißt es unter anderem, dass Ursa Major

die Zeit von Kunden und potenziellen Kunden verschwendet.
mehrere Mitarbeiter dieselben Kunden und potenziellen Kunden anrufen lässt, was zu aggressiv wirkt.
einen unorganisierten Eindruck macht.

Der Vorwurf an Ursa Major, unorganisiert zu sein, ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wenn Kunden das Gefühl haben, dass ein Unternehmen seine Geschäftsabläufe nicht richtig im Griff hat, befürchten sie, dass ihre eigenen Interessen darunter leiden könnten. Die Vertriebsmitarbeiter von Ursa Major haben nicht die Absicht, Kunden und potenzielle Kunden zu verärgern. Und doch ist gut zu erkennen, dass der gute Ruf des Unternehmens auf dem Spiel steht.

Doppelte Daten betreffen auch Administratoren wie Sie. Durch doppelte Datensätze verlieren die Vertriebsteams nämlich das Vertrauen in ihr CRM-System. Das Letzte, was Sie gebrauchen können, sind Teams, die die Gültigkeit der Daten in Frage stellen, auf die sie angewiesen sind.

Glücklicherweise hat Maria schon einige Ideen dazu, wie der gute Ruf von Ursa Major und das Vertrauen der Vertriebsmitarbeiter in Salesforce wieder hergestellt werden können. Sie erklärt Lincoln, dass seine Mitarbeiter durch das Kennzeichnen von Datensätzen, bei denen es sich möglicherweise um Duplikate handelt, Zeit sparen und das Verpassen wichtiger Verkaufschancen verhindern können. Die Mitarbeiter haben dennoch Zugriff auf alle relevanten Details von Kunden und potenziellen Kunden. Doch weil sie von dem möglichen doppelten Datensatz wissen, können sie sicher sein, dass sie Daten im richtigen Datensatz erfassen.

Vorteile duplikatfreier Daten

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter mit duplikatfreien Daten arbeiten, gibt es kein Rätselraten darüber, ob vielleicht ein Kollege bereits mit der Qualifizierung desselben potenziellen Kunden beschäftigt ist. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass alle Informationen in einem Kontaktdatensatz gespeichert sind. Sie müssen nicht mehr umständlich in einem doppelten Datensatz nach weiteren Details suchen.

Ihre Vertriebsteams müssen sich darauf verlassen können, dass Sie bei der Verwaltung von Salesforce ihr Vertrauen und ihren Erfolg im Sinn haben und entsprechende Funktionen bereitstellen. Wenn es in Ihrem CRM-System keine doppelten Daten gibt, vertrauen Ihre Mitarbeiter darauf, dass die Daten sauber und verlässlich sind.

Tools für die Duplikatsverwaltung in Salesforce

Wir haben bereits einige Probleme angesprochen, die doppelte Daten für Ihr Unternehmen verursachen können. Salesforce unterstützt Ihre Mitarbeiter beim Umgang mit doppelten Datensätzen – auf jedem Gerät. Außerdem bieten wir Ihnen über die Duplikatsverwaltung Möglichkeiten, die Erstellung von doppelten Datensätzen zu verhindern oder zu erschweren. Sie steht kostenlos für die Professional, Enterprise und Unlimited Edition zur Verfügung.

Mit der Duplikatsverwaltung können Sie und Ihre Vertriebsteams Duplikate in folgenden Bereichen rasch und problemlos verwalten:

Geschäftsaccounts
Kontakte
Leads
Personenaccounts
Datensätze, die aus benutzerdefinierten Objekten erstellt wurden

Das Tool ist hochgradig konfigurierbar und bietet weit mehr als nur präzise Erkennungs- und Abgleichlogik. Der Standardabgleich erkennt mögliche doppelte Datensätze basierend auf genauen Übereinstimmungen wie zwei Kontakten mit demselben Namen, z. B. Margaret Chan.

Sie können jedoch auch eine Regel für den Fuzzy-Abgleich einrichten, über die mögliche doppelte Datensätze basierend auf Abweichungen in bestimmten Feldern erkannt werden. Nehmen wir beispielsweise an, Sie erstellen eine Regel für die Einbindung eines Fuzzy-Abgleichs für Vornamen. In diesem Fall identifiziert die Duplikatsverwaltung die beiden Kontakte Margaret Chan und Maggie Chan als mögliche doppelte Datensätze.

Ermitteln doppelter Datensätze und der Umgang damit

Maria plant in enger Zusammenarbeit mit Lincoln zu entscheiden, wie Salesforce doppelte Datensätze erkennen soll und ob Duplikate zugelassen oder verhindert werden sollen. Zunächst einmal macht sie sich mit zwei Aspekten vertraut, die für die Steuerung doppelter Datensätze in Salesforce wichtig sind.

Was ist das?

Definitionsbereich

Abgleichsregel

Die Abgleichskriterien zur Erkennung doppelter Datensätze.

Salesforce beinhaltet drei Standardabgleichsregeln: eine für Geschäftsaccounts, eine für Kontakte und Leads und eine weitere für Personenaccounts. Das Erstellen weiterer Abgleichsregeln ist ein Kinderspiel. In der nächsten Einheit zeigen wir Ihnen, wie Maria dabei vorgeht.

Hinweis: Wenn Sie "Personenaccounts" aktivieren, wird eine vierte Abgleichsregel für Personenaccounts angezeigt, und beim Kauf von Pardot Account Engagement (Advanced oder Premium) eine fünfte Abgleichsregel für Leads zu Accounts.

Duplikatsregel

Wenn Salesforce Abgleichsregeln anwendet und Aktionen für den Fall festlegt, dass Duplikate gefunden werden.

In Abhängigkeit davon, wie Sie die Duplikatsverwaltung konfigurieren, wird Vertriebsmitarbeitern eine Benachrichtigung angezeigt, wenn sie im Begriff sind, ein Duplikat zu erstellen. Es ist auch möglich, die Erstellung von Duplikaten zu blockieren.

Wenn Ihr Unternehmen Salesforce seit der Version Spring ’15 oder einer späteren Version einsetzt, stehen Ihnen Standardduplikatsregeln für Geschäftsaccounts, Kontakte, Leads und Personenaccounts zur Verfügung. Wenn Ihr Unternehmen Salesforce seit der Version Winter ’15 oder einer früheren Version einsetzt, wie Maria, dann erstellen Sie die Regeln selbst. Das ist ganz einfach.

Abgleichsregeln und Duplikatsregeln werden in Setup verwaltet.

So funktioniert die Duplikatsverwaltung

Schauen wir uns an, was passiert, wenn Erin, eine Vertriebsmitarbeiterin von Ursa Major, einen Kontakt in Salesforce erstellt.

Duplikatsregelprozess

Erin erstellt den Kontakt, und in Salesforce wird nach möglichen Duplikaten gesucht (1). Basierend auf den Kriterien einer Abgleichsregel, die Maria zuvor erstellt hat, gibt Salesforce eine Liste mit möglichen Duplikaten aus (2).

Welche Optionen Erin nun hat, hängt von der Duplikatsregel ab. Die Regel kann Erin an der Erstellung des Datensatzes hindern oder eine Benachrichtigung anzeigen (3). Wenn Erin den Kontakt erstellt, kann die Regel sogar dafür sorgen, dass das mögliche Duplikat in einen Bericht aufgenommen wird, damit ihr Vorgesetzter Lincoln darüber informiert ist.

In diesem Fall wird Erin von der Standardduplikatsregel vor einem möglichen Duplikat gewarnt. Sie kann nun entweder zu dem Kontakt wechseln, der bereits in Salesforce angelegt wurde, oder mit der Erstellung des Datensatzes fortfahren, obwohl es sich möglicherweise um ein Duplikat handelt.

Mögliches Duplikat gefunden

Ressourcen

Nutzen Sie diese Ressourcen, um mehr über die Verwaltung doppelter Datensätze zu erfahren.

Salesforce-Hilfe: Verwalten doppelter Datensätze