Compartilhar dados usando um relacionamento de conta

Maria ainda não terminou de configurar as necessidades do processo comercial para os parceiros da Ursa Major. Ela percebeu que precisa de um controle mais granular das informações que compartilha entre as contas dos parceiros e decidiu usar os relacionamentos de conta para atender às necessidades dos negócios.

Os relacionamentos de conta são ótimos quando você precisa configurar um relacionamento comercial entre duas contas de parceiros. Digamos que, para conseguir auxiliar um grupo de clientes, um dos seus distribuidores precisa de acesso a um subconjunto de contas de clientes, cujo proprietário é o revendedor dele. Ou que você tem um distribuidor que precisa colaborar com um revendedor em negociações específicas.

Ou que você está pensando em usar o compartilhamento do Apex para o compartilhamento da conta a conta.

Esses são exemplos perfeitos para o recurso de relacionamento de conta.

O caso de uso de Maria vem diretamente da gerente de conta de canal da Ursa Major, Maya Pasqua. Maya quer que os usuários parceiros da Express Logistics and Transport vejam todas as oportunidades associadas à conta de revendedor da Pyramid Construction.

Antes de resolver esse caso de uso, vamos fazer alguns preparativos para garantir que as oportunidades da Pyramid Construction ainda não estão visíveis para os usuários parceiros da Express Logistics and Transport.

Para isso, temos que converter a conta da Pyramid Construction em conta de parceiro e mudar o proprietário da oportunidade da Pyramid Construction para um usuário parceiro da conta.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
2. Selecione o modo de exibição de lista Todas as contas.
3. Clique em Pyramid Construction.
4. Clique no menu suspenso para ver todas as ações rápidas disponíveis para a página.
5. Clique em Enable as Partner (Ativar como parceiro).
6. Na caixa de diálogo de confirmação, selecione Ativar como parceiro.
7. Clique em Pat Stumuller na lista relacionada de contatos.
8. No menu suspenso, selecione Enable Partner User (Ativar usuário parceiro).
9. Altere os itens a seguir na página de detalhes Novo usuário.
   1. Email: [insira seu endereço de email para você poder receber informações de login para usuários recém-criados.]
   2. Nome de usuário: [nome de usuário exclusivo em formato de email]
   3. Licença de usuário: Comunidade de parceiros
   4. Perfil: Partner Community User (Usuário de comunidade de parceiros)  A melhor prática neste caso seria clonar o perfil de Partner Community User (Usuário de comunidade de parceiros) e verificar minuciosamente todas as permissões de usuário para assegurar que todas as configurações estão definidas como desejado.
   5. Papel (se solicitado): Usuário parceiro da Pyramid Construction Inc.
   6. Desmarque Salesforce CRM Content User (Usuário do Salesforce CRM Content).
   7. Desmarque Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Receber alertas por email do Salesforce CRM Content).
   8. Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
10. Clique em Save (Salvar).
11. Retorne à conta da Pyramid Construction.
12. Clique na oportunidade Pyramid Emergency Generators (Geradores de emergência da Pyramid) e clique em Change Owner (Alterar proprietário) no menu suspenso.
13. Altere o usuário de você mesmo para Pat Stumuller.
14. Clique em Enviar.

Agora, faça login no portal do parceiro como Barbara Levy para descobrir se você consegue ver qualquer oportunidade da Pyramid Construction.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Contacts (Contatos).
2. Selecione Barbara Levy.
3. No menu suspenso, selecione Log in to Community as User (Efetuar login na comunidade como usuário).
4. No portal, selecione Sales (Vendas) | Opportunities (Oportunidades) no menu de navegação.

Consegue ver alguma oportunidade da Pyramid Construction? Tomara que não! Lembre-se, os padrões externos de oportunidade para toda a organização foram definidos como privados; então, não deve ser possível ver oportunidades da Pyramid Construction aqui.

Vejamos como Maria concede acesso às oportunidades, cuja propriedade é da Pyramid Construction, para os usuários da Express Logistics and Transport (entre eles, Barbara Levy).

Primeiro, ela precisa ativar o recurso de relacionamento de conta na própria organização.

1. Em Salesforce Setup (Configuração do Salesforce), insira Communities (Comunidades) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Communities Settings (Configurações das comunidades).
2. Assinale a caixa de seleção próxima a Enable Account Relationships (Ativar relacionamentos da conta).
3. Clique em Save (Salvar).

Importante

Quando você ativar os relacionamentos de conta em sua organização, não será possível desativar esse recurso.

Depois de ativar os relacionamentos de conta, você terá um novo objeto (Account Relationships (Relacionamentos de conta)) disponível em sua organização e poderá configurar regras de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta.

Nota

Apenas uma regra de compartilhamento pode conter os mesmos valores nos campos Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) e Object Type (Tipo de objeto). Por exemplo, você pode ter apenas uma regra de compartilhamento que combine o valor do campo Object Type (Tipo de objeto) Lead.OwnerId e o valor do campo Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) “Distributor” (Distribuidor).

Agora, Maria precisa adicionar listas relacionadas ao relacionamento de conta ao layout da página da conta. Por que isso é necessário? Porque depois de configurar a regra de compartilhamento de dados do relacionamento de conta, qualquer usuário interno pode usar listas relacionadas para criar relacionamentos empresariais para o acesso a dados.

Então, o que essa regra nova faz? A regra de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta identifica o tipo de relacionamento da conta, o tipo de informação que você quer compartilhar e o nível de acesso aos registros. O tipo de relacionamento da conta talvez seja a parte mais importante dessa equação, pois é ele que relaciona a regra de compartilhamento com o relacionamento da conta (que vamos configurar daqui a pouco). Sua organização vem equipada com vários tipos de relacionamento da conta, mas é possível acrescentar outros tipos, caso sua empresa precise.

Agora que Maria associou uma lógica de compartilhamento ao relacionamento de Distribuidor, ela precisa definir os relacionamentos específicos ao distribuidor/revendedor.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
2. Selecione Express Logistics and Transport.
3. Clique em New (Novo) na lista relacionada Account Relationships (Relacionamentos de conta): Account From (Conta de origem).
4. Insira as seguintes informações:
   1. Nome: Compartilhar oportunidades com a Express
   2. Conta de origem: Express Logistics and Transport
   3. Conta de destino: Pyramid Construction
   4. Tipo de relacionamento da conta: Distribuidor
   5. Clique em Save (Salvar).

Nos relacionamentos de conta, a conta de origem é aquela que recebe acesso aos dados e a conta de destino é a conta que concede acesso aos respectivos dados. E, como mencionamos antes, é o campo Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) que liga todos os pontos na organização.

Agora, vamos fazer login no portal novamente como Barbara Levy e ver quais oportunidades ela vê.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Contacts (Contatos).
2. Selecione Barbara Levy.
3. No menu suspenso, selecione Log in to Community as User (Efetuar login na comunidade como usuário).
4. No portal, selecione Sales (Vendas) | Opportunities (Oportunidades) no menu de navegação.

Consegue ver a oportunidade da Pyramid Construction? É a mágica do compartilhamento!

Alguns pontos a observar: Pedimos para você alterar o proprietário da oportunidade mais cedo nesta etapa para mostrar que é possível compartilhar a oportunidade, independentemente do proprietário. Mesmo que Maria, a administradora, seja quem configura o relacionamento de conta para essa conta, qualquer usuário do Salesforce com as permissões certas pode configurar facilmente os relacionamentos entre as contas num piscar de olhos. Isso permite um compartilhamento muito granular de dados que seus usuários de negócios podem controlar sem ter que pedir ajuda do administrador para configurar as regras de compartilhamento.

Veja como Maria (e você) atendeu aos requisitos iniciais:

Parabéns, seu gênio do compartilhamento! Agora siga em frente e use todo o seu conhecimento acumulado para compartilhar registros com os usuários externos que precisem vê-los.