管理您的任务、事件和电子邮件

学习目标

完成本单元后，您将能够：

• 回看活动历史记录，根据活动时间线了解接下来有哪些活动。
  
• 更新任务。
  
• 高效处理日历事件。
  
• 在 Lightning Experience 中找到可以发送电子邮件的两个地方。
  

活动时间线

当您查看 Salesforce Classic 中的记录（如联系人或业务机会）时，您可以使用“未处理活动”和“活动历史记录”相关列表来掌握活动的最新动态。

在 Lightning Experience 中，这些列表中的详情以更智能的方式出现在活动时间线上。

它就像一个活动控制中心，可在此处理与所涉记录相关的所有内容。不再需要前往不同的相关列表来获取概览，现在一切内容都放在了一个地方，直接到您关注的记录中去找吧。

并且这是 Lightning Experience 的专属功能，尽情使用吧！

简要重述最新活动

您的同事不在办公室，在他回来之前您要帮着应对其客户。当客户打来电话时，您如何了解正在发生的事情？

或者，不在办公室的那个人可能是您。现在您回来了，需要弄清楚在您离开之时发生了些什么。

无论哪种情况，活动时间线都是您最好的帮手。

让我们来看看有助于您了解在这个客户身上发生了些什么的几个方法。

这里您注意到的第一个东西是，活动时间线按“即将到来和逾期”(1)和“过去数月”(2)进行划分，所以您可以看到计划中的和已经发生的活动。您可以通过单击按钮 (3) 来展开和关闭某一个月。

如果您需要详细了解某个活动，请单击该活动左侧的展开按钮 (4)，并且完成后可再次单击该按钮将其关闭。或者，单击全部展开 (5) 以查看所有活动的详细信息。

点击查看更多 (6) 以查看接下来的活动。

查找最重要的活动

如果您接触一个客户、业务机会或其他记录的时间已经很长了，那么活动时间线中可能会有多种不同的活动。如何才能找到您需要的活动详情呢？

使用设置中的筛选器缩小搜索范围。按活动类型和日期范围进行筛选后，您很快便能找到关键的详细信息。

活动时间线的更多功能

在活动时间线中，您可以做太多事情了。

查看列表时，可以更新活动。在活动行中，单击下拉箭头，将显示编辑选项。

或者，在完成一项任务后，单击复选框以将其标记为完成。

探索 Lightning Experience 后您便能知悉使用活动时间线的多种方法。

任务和任务列表

除了主页上的“我的任务”列表之外，Salesforce Classic 中没有“任务”选项卡。

但是有时候您希望查看整个待办事项列表，而不仅仅是与特定联系人或客户相关的待办事项。而且，如果您可以从任何页面直接跳转到任务列表，而不需要导航到主页的话，那不是很方便吗？

这时 Lightning Experience 任务页面就派上用场了。

这是一个易于使用的一站式服务点，用于创建任务和管理已有的内容。在 Lightning Experience 主页上，单击任务选项卡，或单击“今天的事件”列表中的查看所有。

保持待办事项最新

任务列表的另一个便利之处在于，当您看到左侧的列表时，无论您选择哪项任务，详细信息都会在右侧展开。

单击左侧的任务，然后在右侧查看信息。

Lightning Experience 在详细信息视图中包括几个快速操作——只需单击下拉列表即可高效地更新任务。您可以更改状态、更改优先级，也可以进行编辑和删除。

或者，单击标记完成以将任务标记为完成。您也可以在任何列表视图中将任务标记为完成。当然，任务也会显示在您正在查看的记录的活动时间线中，您也可以在那里进行编辑。

日历

Salesforce Classic 包括一个日历，具备预约提醒功能。

但 Lightning Experience 中的日历功能更为先进，可帮助您提升工作效率。

这里您注意到的第一个东西是日历选项卡，它使您可以轻松进入时间表。

创建一个事件也是简单又快捷。单击新建事件或单击事件开始的日期和时间，然后将光标拖动到事件结束的时间。此时将显示“新建事件”对话框，其中开始时间和结束时间已正确填写。输入事件详细信息，然后单击保存。

想要专注于即将到来的日程或者在小型笔记本电脑屏幕上整理事物吗？单击 以隐藏日历中的侧面板。如果您希望侧面板再次出现，可再次单击该按钮。

查看其他日历

Lightning Experience 中一个特别有用的功能是，您可以将您的日历分享出去，并通过您的日历查看同事与您共享的日历。 

此外，您还可以使用用户列表同时添加多个日历。如果您在“添加日历”对话框中发现用户列表没有作为搜索类别，请向管理员咨询设置用户列表日历的事宜。

共享日历便于查看事件重叠的时间。例如，您可以知晓同事什么时候会很忙，以确保她能参加由您安排的为期一天的活动。

当同事查看您的日历时，您可以通过更改默认访问权限级别来控制他们能够看到的详细信息。要让特定同事看见更多或更少有关日程安排的详细信息，请单击“我的事件”日历旁边的 ，然后选择 Share Calendar（共享日历）。从与他人共享下拉列表中选择同事的姓名，然后从访问权限下拉列表中选择访问权限级别。完成更改后，单击共享。

请记住，您的管理员可对每个人能够共享给他人的详细信息加以限制。此外，具备“查看所有数据”权限的管理员可以查看用户日历，即使这些日历并没有被共享。

如果您只想关注一个日历，请单击其他日历的彩色方块以停止查看。再次单击方块可使日历重新显示出来。

将 Salesforce 数据视作日历上的日期

使用日历的一种便利方法是将 Salesforce 数据视作日历上的事件。此屏幕截图展示的是您的日历上显示的业务机会结束日期。

这很容易做到——只需为您感兴趣的数据创建一个日历即可。

选择要在日历上看到的对象，然后选择表示要跟踪的数据的日期字段，如等待待处理结束日期。

现在，您可以鸟瞰接下来的活动。查看屏幕截图，看起来接下来的一周为了完成交易您会很忙碌。现在，您可以相应地进行计划并重新安排一些会议，或者只是为了“始终达成交易”而专门抽出一些时间。

日历的实际操作

如果说图片胜过千言万语，那么观看视频则更有用。因此，这里提供了一个关于在 Lightning Experience 中使用日历的快速教程。

电子邮件

尽管现在有很多沟通方式，但您的客户仍然喜欢使用电子邮件，您也是如此。

从任何地方发送电子邮件

在 Salesforce Classic 中，您通常从 HTML 电子邮件状态相关列表中创建和发送电子邮件。

您也可以在此查看已经发送的内容。

Lightning Experience 为您提供了创建和发送电子邮件的多个选项记录上的“活动设计器”和“全局操作”菜单可能是您使用最多的选项。

正如您在电子邮件设计器屏幕截图中所看到的，就像 Salesforce Classic 一样，当您从记录中发送电子邮件时，收件人地址会自动填写。如果个人客户有电子邮件地址，则也会自动填写，但仅限在 Lightning Experience 中。

设想一下，您刚刚想起来需要给一位联系人发一封感谢信。单击电子邮件快速操作以打开电子邮件设计器（无需先打开正确的记录），然后填写详细信息。记得更新“收件人”字段，以免发错人！您将在收件人活动时间线上看到该电子邮件。

Lightning Experience 中的电子邮件功能

电子邮件设计器提供的几个功能可以使您的电子邮件更加强大。

这里您注意到的第一个东西是，您可以将电子邮件与另一个记录关联起来，比如您正在参与的业务机会。

然后，当您查看业务机会时，您会在活动时间线的上下文中看到该电子邮件。

您还可以在电子邮件设计器中执行更多操作：添加附件、插入合并字段、插入或创建模板、在发送电子邮件之前进行预览、删除电子邮件中的内容并重新开始，以及扩展电子邮件设计器以获得更多空间。

发送电子邮件至群组

您已经学会使用群组电子邮件（在 Salesforce Classic 中称为批量电子邮件）一次联系多个客户。

在 Lightning Experience 中，您也可以通过“列表电子邮件”功能对联系人和潜在客户执行同样的操作。在 Lightning Experience 中，您可以从保存的列表视图开始，在该视图中，已经根据您的列表筛选出了一组收件人。

列表电子邮件可以包括模板和合并字段，以及附件 (2)，旨在提高效率。在单击发送之前，请确保选中“预览”选项卡以确认收件人和任何合并字段以您希望的方式显示 (1)。

向一个群组发送电子邮件可以大大提高外联工作效率。

电子邮件模板

Lightning Experience 包括两种您可以创建的新的电子邮件模板类型。使用 Lightning 模板，包括您可以在电子邮件模板生成器中创建的模板，享受丰富的文本支持以及文件预览和共享功能带来的便利。将电子邮件附件作为链接发送即可。并且保持这些模板最新是很容易做到的。

但是，如果您需要信头、自定义 HTML 或 Visualforce 模板，则在 Lightning 模板提供这些功能之前，您要继续使用 Classic 模板。

您可以在 Lightning Experience 中轻松访问现有的 Classic 文本、自定义 HTML 和信头电子邮件模板。您只需在 Salesforce Classic 中进行编辑即可。选择模板时，请从下拉列表中选择 All Classic Templates（所有 Classic 模板）。

列表电子邮件和电子邮件模板的实际操作

最后，让我们看看列表电子邮件和电子邮件模板的实际操作。此视频展示了如何向群组发送个性化电子邮件。

资源

• 帮助：键盘快捷方式
• Trailhead：销售工作效率，请查看“帮助您的代表使用活动”单元
• 帮助：活动时间线
• Salesforce 视频：利用任务提高销售工作效率
• 帮助：任务
• 帮助：Lightning Experience 中的日历视图
• 帮助：在 Lightning Experience 中使用日历来跟踪和可视化 Salesforce 对象中的日期
• 帮助：通过 Salesforce 发送电子邮件