Erstellen und Anpassen von Dashboards
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erläutern des Unterschieds zwischen Berichten und Dashboards
- Erstellen eines Dashboards
- Erklären, wer welche Dashboards und Daten sehen kann und warum
Bessere Berichte mit Dashboards
Berichte machen es den Mitarbeitern von No More Homelessness (NMH) leicht, auf Daten zuzugreifen und sie grafisch darzustellen, um fundierte, umsetzbare Erkenntnisse daraus abzuleiten. Dashboards gehen hier noch einen Schritt weiter, indem sie Daten aus mehreren Berichten nehmen und sie nebeneinander in einem Fenster anzeigen. Sie sehen nun auf einen Blick Informationen zu Engagement, Mitarbeitereffizienz und Fortschritte bezüglich der Jahresziele von Programmen und Spendenaktionen. Mit Dashboards lassen sich die Aussagen Ihrer Daten über Ihre Programme, Services und Spendenaktionen noch einfacher interpretieren.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel-Dashboard in Nonprofit Success Pack (NPSP), das Gorav, Salesforce-Administrator bei NMH, für das Programmteam erstellt hat. Dieses Dashboard zeigt verschiedene Berichte direkt nebeneinander, sodass Programmmitarbeiter mehrere Faktoren gleichzeitig berücksichtigen können:
Wie fast alle Elemente in Salesforce, lassen sich auch Dashboards komplett anpassen. Sie enthalten nur, was Sie und Ihr Team möchten, und sehen genau so aus, wie Sie sich das vorstellen.
Zugriff auf Dashboards
Falls Ihr Administrator Ihre Navigationsleiste nicht so angepasst hat, dass sie eine Registerkarte für Dashboards enthält, suchen Sie einfach im App Launcher (
) danach. Sie können eine eigene Registerkarte für Dashboards anlegen. Zudem können Sie einzelne Dashboards auch zu Ihrer Startseite und zu Datensatzseiten hinzufügen. Und genau wie bei Berichten können Sie Dashboards abonnieren.
Dashboard-Komponententypen
Beim Aufrufen der Dashboard-Seite wird die Zielseite "Dashboards" angezeigt. Sie ist vergleichbar mit der Seite "Berichte", und das gilt auch für die Navigation: Mithilfe der Menüoptionen sortieren Sie nach einzelnen Dashboards (1) oder Dashboard-Ordnern (2) mit unterschiedlichen Freigabeeinstellungen. Zum Öffnen eines Dashboards klicken Sie einfach auf einen Titel in der Liste (3).
Da ein Dashboard quasi eine Sammlung von Mini-Berichten ist, können Sie viele verschiedene Diagramme, Graphen, Tabellen und Messungen auf der Seite gruppiert anzeigen. Wie bei einer gut sortierten Pralinenmischung mit Abbildungen dazu, welche Pralinen Nougat und welche Marzipan enthalten, zeigt die nachfolgende Übersicht die verschiedenen Komponenten, die Sie in einem Dashboard anzeigen können, und ihre mögliche Verwendung.
| Komponententyp | Symbol | Verwendung |
|---|---|---|
| Diagramm |
       
|
Eine grafische Darstellung Ihrer Daten. Zur Auswahl stehen verschiedene Diagrammtypen: Balken, Linien-, Streu-, Trichter und Ringdiagramm. |
| Messung |
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Hier wird ein einzelner Wert innerhalb eines Bereichs von Werten angezeigt. |
| Kennzahl |
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Es wird ein einziger wichtiger Wert angezeigt. |
| Tabelle |
  |
Eine Gruppe Berichtsdaten in Spaltenform. |
Erstellen eines Dashboards
Schauen wir nochmal bei Anthony Hall, dem Program Manager von NMH vorbei: Er erstellt ein Dashboard, mit dem er alle beweglichen Größen nachverfolgen kann, die er im Auge behalten muss. Es gibt bereits NMH-Berichte in Salesforce, sodass Anthony sein Dashboard in einer grafischen Benutzeroberfläche per Ziehen und Ablegen erstellen kann. Sehen wir uns an, wie er das macht:
1. Klicken Sie auf der Dashboards-Zielseite auf Neues Dashboard.
2. Geben Sie einen Namen für das neue Dashboard ein. Anthony nennt sein Dashboard "NMH Programs Dashboard", fügt eine Beschreibung hinzu und legt es in seinem Ordner "Private Dashboards" ab. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Beeindruckend, oder? Die Seite ist jetzt ein Raster. Dies sind jedoch nur Platzhalter zum Anordnen der Dashboard-Komponenten. Klicken Sie auf +Komponente, um eine Komponente hinzuzufügen.
4. Suchen Sie im Menü "Bericht auswählen" einen Bericht. Anthony wählt einen Bericht namens "Inventory Grouped by Kit Type". Klicken Sie auf Auswählen.
5. Wählen Sie im Fenster "Komponente hinzufügen" aus, welcher Komponententyp verwendet werden soll. Anthony wählt ein vertikales Balkendiagramm. Klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Das sieht schon ganz gut aus. Doch da dies die Hauptaussage seines Dashboards darstellt, also das Diagramm, das alle andere Daten in Zusammenhang setzt, möchte er es größer anzeigen. Um die Größe einer Dashboard-Komponente zu ändern, klicken Sie darauf und ziehen die Ecken und Seiten so weit, bis die gewünschte Größe erreicht ist. Sie können eine Komponente auch an eine andere Position auf der Seite verschieben.
7. Da eine Komponente zu wenig für ein ganzes Dashboard ist, fügt Anthony weitere Komponenten hinzu. Er klickt erneut auf +Komponente und wiederholt die Schritte. Anthony fügt die Berichte "Transitional Housing Waitlist" und "In-Kind Food Donations By Month Sum" hinzu.
8. Wenn Sie alle diese Komponenten hinzugefügt und in der Größe angepasst haben, klicken Sie auf Speichern.
Dieses Dashboard ist schon jetzt extrem nützlich. Anthony kann nachsehen, wer auf der Warteliste für Übergangswohnungen steht, feststellen, wo die meisten Lebensmittel für die Tafel gespendet werden, und prüfen, ob die Bestände knapp werden und Maßnahmen notwendig sind.
NPSP bietet auch sofort einsatzbereite Dashboards. Wenn Sie die Registerkarte "Dashboards" aufrufen, indem Sie in der Navigationsleiste auf "Dashboards" klicken und links auf "Alle Ordner" klicken, sehen Sie den Ordner "NPSP Fundraising Dashboards". Für Sofia und das restliche NMH-Entwicklungsteam sind diese Dashboards ein riesiges Plus!
Ein Wort dazu, wer was anzeigen darf
Anthony hat das "NMH Programs Dashboard" in einem privaten Ordner erstellt und plant, es nur selbst zu nutzen, um sich auf dem Laufenden zu halten. Dashboards können aber genau wie Berichte auch für andere freigegeben werden. Salesforce setzt die Sicherheitseinstellungen für Dashboards auf mehrere unterschiedliche Arten und Weisen um. Ein Administrator oder Dashboard-Ersteller kann festlegen, ob Mitarbeiter, die das Dashboard aufrufen, dieselben Daten sehen oder ob die Datenanzeige dynamisch ist. In diesem Fall sehen die einzelnen Benutzer jeweils nur die Daten, zu deren Anzeige sie gemäß ihrer Sicherheitseinstellungen berechtigt sind. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, für jeden Benutzer eigene Dashboards zu erstellen.
- Dynamische Dashboards werden in der Regel verwendet, wenn ein Dashboard-Ersteller spezifische Daten für jeden Benutzer anzeigen möchte, wie etwa persönliche Fundraising-Ergebnisse oder die Zahl offener Anwerbungen, ohne mehrere Versionen eines Dashboards erstellen zu müssen.
- Standardmäßige Dashboards (mit Daten, die Jeder sieht) werden üblicherweise verwendet, wenn ein Dashboard-Ersteller einer Gruppe von Benutzern für die gesamte Organisation gültige Daten zeigen möchte, beispielsweise die Gesamtergebnisse von Spendensammlungen oder die Gesamtleistung einer Kampagne.
Denken Sie also daran, dass die Daten, die Sie in einem Dashboard sehen, möglicherweise nicht die gleichen Daten sind, die Ihren Kollegen angezeigt werden.
Abschlussbemerkung
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben das Modul abgeschlossen. Wir haben Sie mit einer Unmenge an Informationen überhäuft, und es ist nicht schlimm, wenn Sie nicht alles sofort verinnerlichen – Sie können jederzeit zu Trailhead zurückkehren, um Ihr Wissen aufzufrischen. Sie können dieses Modul (und auch alle anderen) jederzeit erneut aufrufen und ganz von Beginn an Schritt für Schritt durchgehen oder gezielt an einem bestimmten Punkt einer bestimmten Einheit einsteigen, ganz nach Bedarf. Und wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dieses Material völlig durchdrungen haben, müssen Sie nicht traurig sein – es gibt noch mehr Trails, mit denen Sie sich beschäftigen können.
Also, bis zum nächsten Mal. Viel Spaß mit den Trails!
