Erstellen und Bearbeiten von Zahlungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erklären der Funktionsweise von Zahlungen im Zusammenhang mit Opportunities in Nonprofit Success Pack (NPSP)
Erstellen und Bearbeiten von Zahlungsplänen

Grundlegendes zu Zahlungen

Im Fundraising-Kontext ist eine Zusage ein Versprechen oder eine Verpflichtung, einen bestimmten Spendenbetrag über einen festgelegten Zeitraum zu zahlen. Im Gegensatz zu einer einmaligen Spende, die der Spender sofort bezahlt, können Zusagen an die Erreichung eines Ziels geknüpft sein oder ohne Bedingungen erfolgen.

Zusagen können eine entscheidende Komponente der Fundraising-Strategie einer Organisation sein; in Nonprofit Success Pack werden sie mithilfe eines Objekts namens "Zahlung" verwaltet.

Während eine Spende oder Fördergelder mit einem einzigen Opportunity-Datensatz nachverfolgt werden können, können Sie diese Opportunity mit vielen Zahlungen verknüpfen, die den Opportunity-Gesamtbetrag ergeben. Zahlungen sind besonders hilfreich, wenn Ihre Hauptspender oder die Kostenträger von Fördergeldern einen Zahlungsplan über Monate oder Jahre einrichten.

In dieser Lektion erstellen wir Zahlungen für eine Opportunity und ändern sie dann.

Erstellen von Zahlungen für eine Opportunity

Bei unserer fiktiven gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH) hat die Entwicklungsassistentin Sofia gerade eine Zusage über 300.000 US-Dollar von ihrem NMH-Förderer Jose Figueroa erhalten. Jose Figueroa hat zugesagt, die Spendensumme über einen Zeitraum von drei Jahren in Raten von 50.000 US-Dollar alle sechs Monate abzuzahlen.

Sehen wir uns an, wie Sofia eine neue Spende mit sechs Raten erstellt, um die großzügige Zusage von Jose nachzuverfolgen.

Zuerst erstellen wir eine Opportunity. Dazu wechseln wir zur Registerkarte "Opportunities" und verwenden einen neuen Opportunity-Datensatztyp, damit Sie eine weitere Möglichkeit zur Erstellung einer neuen Opportunity kennenlernen.

Klicken Sie auf die Registerkarte Opportunities.
Klicken Sie auf Neu.
Wählen Sie den Datensatztyp Großspende aus und klicken Sie auf Weiter. (Mithilfe von Zahlungen können Sie auch Raten nachverfolgen, die Teil einer Fördergeldvereinbarung sind. Der Vorgang ist ganz ähnlich, beginnt aber damit, dass Ihr Team den Opportunity-Datensatztyp "Unterstützung" auswählt.)
Geben Sie Details über die Spende ein.

Opportunity-Name (erforderlich): Dieses Feld wird eventuell automatisch ausgefüllt. Sofia gibt Jose Figueroa Major Gift Pledge und das heutige Datum ein.
Account-Name (erforderlich): Sofia sucht den Haushalt-Account von Jose, Figueroa and Nguyen Household.
Hauptansprechpartner (optional): Dieses Feld ist optional, es ist jedoch wichtig, den primären Spender einer Spende nachzuverfolgen. Sofia sucht Jose Figueroa und wählt ihn aus.
Betrag (optional): Sofia gibt $300 000 ein.
Schlusstermin (erforderlich): Geben Sie das heutige Datum ein, da dies der Tag ist, an dem der Vertrag einging.
Phase (erforderlich): In jeder Organisation gibt es möglicherweise unterschiedliche Richtlinien für die Nachverfolgung von Zusagen, die zugesagt, aber noch nicht bezahlt wurden. NMH verwendet Zuerkannt als Phase für diese Fälle und ändert sie in "Gebucht", sobald die Spende in voller Höhe gezahlt wurde. (Möglicherweise verwendet Ihre Salesforce-Instanz den Status Geschlossen und gewonnen statt "Gebucht".

Klicken Sie auf Speichern.

Sie gelangen nun zum neuen Opportunity-Datensatz. Jetzt erstellen wir Zahlungen.

Klicken Sie im Opportunity-Datensatz auf die Registerkarte Themen.
Suchen Sie die Themenliste "Zahlungen" und klicken Sie auf Zahlungen planen.
Die Opportunity wurde mit einem neuen Zahlungsdatensatz mit dem Status "Bezahlt" erstellt. Lesen Sie die auf der Seite angezeigte Warnung und klicken Sie dann auf Bezahlte und abgeschriebene Zahlungen entfernen, um einen neuen Zahlungsplan zu erstellen.
Im Abschnitt "Zahlungsplan erstellen" können Sie jetzt die Anzahl der Zahlungen, das Datum der ersten Zahlung und die Zeit zwischen den einzelnen Zahlungen festlegen. Sofia gibt für Joses Zusage Folgendes ein:

Anzahl der Zahlungen: Sie können standardmäßig bis zu 12 Zahlungen für eine einzige Spende planen. Ihr Administrator kann die verfügbare maximale Anzahl an Zahlungen aber auch je nach Bedarf Ihrer Organisation ändern. Sofia wählt 6 aus.
Datum der ersten Zahlung: Heutiges Datum
Intervall – Zahl 6
Intervall – Zeitraum Monat
Zahlungsmethode: Sofia wählt Scheck aus. Diese Liste kann ganz nach Bedarf angepasst werden.

Klicken Sie auf Zahlungen berechnen.
Prüfen Sie die Liste der zu erstellenden Zahlungen. Im Zeitplan wird der Opportunity-Betrag gleichmäßig auf die Anzahl der Zahlungen aufgeteilt, Sie können jetzt aber nach Bedarf Änderungen vornehmen, um Beträge und Termine anzupassen und Zahlungen als bezahlt zu kennzeichnen. Da Sofia in unserem Beispiel den ersten Scheck von Jose bereits in Händen hält, legt sie das Zahlungsdatum auf das heutige Datum fest und aktiviert das Kontrollkästchen Bezahlt für die erste Zahlung.
Klicken Sie auf Zahlungen erstellen.

Sehen Sie sich nun auf der Registerkarte "Themen" der Opportunity die Themenliste "Zahlungen" an. Dort sind nun alle sechs Zahlungen zu sehen, und der Zahlungsstatus der ersten Zahlung lautet "Bezahlt".

Die Themenliste 'Zahlungen' mit Spalten für 'Zahlungsnummer', 'Zahlungsbetrag', 'Zahlungsstatus' und 'Zahlungsdatum' für alle sechs Zahlungen

Nachverfolgen abgeschlossener Zahlungen

Wenn eine Zahlung von einem Spender eingeht, kehren Sie zum Opportunity-Datensatz und der Themenliste "Zahlungen" zurück.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen anzeigen () und klicken Sie dann in der Zeile der Zahlung, die Sie als "Bezahlt" kennzeichnen möchten, auf Bearbeiten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bezahlt und geben Sie das Zahlungsdatum und mögliche weitere Details ein, die das Nachverfolgen der Zahlung erleichtern.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie wiederholen diesen Vorgang für jede eingehende Zahlung und verwenden die Liste der Zahlungen als Zeitplan, um den Spender freundlich daran zu erinnern, dass eine Zahlung fällig wird.

Wenn die letzte Zahlung eingegangen ist und der Datensatz als bezahlt gekennzeichnet wurde, setzt NPSP den Status der Opportunity standardmäßig automatisch auf "Geschlossen und gewonnen", Ihr Administrator kann jedoch eine beliebige Phase in den NPSP-Einstellungen auswählen.

Rückerstatten einer Zahlung

Da NMH eine fiktive Organisation ist, nehmen wir jetzt einfach an, dass alles nach Plan läuft, jeder Spender seine Zusagen einhält und es jeden Dienstag kostenlosen Kuchen für alle Mitarbeiter gibt.

Mit der Realität hat das jedoch leider nicht viel zu tun.

Mitunter geht etwas schief, weshalb Sie vielleicht einem Spender Geld zurückgeben müssen.

Wenn ein Spender eine Zahlung leistet und Sie eine Rückerstattung vornehmen müssen, können Sie diese Änderung nachverfolgen, indem Sie in einem Datensatz auf die Schnellaktion Rückerstattung klicken.

Mit dieser Aktion wird ein neuer Zahlungsdatensatz mit einem negativen Wert in Höhe der ursprünglichen Zahlung erstellt, die neue Zahlung mit dem Opportunity-Datensatz verknüpft und der Wert der Opportunity um den entsprechenden Betrag gemindert.

Wenn beispielsweise ein Spender NMH 1.000 USD gespendet hat, erstellen die zuständigen Mitarbeiter eine Opportunity über 1.000 USD, und NPSP erstellt automatisch einen entsprechenden Zahlungsdatensatz über 1.000 USD. Wenn das NMH-Team diese Spende rückerstatten müsste, würde es die Schnellaktion "Rückerstattung" im Zahlungsdatensatz verwenden. Bei der Schnellaktion wird eine neue Zahlung mit einem Wert von -1.000 USD angelegt und der Opportunity-Wert auf 0 USD festgelegt.

Abschreiben geplanter Zahlungen

Manchmal können Spender eine Zahlung nicht wie geplant leisten, Unternehmen halten sich nicht an die Bedingungen für Zusagen oder Fördergelder und andere Dinge gehen schief. In diesen Fällen müssen Sie eine geplante Zahlung möglicherweise abschreiben (oder stornieren).

Sie möchten diese ausgelassenen oder stornierten Zahlungen natürlich nachverfolgen und löschen den Zahlungsdatensatz deshalb nicht, sondern kennzeichnen ihn einfach als abgeschrieben.

Sehen wir uns an, wie Sie eine Zahlung als abgeschrieben kennzeichnen (und hoffen, dass Sie dies nie tun müssen).

Suchen Sie den Opportunity-Datensatz, der die Zahlung enthält, die Sie abschreiben möchten, und wählen Sie ihn aus. Wir verwenden Joses Datensatz als Beispiel.
Klicken Sie auf die Registerkarte Themen und suchen Sie die Registerkarte "Zahlungen".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen anzeigen () und klicken Sie dann in der Zeile der Zahlung, die Sie als "Abgeschrieben" kennzeichnen möchten, auf Bearbeiten.
Wählen Sie Written Off (Abgeschrieben) aus.
Klicken Sie auf Save (Speichern).

Wenn ein Spender seine Zahlungen komplett einstellt, können Sie alle geplanten Zahlungen auf einmal abschreiben.

Wechseln Sie zur Registerkarte Themen der Opportunity mit abzuschreibenden Zahlungen und ihrer Themenliste "Zahlungen".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen anzeigen () in der Kopfzeile der Themenliste.
Klicken Sie auf Zahlungen abschreiben.
Geben Sie auf der Seite "Verbleibenden Saldo abschreiben" das Datum ein, das Sie als Abschreibedatum verwenden möchte. Salesforce zeigt standardmäßig das aktuelle Datum an und schreibt alle verbleibenden Zahlungen nach diesem Datum ab. Wenn Sie ein späteres Datum auswählen möchten, nach dem die Zahlungen abgeschrieben werden, können Sie dies ebenfalls tun.
Klicken Sie auf Zahlungen abschreiben.

Sie gelangen nun wieder zum Opportunity-Datensatz. Sehen Sie sich hier die Themenliste "Zahlungen" an. Salesforce summiert automatisch die verbleibenden unbeglichenen Zahlungen und zeigt sie als einzelne unbezahlte Abschreibung an. Sie können auf die Zahlungsnummer klicken, um sich die abgeschriebenen Zahlungen anzusehen.

Sie können NPSP so einstellen, dass es den Status einer Opportunity automatisch ändert, wenn alle ihre Zahlungen als "Bezahlt" gekennzeichnet wurden. Dies erfolgt jedoch nicht, wenn eine Zahlung abgeschrieben wurde. In diesem Fall müssen Sie die Opportunity-Phase manuell aktualisieren.

Diese Schritte erleichtern die Nachverfolgung einer zugesagten Spende mit einer festen Anzahl von Zahlungen, aber was ist mit laufenden Spenden, die kein Enddatum haben, wie z. B. die eines monatlichen Spenders?

In der nächsten Lektion erkunden wir, wie Sie wiederkehrende Spenden ohne Ende und mit fester Dauer einrichten können.