Configurar papéis de conta e a hierarquia de papéis

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Deseja acompanhar um especialista enquanto trabalha nesta etapa? Veja este vídeo que faz parte da série Trail Together. Este clipe começa na marca dos 29:28 minutos, caso você queira retroceder e ver o início da etapa novamente.

Recapitulação

Até agora, você criou um portal básico, converteu contas do Salesforce em contas de parceiro, converteu contatos em usuários parceiros e configurou um modelo de compartilhamento externo. Nesta etapa, você vai configurar papéis de conta, ver como eles se encaixam na hierarquia de papéis do Salesforce e conferir a visibilidade de algumas oportunidades.

Veja a seguir uma visão geral de como os papéis de conta funcionam.

Atribuir papéis a usuários

Quando você cria usuários parceiros, não atribui papéis a eles. O Salesforce atribuiu todos os novos usuários parceiros ao papel Usuário parceiro de suas contas. Mas e se você quiser configurar uma hierarquia dentro de uma conta para poder usar a hierarquia de papéis da organização no compartilhamento de registros?

Você pode fazer isso.

Lembre-se que, na Etapa 2 deste projeto, você mudou a configuração de funções do usuário parceiro padrão para 2 (em Setup | Digital Experiences | Settings [Configuração | Experiências digitais | Configurações]).

A configuração padrão de papéis da conta é 1, mas você pode definir até três papéis de conta nas contas de parceiro. No caso da Ursa Major, Maria já configurou dois papéis por conta de parceiro (User [Usuário) e Manager [Gerente]) para que os parceiros possam compartilhar oportunidades e outros registros hierarquicamente.

Altere os papéis de alguns usuários parceiros.

1. Em Setup (Configuração), insira Users (Usuários) na caixa Busca rápida e selecione Users (Usuários).
   
2. Clique em Edit (Editar) ao lado de Levy, Barbara.
   
3. Mude seu papel para Express Logistics and Transport Partner Manager (Gerente parceiro da Express Logistics and Transport).
   
4. Clique em Save (Salvar).
   
5. Siga as mesmas etapas e mude o papel de Sean Forbes para Edge Communications Partner Manager (Gerente parceiro da Edge Communications).
   

Agora você tem uma pequena hierarquia de papéis configurada em suas contas de parceiro, que põe gerentes parceiros acima de usuários parceiros. Para usar a hierarquia de papéis interna da organização Salesforce nesses usuários parceiros, você deve adicionar um gerente de conta de canal e torná-lo proprietário das contas de parceiro.

Considerações na hora de usar papéis de conta

Embora seja possível ter até três papéis de conta em sua organização, isso não significa que você deva fazer isso. Recomendamos que mantenha o padrão de um papel de conta e use outros mecanismos de compartilhamento para aumentar a visibilidade dos registros, se necessário. O aumento na quantidade de papéis pode afetar o desempenho.

Se você configurar seu papel de parceiro para um e decidir aumentar o número de papéis em uma data posterior, o número acrescido de papéis não será aplicado a contas de parceiro já existentes.

Por padrão, as novas organizações podem ter um máximo de 50.000 papéis de conta para usuários do Experience Cloud. Se quiser aumentar o número de papéis de conta para 100.000, entre em contato com o suporte. Será necessário enviar uma análise detalhada do design do sistema para aprovação. O número máximo absoluto de papéis de conta que você pode ter no Salesforce é 500.000 e a Salesforce precisará aprovar esse número.

Os papéis de conta podem se acumular rapidamente, já que o Salesforce gera papéis de conta para cada conta que tenha usuários do site associados. Ou seja, se você configurar dois papéis de conta de parceiro na organização e tiver 100 contas de parceiro, estará criando 200 papéis de conta.

Só é possível atribuir papéis de conta a usuários externos que tenham licença Comunidade de parceiros ou Comunidade de clientes Plus.

Adicionar um gerente de conta de canal à hierarquia de papéis

Agora, adicione um usuário gerente de conta de canal ao Trailhead Playground e atribua a ele um papel na hierarquia de papéis.

1. Em Setup (Configuração), insira Users (Usuários) na caixa Busca rápida e selecione Users (Usuários).
   
2. Clique em New User (Novo usuário) e insira nessas informações.
   

• First Name (Primeiro nome): Maya
• Last Name (Sobrenome): Pasqua
• Email: [seu endereço de email]
  
• Alias: [preenchimento automático]
  
• Nome de usuário: [nome de usuário exclusivo em formato de email]
  
• Nickname (Apelido): [deve ser exclusivo]
  
• Role (Função): Equipe de vendas de canal
  
• Licença: Salesforce
  
• Perfil: Custom: (Personalizado:)
  
• Desmarque essas caixas de seleção:
  
  • Usuário do Salesforce CRM Content
    
  • Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Receber alertas por email do Salesforce CRM Content) (se estiver selecionado)
    
• Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
  
• Clique em Save (Salvar).
  

Depois de criar o novo usuário, você receberá um email pedindo para verificar sua conta e definir a senha. Nesse projeto, não é necessário fazer isso, mas se quiser, pode fazê-lo.

Testar a visibilidade da oportunidade

Para testar a visibilidade das oportunidades, altere a propriedade de alguns registros.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
   
2. Clique em Edge Communications.
   
3. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Change Owner (Alterar proprietário).
   
4. Pesquise e selecione Maya Pasqua.
   
5. Clique em Submit (Enviar).
   
6. Na lista Opportunities (Oportunidades), na guia Related (Relacionado) da Edge Communications, selecione Edge Installation (Instalação da Edge).
   
7. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Change Owner (Alterar proprietário).
   
8. Pesquise e selecione Rose Gonzalez. (Se você não conseguir encontrar Rose, mude primeiro o destino de pesquisa para Partner Users [Usuários parceiros].)
   
   
9. Clique em Submit (Enviar).
   

Vamos recapitular por que você acabou de fazer isso.

O papel de Rose é Usuário parceiro da Edge Communications. Todos os registros dela estão visíveis para Sean Forbes, que está diretamente acima dela na hierarquia de papéis de conta com o papel de Gerente parceiro da Edge Communications.

A oportunidade da Rose também está visível para Maya Pasqua, que é proprietária da conta de parceiros no Salesforce. A mesma oportunidade está também visível para todos acima de Maya Pasqua na hierarquia de papéis da organização.

Fique à vontade para testar isso fazendo login no portal como Rose e Sean a fim de verificar a visibilidade da instalação da Edge.

Recursos

Série de vídeos: Who Sees What in Experience Cloud (Quem vê o quê no Experience Cloud)