Usar compartilhamento específico de comunidade

Como compartilhar registros com portais e comunidades de alto volume

Até agora, usamos, para nossos parceiros, vários recursos de compartilhamento disponíveis para todos os usuários do Salesforce. No entanto, existem recursos de compartilhamento específicos disponíveis somente para usuários externos. Vamos começar com os conjuntos de compartilhamento.

Vamos dar uma olhada rápida a um vídeo que descreve o modo como funciona o compartilhamento específico de comunidade.

Criamos conjuntos de compartilhamento especificamente para portais e comunidades de alto volume para facilitar a visualização de registros que precisem ser acessados por um grande número de usuários externos. O compartilhamento define perfis de uso para dar acesso de registro a um grupo de usuários, diferentemente de regras de compartilhamento, que usam papéis e grupos públicos.

O mecanismo de compartilhamento usado nos conjuntos de compartilhamento se chama mapeamento de acesso. Um conjunto de compartilhamento é basicamente um contêiner de mapeamentos de acesso.

Um mapeamento de acesso pode ser definido de duas maneiras.
  • Usando uma pesquisa direta no registro que você deseja compartilhar, por exemplo, uma conta associada a um caso.
  • Usando uma pesquisa indireta no registro que você deseja compartilhar, por exemplo, a conta associada a um ativo que está associado a um caso.

Vamos ver esses conjuntos de compartilhamento e mapeamentos de acesso na prática.

Como trabalhar com conjuntos de compartilhamento

Além de configurar um portal do parceiro, a Ursa Major tem planos de configurar uma central de ajuda voltada para o cliente futuramente. Ela planeja ter muitos milhares de membros nos próximos anos.

Grande parte da central de ajuda será a criação de casos: os clientes poderão criar casos para eventuais problemas que estejam encontrando em seus sistemas de painel solar.

Como você deve lembrar, em uma etapa anterior definimos o padrão externo para toda a organização como privado nos casos. Isso significa que todos os proprietários de casos só poderão ver seus próprios casos.

Mas a Ursa Major deseja dar aos usuários clientes que fazem parte de uma mesma conta acesso a todos os casos da conta. Para compartilhar dados de caso, Maria cria um conjunto de compartilhamento com mapeamento de acesso no objeto do caso. O mapeamento de acesso concede acesso de leitura a registros de caso quando a conta do usuário corresponde à conta do caso. Como consequência, os usuários de uma mesma conta podem ver os casos uns dos outros.

Vamos acompanhar Maria enquanto ela faz essa mágica.
  1. Em Setup (Configuração), insira Communities Settings (Configurações da comunidade) na caixa Find Box (Busca rápida) e selecione Communities Settings (Configurações da comunidade).
  2. Na lista relacionada de conjuntos de compartilhamento, clique em New (Novo).
    1. Rótulo: Compartilhar casos dos clientes
    2. Nome do conjunto de compartilhamento: [preenchimento automático]
  3. Selecione o perfil Customer Community User (Usuário da comunidade do cliente) (é o perfil com o qual você compartilha casos).
  4. Selecione Caso. A lista de objetos disponíveis exclui:
    • Objetos com configuração de compartilhamento Leitura/Gravação pública para toda a organização
    • Objetos personalizados que não tenham conta ou campo de pesquisa de contato
  5. Na seção Configurar acesso, clique em Set Up (Configuração) ao lado de Case (Caso) para configurar o acesso dos perfis selecionados.
  6. Conceda acesso com base em uma pesquisa de conta:
    1. Selecione Conta no menu suspenso Usuário.
    2. Selecione Conta no campo de menu suspenso Objeto de destino para determinar a pesquisa no objeto de destino.
  7. Selecione Somente leitura como acesso.
  8. Clique em Atualizar.
  9. Clique em Save (Salvar).

Agora, sempre que você adicionar usuários clientes a uma conta, eles terão acesso “automagicamente” a todos os outros casos de clientes da mesma conta.

Vamos criar um usuário cliente em nossa organização. (Estamos pedindo para que você execute mais esta etapa para podermos ter certeza de que você fez o mapeamento de acesso corretamente.)

  1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
  2. Selecione o modo de exibição de lista Todas as contas.
  3. Clique em Burlington Textiles Corp of America.
  4. Clique em Jack Rogers na lista relacionada de contatos.
  5. Clique em Menu suspenso e selecione Enable Customer User (Ativar usuário cliente).
  6. Altere os itens a seguir na página de detalhes Novo usuário.
    1. Email: [insira seu endereço de email para você poder receber informações de login para usuários recém-criados.]
    2. Nome de usuário: [nome de usuário exclusivo em formato de email]
    3. Licença de usuário: Comunidade de clientes
    4. Perfil: Usuário de comunidade de clientes
    5. Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
    6. Clique em Save (Salvar).