Usar regras de compartilhamento para usuários externos

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Deseja acompanhar um especialista enquanto trabalha nesta etapa? Veja este vídeo que faz parte da série Trail Together. Este clipe começa na marca dos 38:04 minutos, caso você queira retroceder e ver o início da etapa novamente.

Regras de compartilhamento para usuários externos

As regras de compartilhamento funcionam da mesma forma para usuários externos e internos. Nesta etapa, você verá como usar regras de compartilhamento para usuários parceiros.

Assista a este vídeo para ter uma visão geral do que as regras de compartilhamento fazem.

As regras de compartilhamento concedem acesso adicional a registros dependendo do objeto, independentemente de onde os usuários estão na hierarquia de papéis. Você pode criar regras de compartilhamento com base no proprietário ou em critérios. Você até pode configurar regras de compartilhamento especificamente para usuários convidados em seu portal ou site.

As regras de compartilhamento baseadas em proprietário permitem compartilhar registros entre grupos de usuários. As regras de compartilhamento baseadas em critérios se aplicam quando determinados critérios são atendidos. O Salesforce cria e mantém esses grupos de usuário específicos de site.

• Papéis do portal
  
• Papel e subordinados do portal
  
• Papéis, de subordinados internos e do portal
  
• Grupos públicos Todos os usuários do portal de clientes e Todos os usuários parceiros
  
• E se você tiver programas de canal e níveis configurados, terá os grupos Programas de canal e Níveis
  

Também é possível configurar seus próprios grupos públicos para fins de compartilhamento.

Os grupos públicos Todos os usuários do portal de clientes e Todos os usuários parceiros não existem em organizações de produção criadas após a versão Summer '20. No entanto, ainda é possível ver esses grupos públicos até mesmo em organizações do Trailhead Playground recém-criadas.

Vamos ver como a Ursa Major usa regras de compartilhamento para abrir a visibilidade dos registros entre usuários parceiros.

Regras de compartilhamento usando um papel de conta

Os usuários parceiros da Ursa Major se encaixam em duas categorias: distribuidores e revendedores. Às vezes, os usuários parceiros de contas diferentes precisam ver registros uns dos outros. Por exemplo, gerentes parceiros na conta Express Logistics and Transport precisam ter acesso de leitura e gravação a oportunidades pertencentes a todos os usuários parceiros da Edge Communications.

Vamos acompanhar Maria, a administradora da Ursa Major, enquanto ela configura uma regra de compartilhamento que usa os papéis de conta configurados na etapa anterior.

1. Em Configuração, insira Sharing (Configurações) na caixa Busca rápida e selecione Configurações de compartilhamento.
   
2. Em Opportunity Sharing Rules (Regras de compartilhamento de oportunidade), clique em New (Novo) e insira estas informações.
   

• Label (Rótulo): Share Edge Opportunities (Compartilhar oportunidades da Edge)
• Nome da regra: [preenchimento automático]
  
• Tipo de regra: Com base no proprietário do registro
  
• Selecione quais registros serão compartilhados: Papéis e subordinados do portal:
  
• Selecione os usuários com os quais compartilhar: Papéis do portal:
  
• Selecione o nível de acesso para os usuários: Leitura/Gravação
  

3. Clique em Save (Salvar) e em OK.
   

Viu o que você fez? Você deu acesso de leitura e gravação a todas as oportunidades pertencentes a gerentes parceiros e subordinados da Edge Communications (ou seja, usuários parceiros) para gerentes parceiros da Express Logistics and Transport.

Com regras de compartilhamento, você também pode dar acesso a registros pertencentes a usuários internos do Salesforce para usuários externos que tenham licenças de Comunidade de parceiros e de Comunidade de clientes Plus, e vice-versa.

Agora vamos ver como podemos compartilhar registros com um grupo público composto de usuários parceiros.

Regras de compartilhamento baseadas em critérios usando um grupo público

A Ursa Major quer que os gerentes parceiros estejam cientes das contas de energia de alta prioridade. Ela também quer que o diretor de vendas de canal conheça essas contas.

Como Maria pode fazer isso? Primeiro, ela precisa criar um grupo público que inclua gerentes nas contas de parceiro, assim como o diretor de vendas de canal. Observe que ela está criando um grupo público que inclui tanto papéis externos quanto internos.

1. Em Configuração, insira Public Groups (Grupos públicos) na caixa Busca rápida e selecione Grupos públicos.
   
2. Clique em New (Novo) e insira estas informações.
   

• Label (Rótulo): Partner Managers and Channel Director (Gerentes parceiros e diretor de canal)
• Nome do grupo: [preenchimento automático]
  
• Pesquise Roles (Funções) de Channel Sales (Vendas de canal) e mova Role: Director, Channel Sales (Função: Diretor, Vendas de canal) para Selected Members (Membros selecionados)
  
• Pesquise Portal Roles (Funcões do portal) de Manager (Gerente) e mova Portal Role: Edge Communications Partner Manager (Função do portal: Gerente parceiro da Edge Communications) e Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager (Função do portal: Gerente parceiro da Express Logistics and Transport) para Selected Members (Membros selecionados)
  

3. Clique em Save (Salvar).
   

Agora, Maria precisa criar uma regra de compartilhamento que atenda aos critérios indicados.

1. Em Configuração, insira Sharing (Configurações) na caixa Busca rápida e selecione Configurações de compartilhamento.
   
2. Em Account Sharing Rules (Regras de compartilhamento da conta), clique em New (Novo) e insira estas informações.
   

• Label (Rótulo): High Priority Energy Accounts (Contas de energia de alta prioridade)
• Nome da regra: [preenchimento automático]
  
• Tipo de regra: Com base em critérios
  
• Selecione quais registros serão compartilhados: Critérios
  
  • Campo:
    
• Selecione os usuários com os quais compartilhar: Grupos públicos:
  
• Selecione o nível de acesso para os usuários:
  
  • Acesso ao contrato e à conta padrão: Somente leitura
    
  • Acesso à oportunidade: Privado
    
  • Acesso ao caso: Privado
    

3. Clique em Save (Salvar) e em OK.
   

E aqui está. Você deu acesso a contas que eram proibidas para todo um grupo de usuários. Vamos em frente!

Recursos

Ajuda do Salesforce: Sharing Rules

Série de vídeos: Who Sees What in Experience Cloud (Quem vê o quê no Experience Cloud)