Preparar sua organização

Nota

Deseja aprender em português (Brasil)? Comece o desafio em um Trailhead Playground de português (Brasil) e use as traduções fornecidas entre parênteses para navegar. Copie e cole somente os valores em inglês porque as validações dos desafios dependem de dados em inglês. Se você não passar no desafio em sua organização de português (Brasil), recomendamos que (1) mude o local para os Estados Unidos, (2) mude o idioma para inglês, seguindo as instruções aqui, e (3) clique novamente no botão “Validar o desafio”.

Consulte o emblema Trailhead no seu idioma para saber mais sobre como aproveitar a experiência de Trailhead em outros idiomas.

Introdução

As vidas diárias dos representantes de vendas estão cheias de sim e não. E não apenas de clientes em potencial. Existem algumas coisas que simplesmente exigem aprovação gerencial interna, como solicitações de desconto, que abordaremos neste projeto. Como administrador, você pode tornar toda a situação de aprovar/rejeitar mais fácil para todos os envolvidos com a configuração de um processo de aprovação.

O processo de aprovação é um processo automatizado implementado para aprovar registros no Salesforce. Ele especifica as etapas necessárias para aprovação e permite que uma etapa se aplique a todos os registros ou apenas a registros com determinados atributos. Um processo automatizado também especifica quem aprova cada etapa e as ações a serem tomadas quando um registro é aprovado, rejeitado ou recolhido por “recall”.

Para este projeto, você cria um processo de aprovação automatizado para a nova VP de vendas da América do Norte da AW Computing, Allison Wheeler. Ela solicitou um sistema automatizado para processar solicitações de desconto de seus representantes usando estes parâmetros:

• Se um desconto de 15% ou menos for solicitado, ele será aprovado automaticamente.
  
• Se um desconto de mais de 15% for solicitado, ele deverá ser aprovado por um gerente do departamento de vendas; para os representantes dos EUA, é Courtney Brown.
  
• Se um desconto de mais de 40% for solicitado, ele também deverá ser aprovado pela Allison.
  

Antes de configurar esse processo de aprovação para Allison, um pouco de preparação é necessário para ter certeza que sua organização pode atender às especificações. Então, coloque seu chapéu de administrador incrível e vamos começar.

Acompanhar com o Trail Together

Deseja acompanhar um instrutor enquanto trabalha nesta etapa? Veja este vídeo que faz parte da série Trail Together no Trailhead Live. Na seção Recursos, há um link para acessar a seção completa. 

Criar um novo Trailhead Playground

Para este projeto, é preciso criar um novo Trailhead Playground. Role até o final desta página, clique no nome do Playground e, em seguida, clique em Create Playground (Criar Playground). Normalmente, leva de 3 a 4 minutos para criar um novo Trailhead Playground.

Nota: Sim, estamos falando de um Trailhead Playground totalmente novo! Se você estiver usando uma organização ou um playground existente, poderá ter problemas na hora de concluir as etapas deste projeto.

Adicionar um novo usuário

Antes de configurar a automação de processo, primeiro configure Allison Wheeler com um registro de usuário para que você possa atribuir tarefas a ela mais tarde.

1. Em Setup (Configuração), insira Users (Usuários) na caixa Busca rápida e selecione Users (Usuários). 
   
2. Clique em New User (Novo usuário). Preencha o registro de novo usuário com estes detalhes:
   

3. Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
   
4. Clique em Save (Salvar).
   

Criar um papel

Um dos primeiros projetos que Allison assume é a reestruturação do departamento de vendas da AW Computing. Ela está adicionando um gerente de vendas que funcionará como aprovador de desconto oficial. Adicione esse papel à hierarquia; ele se reportará a ela.

1. Em Setup (Configuração), insira Roles (Papéis) na caixa Busca rápida e selecione Roles (Papéis).
   
2. Clique em Set Up Roles (Configurar papéis).
   
3. Clique em Expand All (Expandir tudo).
   
4. Abaixo de VP de vendas da América do Norte, clique em Add Role (Adicionar papel) e preencha os detalhes da nova função:
   

5. Clique em Save (Salvar).
   

Allison contratou Courtney Brown para preencher o cargo de gerente. Adicione Courtney como usuária, com o papel recém-criado de gerente, para que você possa atribuir tarefas a ela mais tarde.

1. Em Setup (Configuração), insira Users (Usuários) na caixa Busca rápida e selecione Users (Usuários).
   
2. Clique em New User (Novo usuário). Preencha o registro de novo usuário com estes detalhes:
   

3. Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
   
4. Clique em Save (Salvar).
   

Você vai se reportar à Courtney, então torne-a sua gerente.

1. Em Setup (Configuração), insira User (Usuário) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Users (Usuários).
   
2. Clique em Edit (Editar) ao lado do seu nome.
   
3. Em Approver Settings (Configurações do aprovador), clique no ícone de pesquisa ao lado do campo Manager (Gerente) , pesquise Courtney Brown e clique em seu nome.
   
4. Clique em Save (Salvar).
   

Adicionar campos personalizados

Antes de criar uma processo de aprovação, primeiro adicione alguns campos personalizados à sua organização. Os campos personalizados permitem que sua equipe de vendas capture informações comerciais exclusivas, como a porcentagem de desconto e os campos de status de aprovação adicionados nesta etapa. Você pode adicionar campos personalizados a cada uma das guias e dos objetos que sua organização usa, limitados a 800 campos.

O nome e o rótulo de um campo personalizado precisa ser exclusivo desse objeto para evitar problemas de mesclagem e exibição. Por exemplo, se você criar um rótulo de campo chamado E-mail e um campo padrão chamado E-mail já existir, o campo de mesclagem poderá não conseguir distingui-los. A adição de um caractere ou qualificador ao nome do campo personalizado o torna único. Por exemplo, E-mail2 ou E-mail leads.

Primeiro, crie o campo Discount Percentage (Porcentagem de desconto):

1. Em Setup (Configuração), clique na guia Object Manager (Gerenciador de objetos).
   
2. Clique em Opportunity (Oportunidade) e clique em Fields & Relationships (Campos e relacionamentos).
   
3. No início da seção Fields & Relationships (Campos e relacionamentos), clique em New (Novo).
   
4. Selecione o botão de opção Percent (Porcentagem) e clique em Next (Avançar).
   
5. Preencha os detalhes do novo campo:
   

6. Clique em Next (Avançar).
   

• No cabeçalho da coluna Read-Only (Somente leitura), marque a caixa de seleção.
  
• Na coluna Read-Only (Somente leitura), desmarque as caixas de seleção Standard User (Usuário padrão) e System Administrador (Administrador do sistema).
  

7. Clique em Next (Avançar) e em Save & New (Salvar e novo).
   

Ainda na página Fields & Relationships (Campos e relacionamentos) da oportunidade, crie um campo Approval Status (Status de aprovação):

1. Selecione o botão de opção Picklist (Lista de opções) e clique em Next (Avançar).
   
2. Preencha os detalhes do novo campo na Etapa 2:
   

3. Na caixa de texto, insira estes valores, separados por um nova linha:
   

• Pending (Pendente)
  
• Approved (Aprovado)
  
• Not Approved (Não aprovado)
  

4. A opção Restrict picklist to the values defined in the value set (Restringir lista de opções aos valores definidos no conjunto de valor) precisa estar selecionada.
   
5. Clique em Next (Avançar) e defina a segurança em nível de campo:
   

• No cabeçalho da coluna Read-Only (Somente leitura), marque a caixa de seleção.
  
• Na coluna Read-Only (Somente leitura), desmarque as caixas de seleção Standard User (Usuário padrão) e System Administrador (Administrador do sistema).
  

6. Clique em Next (Avançar) e clique em Save (Salvar).
   

Criar modelos de pasta e email

Agora, você vai configurar dois modelos de email: um para usar ao alertar os solicitadores de que um desconto foi aprovado e outro para usar quando um desconto é rejeitado. Mas, primeiro, crie uma pasta para guardar seus novos modelos.

1. Em Setup (Configuração), digite Classic Email Templates (Modelos de e-mail) na caixa Busca rápida e selecione Classic Email Templates (Modelos de e-mail).
   
2. Clique em Create New Folder (Criar nova pasta).
   
3. Preencha as informações da pasta:
   

4. Selecione o botão de opção This folder is accessible by all users (Esta pasta pode ser acessada por todos os usuários).
   
5. Clique em Save (Salvar).
   

Agora, crie os modelos necessários. Primeiro, configure um modelo de email de desconto aprovado.

1. Em Setup (Configuração), digite Classic Email Templates (Modelos de e-mail) na caixa Busca rápida e selecione Classic Email Templates (Modelos de e-mail).
   
2. Clique em New Template (Novo modelo).
   
3. Selecione o botão de opção Text (Texto) e clique em Next (Avançar).
   
4. Preencha estes detalhes:
   

5. Clique em Save (Salvar). 
   

Em seguida, configure um modelo de email de desconto rejeitado.

1. Navegue de volta para a página l Classic Email Templates (Modelos de email clássicos)  inicial e clique em New Template (Novo modelo).
   
2. Selecione o botão de opção Text (Texto) e clique em Next (Avançar).
   
3. Preencha estes detalhes:
   

4. Clique em Save (Salvar).
   

Agora que você já fez o trabalho de preparação, está pronto para criar um processo de aprovação.

Recursos

• Trail Together: Criar um processo de aprovação de desconto
• Trailhead Live: Preparando-se para a Certificação de administrador avançado – processos de aprovação