了解将 Salesforce 与 Microsoft Outlook 集成的优势
学习目标
完成本单元后，您将能够：
- 总结您的代表如何依赖 Microsoft® Outlook® 和 Salesforce 来处理潜在客户和交易。
- 认识到您的销售代表在两个应用程序中输入销售数据时所经历的冗余。
- 描述集成 Salesforce 和 Outlook 如何帮助您的代表提高工作效率。
提高销售代表的工作效率
您的销售代表使用 Outlook。他们也使用 Salesforce。他们现在是不是应该同时使用 Outlook 和 Salesforce？据 McKinsey & Company 称，销售代表一天中 28% 的时间都花在电子邮件和日历上。就职于新兴太阳能公司 Ursa Major Solar 的销售代表 Erin Donaghue 和 Lance Park 就是这种情况。对于他们来说，将 Salesforce 数据带到他们花费大量时间的地方非常重要。
当您集成 Outlook 和 Salesforce 时，您可以帮助您的代表减少输入数据和在两个应用程序之间切换的时间。您还可以帮助销售团队跟踪与 Salesforce 记录相关的重要电子邮件对话。这些好处可以帮助您的销售代表：
- 消除他们在两个应用程序中进行冗余数据输入所花费的时间。
- 在一个位置访问重要的 Outlook 电子邮件和相关 Salesforce 记录，从而更轻松地与潜在客户和现有客户进行有针对性的、有意义的电子邮件通信。
- 将重心放在最重要的事情上：销售！
销售代表为什么使用 Outlook
您的销售代表已经在花时间使用 Outlook。以下是他们会用它做的事。
| 代表们做的事 | 为什么？ |
|---|---|
| 发送电子邮件 | 电子邮件是与潜在客户互动并维持关系的一种简单有效的方式。 |
| 维护联系人 | Outlook 中的联系人可作为销售代表的虚拟 Rolodex 名片文件。 |
| 安排会议和预约 | 代表们严重依赖他们的日历来进行日程规划和安排重要事件。 |
销售代表为什么使用 Salesforce
Ursa Major 之所以购买 Salesforce 是因为它是一个强大的销售工具。向他们致敬！他们的代表使用 Salesforce 来跟踪有关潜在客户和交易的信息。但让我们仔细看看销售团队将 Salesforce 作何用途。
| 代表们做的事 | 为什么？ |
|---|---|
| 维护潜在客户和联系人 | 您的代表将潜在客户和联系人与其他重要的 Salesforce 记录（例如客户和业务机会）相关联。 |
| 安排会议和预约 | 销售代表及其经理依赖 Salesforce 日历来记录与销售相关的会议和预约。 您的代表还将这些事件与其他重要的 Salesforce 记录相关联。 |
| 跟踪漏斗中的交易 | 销售人员使用 Salesforce 业务机会跟踪他们的交易，而您的销售团队则将这些业务机会与（您猜对了）其他重要的 Salesforce 记录相关联。 |
| 了解未结个案 | 销售中并非一切都一帆风顺。您的代表可以了解客户向您的公司登记的问题。在销售代表尝试销售任何产品之前，了解问题尤为重要！ |
为什么冗余是一个问题
为什么了解冗余很重要？因为您的销售代表在 Outlook 中执行的一些操作与在 Salesforce 中执行的操作是相同的。我们的 Ursa Major 销售代表 Erin 和 Lance 经常使用这两个应用程序来跟踪联系人、安排会议和预约以及跟踪任务。
让我们看看这种重复工作给您和您的销售代表带来了哪些问题。
- 语境切换以及在两个地方维护数据所损失的时间。光是语境切换就会让您的销售脱离销售模式，并将他们置于工具管理模式中。
- 数据输入错误的可能性更大。当您的代表既在 Outlook 又在 Salesforce 中输入数据时，出错的可能性就会增加。我们可以看到，当 Erin 在 Outlook 中输入联系人，然后又在 Salesforce 中输入时，她无意中犯了一个错误。这很不好。
与 Outlook 集成如何帮助您的销售代表
通过 Outlook 集成，销售代表可以通过 Outlook 执行更多操作。此外，如果您添加了 Einstein 活动捕获，销售代表可以避免繁忙的工作并专注于销售。以下简要介绍了您可以给销售代表带来哪些好处。
| Outlook 集成功能 | 为什么有用 |
|---|---|
| 在 Outlook 中查看并关联相关 Salesforce 内容 | 通过 Outlook 电子邮件，您的销售代表可以了解他们的销售对象的大致情况。以及最重要的：
|
| 在 Outlook 中访问 Salesforce 功能 | 销售代表无需离开 Outlook 就能执行以下操作：
|
| Einstein 活动捕获功能 | 为什么有用 |
|---|---|
| 同步联系人和事件 | 销售代表可以在最需要的时候访问最新的联系人和日程安排数据。随着数据输入的减少，数据输入错误也随之减少。您还可以同步系列中的所有事件。 |
| 查看相关 Salesforce 记录中的电子邮件和事件 | 当代表发送和接收电子邮件时，Einstein 活动捕获会自动将它们添加到相关客户、联系人、合同、潜在客户、业务机会和报价记录的活动时间线中。共享设置可让您决定还有谁可以查看相关电子邮件和事件，以便团队更好地合作。 |
| 获取关键的销售背景以及相关电子邮件 | Einstein 电子邮件见解为销售代表提供智能数据，帮助他们在正确的时间发送正确的回复。例如，当客户的电子邮件提及竞争对手时，销售代表会看到。然后，这名代表就可以立即与客户跟进。 |