Usar regras de compartilhamento para usuários externos

Regras de compartilhamento para usuários externos

O que vem a seguir em nossa aventura de compartilhamento? Regras de compartilhamento, claro.

As regras de compartilhamento funcionam da mesma maneira para usuários internos e usuários externos e, nesta etapa, veremos como usá-las com usuários parceiros.

Vejamos o que as regras de compartilhamento fazem neste vídeo.

As regras de compartilhamento concedem acesso adicional a registros dependendo do objeto, independentemente de onde os usuários estão na hierarquia de papéis.

Você pode criar regras de compartilhamento com base no proprietário ou em critérios. Você até pode configurar regras de compartilhamento especificamente para guest users em seu portal ou site.

As regras de compartilhamento baseadas no proprietário permitem compartilhar registros entre grupos de usuários; já as regras de compartilhamento baseadas em critérios se aplicam quando determinados critérios são atendidos.

O Salesforce cria e mantém os grupos específicos de site abaixo.

  • Papéis do portal
  • Papel e subordinados do portal
  • Papéis, de subordinados internos e do portal
  • Grupos públicos Todos os usuários do portal de clientes e Todos os usuários parceiros
  • E se você tiver programas de canal e níveis configurados, terá os grupos Programas de canal e Níveis

Também é possível configurar seus próprios grupos públicos para fins de compartilhamento.

Vamos ver como a Ursa Major usa regras de compartilhamento para abrir a visibilidade dos registros entre usuários parceiros.

Regra de compartilhamento usando um papel de conta

Os usuários parceiros da Ursa Major se encaixam em duas categorias: distribuidores e revendedores. Às vezes, usuários parceiros de contas diferentes precisam ver registros um do outro. Por exemplo, gerentes parceiros na conta Express Logistics and Transport precisam ter acesso de leitura e gravação a oportunidades pertencentes a todos os usuários parceiros da Edge Communications.

Vamos acompanhar Maria, a administradora da Ursa Major, enquanto ela configura uma regra de compartilhamento que usa os papéis de conta configurados na etapa anterior.
  1. Em Setup (Configuração), insira Sharing (Compartilhamento) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Sharing Settings (Configurações de compartilhamento).
  2. Clique em New (Novo), em Opportunity Sharing Rules (Regras de compartilhamento da oportunidade) e insira as informações a seguir.
    1. Rótulo: Compartilhar oportunidades da Edge
    2. Nome da regra: [preenchimento automático]
    3. Tipo de regra: Com base no proprietário do registro
    4. Selecione quais registros serão compartilhados: Papéis e subordinados do portal: Gerente parceiro da Edge Communications
    5. Selecione os usuários com os quais compartilhar: Papéis do portal: Gerente parceiro da Express Logistics and Transport
    6. Selecione o nível de acesso para os usuários: Leitura/Gravação
  3. Clique em Save (Salvar).

Viu o que você fez? Demos acesso de leitura e gravação a todas as oportunidades pertencentes a gerentes parceiros e subordinados da Edge Communications (ou seja, usuários parceiros) para gerentes parceiros da Express Logistics and Transport.

Com regras de compartilhamento, você também pode dar acesso a registros pertencentes a usuários internos do Salesforce para usuários externos que tenham licenças de Comunidade de parceiros e de Comunidade de clientes Plus, e vice-versa.

Agora vamos ver como podemos compartilhar registros com um grupo público composto de usuários parceiros.

Regra de compartilhamento baseada em critérios usando um grupo público

Vamos tornar as coisas mais interessantes (leia-se: complicadas e divertidas!). A Ursa Major quer que os gerentes parceiros estejam cientes das contas de energia de alta prioridade. Ela também quer que o diretor de vendas de canal conheça essas contas.

Como Maria pode fazer isso? Primeiro, ela precisa criar um grupo público que inclua gerentes nas contas de parceiro, assim como o diretor de vendas de canal. Observe que ela está criando um grupo público que inclui tanto papéis externos quanto internos.

  1. Em Setup (Configuração), insira Public Groups (Grupos públicos) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Public Groups (Grupos públicos).
  2. Clique em New (Novo)e insira as informações abaixo.
    1. Rótulo: Gerentes parceiros e diretor de canal
    2. Nome do grupo: [preenchimento automático]
    3. Pesquise Roles (Papéis) de Vendas de canal e mude Role (Papel): Director, Channel Sales (diretor, vendas de canal) para Selected Members (Membros selecionados)
    4. Pesquise Gerente em Portal Roles (Papéis do portal) e mude Portal Role (Papel do portal): Edge Communications Partner Manager (gerente parceiro da Edge Communications) e Portal Role (Papel do portal): Express Logistics and Transport Partner Manager (gerente parceiro da Express Logistics and Transport) para Selected Members (Membros selecionados)
  3. Clique em Save (Salvar).

Agora, Maria precisa criar uma regra de compartilhamento que atenda aos critérios indicados.

  1. Em Setup (Configuração), insira Sharing (Compartilhamento) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Sharing Settings (Configurações de compartilhamento).
  2. Clique em Novo, em Regras de compartilhamento da conta e insira as informações a seguir.
    1. Rótulo: Contas de energia de alta prioridade
    2. Nome da regra: [preenchimento automático]
    3. Tipo de regra: Com base em critérios
    4. Selecione quais registros serão compartilhados: Critérios
    5. Campo: Industry (Setor) é igual a Energy (Energia) E Field (Campo): Customer Priority (Prioridade do cliente) é igual a High (Alta)
    6. Selecione os usuários com os quais compartilhar: Grupos públicos: Gerentes parceiros e diretor de canal
    7. Selecione o nível de acesso para os usuários:
    8. Acesso ao contrato e à conta padrão: Somente leitura
    9. Acesso à oportunidade: Privado
    10. Acesso ao caso: Privado
  3. Clique em Save (Salvar).

E aqui está. Você deu acesso a contas que eram proibidas para todo um grupo de usuários. Vamos em frente!

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