Finden, Formatieren und Anpassen von NPSP-Berichten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Nennen der Standardberichte in NPSP
Erläutern, wie Salesforce-Berichte organisiert sind
Ausführen eines NPSP-Standardberichts
Suchen und Anpassen eines NPSP-Berichts

Das Potenzial von Daten

Die Mitarbeiter von No More Homelessness (NMH) sind gespannt auf die Auswertung der Daten, die sie in Salesforce erfasst haben. Sie haben eine Menge Fragen zu ihren Programmen und Spendenaktionen und freuen sich auf Erkenntnisse dazu, was gut funktioniert und was nicht. Mit den Berichten und Dashboards des Nonprofit Success Pack (NPSP) können Sie Daten vergleichen, bewerten, analysieren und kategorisieren, um Antworten auf Fragen wie die folgenden zu erhalten:

Welche Fundraising-Kampagne hat in diesem Jahr die meisten Einnahmen erzielt?
Wer sind die wichtigsten Spender bzw. potenziellen Spender von NMH?
Wie lange dauern die einzelnen Programmphasen bei NMH in der Regel?
Wie viele NMH-Empfänger haben Ergebnisse oder Ziele von Programmen erreicht?
Wieviel tragen die einzelnen NMH-Programme zur Zielerreichung der Organisation bei?

Also, wenn man Daten guter Qualität erfasst und gepflegt hat (was, wie wir gelernt haben, kritisch für den Erfolg der Organisation ist), lassen sich jede Menge wichtiger Fragen beantworten. In der Vergangenheit brauchte das Team Tage, um Antworten auf diese Fragen zu finden. Doch jetzt, da alle Daten digital und zentral zu Verfügung stehen (nämlich in Salesforce), lassen sich die Fragen mit Berichten blitzschnell beantworten. Wir sehen uns jetzt an, wie NMH dies schafft. Dazu begleiten wir das Entwicklungsteam von NMH dabei, wie es die Berichtsfunktionen von NPSP einsetzt, um seine Fortschritte und Aktivitäten zu Spendenaktionen zu bewerten. Doch zuerst schauen wir beim NMH-Programmteam vorbei und lassen uns kurz die Seite "Berichte" erläutern, um zu erfahren, wie Salesforce Berichte organisiert.

Eine Tour durch die Seite "Berichte"

Anthony Hall, der Program Manager von NMH, arbeitet an der Auswertung von Bestandsdatenquellen für persönliche Toilettenartikelsets der Tafel. Er möchte sicherstellen, dass die Organisation ihre Einkaufs- und Spendenanfragen verantwortungsbewusst auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Empfänger abstimmt. Die Aufgabe gestaltet sich schwierig, weil die Nachfrage nach verschiedenen Toilettenartikelsets unerwartet schwanken kann. Anthony glaubt aber, dass er die für seine Analyse notwendigen Berichte finden kann.

Anthony meldet sich bei seinem Account an, navigiert mithilfe von App Launcher ( Das App Launcher-Symbol ) zu NMHs benutzerdefinierter Anwendung "Market & Pantry" und klickt dann in der Navigationsleiste auf Reports (Berichte). Dadurch gelangt er automatisch zur Seite "Recent reports (Letzte Berichte)" (1). In dieser Ansicht steht jede Zeile für einen einzelnen Bericht. Anthony sieht die Spalten "Berichtsname", "Ordner", "Beschreibung" und einige weitere Spalten. Da die angezeigten Spalten vom Administrator angepasst werden können, sieht Ihre Anzeige eventuell etwas anders aus. Unabhängig davon, welche Spalten angezeigt werden, können Sie sie durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift (2) sortieren.

Wenn Anthony den gesuchten Bericht findet, kann er auf einen einzelnen Berichtsnamen klicken (3), um zum entsprechenden Bericht zu navigieren. Er kann auch den Abwärtspfeil in einer Zeile (4) für den Schnellzugriff auf eine Reihe von Aktionen verwenden, die er für einen Bericht durchführen kann, wie etwa "Bearbeiten", "Ausführen", "Exportieren" und "Löschen". Mit "Verschieben" kann er einen Bericht sogar in einen anderen Ordner verschieben (abhängig von seinen Berechtigungen). Außerdem sieht Anthony auf dieser Seite Abschnitte namens "Berichte", "Ordner" und "Favoriten" (5): Unter jeder dieser Überschriften sind unterschiedliche Zugriffs- und Organisationsoptionen für Berichte gruppiert.

Seite 'Berichte'

Anthony sieht einen Bericht in der Liste, dessen Name "Current Inventory Level" so klingt, als könnte der Bericht die gesuchten Informationen enthalten. Es klickt daher auf der Berichtsnamen, um den Bericht zu öffnen. Gut gemacht, Anthony! Wir schauen später noch einmal bei Anthony vorbei, um uns anzusehen, wie er die Berichtsfunktionen von NPSP zum Erstellen eines neuen Berichts verwendet. Doch nun schauen wir uns an, wie das Entwicklungsteam von NMH vordefinierte NPSP-Berichtsfunktionen einsetzt, um die wichtigsten Fragen rund um Spendenaktionen anzugehen.

NPSP-Berichte

Das Entwicklungsteam nutzt die Leistungsfähigkeit von Salesforce-Berichten und Dashboards und stellt über 60 Vorlagen für Beteiligten- und Spendenaktionsberichte bereit, die einige der gängigsten Spendenaktionsberichte für gemeinnützige Organisationen abdecken. Außerdem kann das Team so auf die nötigen Informationen zugreifen, mit denen es sich ein besseres Bild davon machen kann, wo die Organisation steht und, wo man investieren könnte, um noch erfolgreicher zu arbeiten. Sehen wir uns an, wie Sofia Rivera, Development Associate bei NMH, nach einem gespeicherten Bericht in NPSP sucht.

Für die Suche nach gespeicherten Berichten verwendet Sofia in NPSP entweder die globale Suche oder sie klickt auf die Registerkarte Berichte. Wenn sie den Namen des gesuchten Berichts kennt, wählt sie wahrscheinlich "Berichte" aus dem Menü aus und gibt den Berichtsnamen in das Feld für die globale Suche ein.

Das globale Suchfeld enthält die Eingabe 'LYBUNT', weshalb eine Liste zuletzt verwendeter 'Last Year But Unfortunately Not This'-Spendenaktionsberichte angezeigt wird. Wenn sie den Namen des Berichts nicht kennt oder einen neuen Bericht erstellen möchte, klickt sie eher auf die Registerkarte Reports (Berichte). (Und wenn die Registerkarte "Berichte" nicht angezeigt wird, wechselt sie zum App Launcher auf der linken Seite und gibt "Berichte" in die Suchleiste ein, um diese Ansicht zu suchen und auszuwählen.)

Die Registerkarte 'Berichte' in der Navigationsleiste und der Abschnitt 'Alle Ordner', in dem sich Ordner mit NPSP-Berichten befinden.

Anschließend klickt Sofia auf Alle Ordner, um Ordner mit NPSP-Berichten anzuzeigen. Der Ordner "NPSP Constituent Reports" enthält Berichte zu Kontakten, Organisation und Mitgliedschaft. Der Ordner "NPSP Fundraising Reports" enthält verschiedene Berichte, mit denen Sie sich ein besseres Bild von Spenden, Zuwendungen, Kampagnen-ROI, Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit, erwarteten Umsatzerlösen usw. machen können.

Sofia kann diese Berichte direkt unverändert verwenden oder sie an die spezifischen Berichtsanforderungen von NMH anpassen.

Ausführen eines NPSP-Standardberichts

Als aufstrebende Development Associate bei NMH hat Sofia unter anderem die Aufgabe, ihr Team über die Fortschritte seiner Spendenaktionen auf dem Laufenden zu halten. Wie bei vielen gemeinnützigen Organisationen machen auch bei NMH Spenden von Einzelpersonen und Familien einen Großteil der Einnahmen aus. NMH verfügt über einen stabilen Stamm zuverlässiger Spender, mit denen die Organisation über verschiedene Mechanismen, wie E-Mail und direkte Anschreiben, kommuniziert. Die Geschäftsführerin von NMH, Kim Friedman, erklärt ihren Mitarbeitern immer wieder, dass es viel einfacher ist, einen bestehenden Spender zu behalten als einen neuen heranzuziehen. Doch gegen Jahresende stellt sie fest, dass die Einnahmen durch Einzelspenden und Haushalte etwas unter dem Budget liegen. Kim möchte sich ein genaueres Bild machen und bittet daher Sofia, einen Bericht zu den Haushaltsaccounts zu erstellen, die zwar im letzten Jahr, aber in diesem Jahr noch nicht gespendet haben.

Führen Sie wie Sofia diese Schritte aus, um diesen Bericht zu generieren:

Öffnen Sie die Registerkarte Berichte. Klicken Sie auf Alle Ordner. Klicken Sie auf den Ordner NPSP Fundraising Reports, um festzustellen, ob es einen vorkonfigurierten NPSP-Bericht gibt, der hier weiterhilft.
Der Bericht Account LYBUNT (Last Year But Unfortunately Not This Year) klingt vielversprechend. Öffnen Sie den Bericht, indem Sie auf den Berichtstitel "Account LYBUNT" klicken.
Überprüfen Sie die Berichtsfilter, indem Sie auf Edit (Bearbeiten) und dann auf Filter klicken. Die Filter zeigen, dass "Alle Konten" angezeigt werden, bei denen "Schenkungen gesamt im letzten Jahr" größer als 0 war (also Spenden eingingen) UND bei denen "Schenkungen gesamt in diesem Jahr" weniger als 0 beträgt (also keine Spenden eingingen).

Das ist genau das, was Sofia braucht!

Sofia verwendet den Befehl Speichern unter, um den Bericht unter einem neuen Namen zu speichern, und sendet dann den Link an die Geschäftsführerin und den Leiter des Entwicklungsteams. Gemeinsam beschließt das Team, eine Sonderkampagne zu starten, um die im LYBUNT-Bericht aufgeführten Spender anzusprechen. Sie beschäftigen sich eingehend mit diesem Bericht, um die Spender nach Spendengröße zu segmentieren und eine Strategie zur Förderung des Engagements für jede Spenderebene auszuarbeiten.

Anpassen eines NPSP-Berichts

Sie können die NPSP-Berichte auch als Ausgangspunkt verwenden, um Antworten auf andere Fragen zu finden, die Ihre Organisation möglicherweise beantworten möchte.

Bei NMH gibt es auch einen Kreis von Unterstützern, die nicht nur Geld spenden, sondern auch Freiwilligenarbeit leisten. Die Organisation möchte diese spezielle, überaus engagierte Gruppe, die finanzielle und praktische Hilfe leisten, nun dafür auszeichnen. Sofia weiß, dass NMH seine Freiwilligen intern mit einer Anwendung namens Volunteers for Salesforce (V4S) erfasst, die vom NPSP getrennt ist. V4S enthält benutzerdefinierte Felder, um die Anzahl der Stunden zu erfassen, die jeder Freiwillige leistet. Diese Felder können als Filter in einem NPSP-Standardbericht verwendet werden, um herauszufinden, wie viele Kontakte sowohl Zeit als auch Geld zur Verfügung gestellt haben.

Sofia führt die dazu notwendigen Schritte aus, die wir parallel mitmachen.

Öffnen Sie die Registerkarte Berichte, klicken Sie auf Alle Ordner und klicken Sie dann auf den Ordner NPSP Fundraising Reports.
Der Bericht Contacts with Giving Totals klingt nach dem, was Sofia sucht, weshalb sie ihn als Ausgangspunkt nutzt.
Überprüfen Sie die Filter, indem Sie auf Bearbeiten und dann auf Filter klicken. Der Bericht wird nach Schenkungen gesamt größer als 0,00 USD gefiltert, das heißt, Sofia bekommt alle NMH-Spender angezeigt.
Passen Sie den Bericht an, indem Sie einen Filter für Freiwilligenstunden größer als 0 festlegen, um alle Kontakte anzuzeigen, die sowohl Geld gespendet haben als auch Freiwilligenstunden geleistet haben. Fügen Sie diese Spalte mithilfe der Registerkarte Outline (Struktur) zum Bericht hinzu. (Wenn Sie V4S nicht in Ihrer Salesforce-Organisation oder Ihrem Trailhead Playground installiert haben, sehen Sie das Feld "Freiwilligenstunden" nicht).
Führen Sie den Bericht aus und prüfen Sie ihn.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Save As (Speichern unter), um den neuen Bericht Donor and Volunteer im Ordner "Private Reports (Private Berichte)" zu speichern.

Mit minimalem Aufwand ist Sofia in der Lage, einen bestehenden NPSP-Bericht so anzupassen, dass sie die gewünschte konkrete Antwort erhält.

Wie bereits erwähnt, beinhaltet NPSP über 60 Beteiligten- und Spendenaktionsberichte, mit denen Sie einige (wenn auch nicht alle) brennende Fragen anhand Ihrer Daten beantworten können. Wenn kein bestehender Bericht zur Verfügung steht oder sich kein Standardbericht zum Anpassen eignet, können Sie einen neuen Bericht erstellen. Als Nächstes sehen wir uns an, wie das NMH-Programmteam genau dies mit dem Berichtsgenerator tut.