使用“备注”和“文件”

学习目标

完成本单元后，您将能够：

创建增强备注并将其附加到多个记录中。
在 Salesforce Files 中查找您的所有文件。

通过增强备注工具加快记笔记

如果您和大多数人一样，您会依靠备注来让一切保持有序。有了 Lightning Experience 增强备注工具，您可以在任何地方更快速地记笔记并且效果也会更好。

备注

需要您的 Salesforce 管理员将增强备注工具打开。如果在您的组织中没有看到增强备注工具，请与管理员联系。

那么，我们所说的效果更好的备注是什么意思呢？让我们将 Salesforce Classic 中原有的备注工具与增强备注编辑器进行比较，您很快便会明白。这是一个经典版工具，它是从“备注和附件”相关列表中获得的。

Salesforce Classic 中的备注编辑器 Salesforce Classic 备注工具。这里没有太多功能。

或者您可能一直在使用 Salesforce Classic 中的增强备注工具。您依然会感到满意，因为 Lightning Experience 中的增强备注工具提供了更多选项，可以创建更丰富、更有意义的备注。

Lightning Experience 中的备注编辑器 Lightning Experience 中的增强备注编辑器。哇，这没有可比性。

无需担心，因为您的想法在输入时会自动保存。
为文本添加粗体和斜体格式，以突出重要细节并强化意义 (1)。
使用项目符号和步骤编号来组织信息 (2)。
通过嵌入图片或图像来增加清晰度和可记忆性 (3)。

更棒的是，您可以通过将备注与多个记录（如相关业务机会、客户和联系人）相关联，来增强重要信息的可见性和影响力 (4)。您甚至可以与群组或团队成员共享备注 (5)。

随时创建备注

在 Salesforce Classic 中，创建备注与记录上的“备注和附件”相关列表或摘要上的 Chatter 发布者相关。在 Lightning Experience 中，您可以从任何地方启动新备注。

正如我们刚刚所学的，您可以在“全局操作”菜单和实用工具栏中创建备注。您还可以在导航栏中看到“备注”项。我们稍后会讨论这个 Lightning Experience 选项。但是，如果您使用的应用包含了“备注”项，那么也可以在那里创建备注。

还可以轻松创建会与您正在处理的记录自动相关的备注。在记录的操作菜单中找到“新建备注”操作，或者使用“备注”相关列表上的“新建”按钮。

在记录上，可以从操作菜单或“备注”相关列表中创建备注。

当查看记录上的相关列表时，您可能会觉得自己看到了两个列表。

记录上访问备注的两个相关列表选项

不用担心，您的眼睛没出问题。增强备注和经典备注无法很好地共存。因此，您为某个记录创建的增强备注位于“备注”相关列表中。而您之前使用经典备注工具为该记录创建的任何备注都放在了“备注和附件”相关列表中。

新版备注主页

欢迎访问“备注”主页，这是仅在 Lightning Experience 中提供的功能之一。“备注”在导航栏中可获，它是您访问和管理您有权查看的全部备注的中心，无论这些备注是否与记录相关。

Lightning Experience 中的“备注”主页

该主页包括若干列表视图，可帮助您轻松查找特定备注，包括他人共享给您的那些。单击列表视图中的一个备注，进行阅读或更新。

您甚至可以调用早期版本的备注来查看更改的内容，或者恢复到早期版本。

管理文件

告别需要同时兼顾不同 Salesforce 文件管理系统中的内容的日子。在 Lightning Experience 中，Salesforce Files 把您的文件、文档和库集中到一个地方，使文件管理更方便。Lightning Experience 还将文件访问权限直接集成到您的业务流程中，这样您便可以从应用程序的任何地方直达所需的内容。让我们了解一下这种简化的方法如何使您受益。

您的文件中心

我们将从“文件”主页开始，它是您管理所有文件的一站式服务点。从导航栏上的“文件”项访问“文件”主页。

Lightning Experience 中的“文件”主页

访问您拥有或有权访问的所有文件。更改通过筛选器 (1) 看到的文件列表。
访问库和库中的文件 (2)。库是整理内容并与同事共享内容的一种方式。您还可以在库中创建文件夹，以便更好地整理内容。
搜索 (3) 文件。
将新文件上载到 Salesforce Files (4)，以便将它们附加到记录中，并与同事、群组或客户共享。支持所有文件类型，从 Microsoft® PowerPoint® 演示文稿和 Excel® 电子表格到 Adobe® PDF、图像和音视频文件。
从文件列表直接操作单个文件 (5)。
查看文件预览播放器中的文件 (6)。该播放器包含一些控件，可以下载、共享或删除当前的文件、上传文件的新版本、编辑文件详细信息、生成文件的公共链接，以及切换到全屏模式进行演示。

管理记录上的文件

需要将一些文件附加到业务机会、客户或其他记录上？不要再使用熟悉的“备注和附件”相关列表了。请选择“文件”相关列表。

Lightning Experience 中的“文件”相关列表

使用“文件”相关列表将文件附加到记录上有两种选择。

如果文件保存在您的计算机上，请快速将其上传。只需将文件拖到（或一次拖动多个文件）记录上的“文件”相关列表卡上！上传后的文件会自动添加到 Salesforce Files 中，您可以从 Lightning Experience 中的任何地方访问它，而不仅仅是眼前的这条记录。
“文件”相关列表还为您打开了通往 Salesforce Files 中您有权访问的所有文件的大门，包括库中的文件以及 Google Drive 或 Box 等外部存储库中的文件。要附加 Salesforce Files 中的文件，请单击“文件”相关列表中的添加文件。

对于通过“文件”相关列表附加到记录中的每个文件，您可以快速利用 Salesforce Files 的所有丰富功能。比如，上传文件的新版本、编辑文件详细信息，或与别人、群组和库共享文件。单击“文件”相关列表卡中的查看所有以查看完整的相关列表。

您可以对“文件”相关列表中的文件执行的操作

要了解有关文件访问权限、文件隐私设置和文件大小限制的更多信息，请参阅 Salesforce 帮助中的上传和共享文件。

为了方便进行内容协作，Salesforce Files 将文件共享机会嵌入您组织的整个工作流程。您可以从“文件”主页、“文件”相关列表、文件预览播放器、文件记录详细信息页面以及 Chatter 摘要访问共享选项。

可以轻松与合适的受众共享您的文件。让我们来看一些示例。

特定人员或群组 如果共享操作可用于某个文件，则可以指定能够查看该文件的人员或群组。为每个人或群组分配文件查看者或协作者权限。查看者可以查看、下载和转发共享文件（如果该文件允许转发）。协作者可以执行上述所有操作，外加更改文件权限、编辑文件、上传新版本。
更广泛的受众或记录 将文件附加到主 Chatter 摘要的帖子或评论中或者记录上的摘要中。
客户或公司以外的人员 如果“公用链接”操作可用，则可以安全地与外部受众共享文件。公用链接是您可以安全地发送给公司外部（或内部）收件人的加密 URL，包括潜在客户、客户、合作伙伴和同事。接收者可以查看和下载文件但不能是协作者。您可以随时删除链接，这时它不再提供该文件的访问权限。

其他内容类型的注意事项

Lightning Experience 不完全支持或不支持 Salesforce Classic 中部分更旧的文件类型。如果您使用这些功能中的任何一个，以下是一些需要记住的事项。

附件记录上的附件在 Salesforce Files 或“文件”相关列表不是自动可用的，因为附件实际上不是文件。您的管理员可以选择将附件转换为 Salesforce Files。但与此同时，您可以继续从“备注和附件”相关列表中查看和下载现有附件。您无法在 Lightning Experience 中创建新附件。
Lightning Experience 没有保留文档选项卡。如果您的文档中包含需要在 Lightning Experience 中访问的文件，我们建议您将它们下载下来，然后再上传到“文件”主页中的资产库。例外情况是电子邮件模板中用作附件的文档。这些文件暂时需要保留在文档中。
Salesforce CRM Content 库中的文件夹和文件在 Lightning Experience 的 Salesforce Files 中可用。您可以跟其他文件一样共享和操作它们。但目前存在一些限制，包括：
- 您可能需要切换到 Salesforce Classic 来创建或管理库，具体取决于您的组织的设置。如果您没有此选项，请与 Salesforce 管理员联系。
- 内容递送在 Lightning Experience 中不可用，但是支持链接共享。