Descobrir a Lista de tarefas
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Definir uma tarefa do Salesforce.
- Listar os tipos de tarefas incluídos na Lista de tarefas.
- Descrever como as tarefas individuais funcionam na Lista de tarefas.
Antes de começar
Antes de começar esse módulo, é bom:
- Familiarizar-se com os recursos do Sales Cloud indicados em Noções básicas do Sales Cloud.
- Considere concluir as Noções básicas do Sales Engagement para obter mais insights sobre cadências de vendas.
A Lista de tarefas está disponível no Lightning Experience nas edições Starter, Professional, Enterprise, Performance e Unlimited. Se não vir a Lista de tarefas na barra de utilitários, peça a seu administrador do Salesforce para adicioná-la usando o Gerenciador de aplicativos.
Lista de tarefas: seu gerente de tarefas centralizado
Os representantes de vendas são pessoas ocupadas. Imagine ganhar um assistente pessoal que organiza e atualiza suas tarefas constantemente ao longo do dia. Apresentamos a Lista de tarefas do Salesforce, seu sistema de gerenciamento de tarefas personalizado! Ele reúne todas as suas tarefas todas em um mesmo lugar e as atualiza continuamente com base nas mudanças ocorridas em tempo real. Em vez de uma lista estática, a Lista de tarefas adiciona novas tarefas à medida que elas vão aparecendo, remove as que foram concluídas e permite que você reordene a exibição com base nas suas prioridades.
A Lista de tarefas fica encaixada na barra de utilitários, está disponível em todas as exibições de lista e abre em uma janela sobreposta. Para saber mais sobre como configurar a Lista de tarefas, confira este artigo de ajuda.
Você conhece as tarefas no Salesforce, mas vale a pena tirar um momento para analisar algumas coisas. Entender as tarefas pode ajudar você a aproveitar todo o potencial de eficiência e eficácia presente na Lista de tarefas.
Tarefas do Salesforce
Uma tarefa do Salesforce representa uma atividade de negócios, por exemplo, fazer uma chamada telefônica ou preparar uma apresentação. Na Salesforce Platform, uma tarefa pode estar associada a registros específicos de leads, contatos, contas, oportunidades ou contratos. Quando você interage com tarefas, os detalhes associados a elas são preservados automaticamente: tanto os que são devidos quanto os que foram concluídos ou fechados.
Qual é a vantagem de inserir dados em uma Lista de tarefas digital quando você poderia manter uma lista escrita de tarefas importantes na sua mesa? A Lista de tarefas combina tudo o que é seu em um só lugar (inclusive tarefas de cadência) e todas as informações que seu gerente quer que você acompanhe. Ela coloca seu fluxo de trabalho na era digital e ajuda você a economizar tempo e fechar mais negócios. Vamos ver como isso funciona.
Os representantes de vendas usam tarefas do Salesforce como lembretes e registro. A Salesforce Platform rastreia seus dados de tarefas e os apresenta em formatos úteis, por exemplo, a linha de tempo de atividade, em um registro de lead, contato ou conta pessoal. Quando uma tarefa é concluída, ela passa da parte Upcoming & Overdue (Em breve e Em atraso) da linha do tempo para as seções de atividades anteriores, agrupadas por mês e ano. O Salesforce preserva todas essas informações para que fiquem disponíveis para acompanhamento, análise e relatórios adicionais.
Quando você interage com tarefas, há muito mais acontecendo nos bastidores. Vamos explorar como a Lista de tarefas deixa as tarefas mais eficientes e produtivas.
Tarefas na Lista de tarefas
À medida que você gerencia tarefas na Lista de tarefas, todas as suas interações das tarefas são acompanhadas e fluem para o sistema. A Lista de tarefas se concentra nas tarefas à medida que as datas de vencimento vão se aproximando, mas mantém os dados das tarefas que foram concluídas. Os dados das tarefas são acompanhados automaticamente no Sales Cloud e ficam disponibilizados nos painéis de exibições de lista, relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI). Vamos nos aprofundar nos tipos de tarefa da Lista de tarefas.
Tipos de tarefa na Lista de tarefas
Há três tipos de tarefa que fluem para sua Lista de tarefas:
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Tarefas padrão: todas as tarefas criadas no Salesforce (por exemplo, enquanto vê um registro de lead ou contato) e atribuídas a você
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Tarefas da etapa de cadência: uma tarefa individual que seja parte de uma cadência rápida ou padrão em que você precise atuar
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Itens de trabalho: ações obrigatórias geradas por um fluxo do Salesforce configurado em segundo plano
Todas as suas tarefas aparecem reunidas na Lista de tarefas. Isso inclui tarefas criadas por você, tarefas criadas pelos outros e atribuídas a você, e itens de trabalho gerados por um fluxo automatizado.
Flexibilidade do cartão de tarefa na Lista de tarefas
A navegação das ações na Lista de tarefas deve ser bem simples. As tarefas são exibidas como cartões e cada tarefa aparece como um cartão individual. Isso permite a você reorganizar tarefas, ordenar automaticamente usando critérios diferentes ou clicar e arrastar para mover uma única tarefa na lista.
Você pode clicar em um cartão de tarefa para expandir sua exibição, agir diretamente no próprio cartão de tarefa ou criar um link para ações adicionais. Na Lista de tarefas, os cartões individuais são compactados e há a opção de expandi-los. À medida que seu cursor vai passando por cima dos cartões, um ícone de ação dependente de contexto aparece para você poder agir diretamente no cartão de tarefa.
Você também pode expandir ou retrair o tamanho de todas as tarefas ao mesmo tempo, o que revela mais detalhes em cada cartão, por exemplo, rótulos personalizados.
Organizar e rotular usando o painel de navegação de visualização dividida
Para personalizar sua exibição de lista, use os rótulos e as opções de ordenação no painel de navegação. Clique na área de navegação no início da sua Lista de tarefas para acessar uma exibição dividida que ordena e filtra tarefas por:
- Starred (Favoritos)
- Due Today (Vence hoje)
- Overdue (Vencido)
- Cadence Name (Nome da cadência)
- Custom Label (Rótulo personalizado)
Você também pode adicionar uma tarefa ou adicionar um novo rótulo na exibição dividida expandida.
Gerenciar seu trabalho na central de tarefas
Veja uma analogia simples que ajuda a entender a função da Lista de tarefas. Imagine que a Lista de tarefas é uma rodoviária e suas tarefas entram e saem como ônibus de uma central.
- As tarefas chegam automaticamente e saem quando você as conclui.
- Você reconhece as tarefas porque elas chegam com rótulos de fonte de cadência e outros ícones que identificam uma chamada, um email ou uma tarefa do LinkedIn.
- Você pode adicionar mais rótulos com códigos de cor para ordenar e filtrar suas tarefas.
- Quando você atua em uma tarefa, ela sai da sua Lista de tarefas, mas as informações são salvas automaticamente.
Tarefas padrão
Você ou seu gerente pode criar uma tarefa em uma exibição de lista, um relatório ou durante a visualização de um registro individual. As tarefas criadas em outros pontos do Salesforce aparecem na Lista de tarefas assim que são criadas e exibem uma data de vencimento. Assim como um ônibus chega em uma estação, essa tarefa chega na sua Lista de tarefas e a data de vencimento informa quando você deve concluí-la. As tarefas recorrentes também aparecem: você ou seu gerente pode definir uma tarefa mensal ou trimestral, por exemplo, “Preparar as anotações para a sessão de equipe”.
Tarefas de cadência
As tarefas de uma cadência de vendas podem funcionar como uma série de ônibus. Seu gerente pode configurar uma cadência que entrega uma tarefa para você fazer com um alvo específico, por exemplo, um lead, um contato ou uma conta pessoal. Quando a tarefa chega na sua Lista de tarefas, você pode ver no próprio cartão que ela é parte de uma cadência. Você atua na tarefa, ela sai da lista e a tarefa seguinte na cadência chegará na sua Lista de tarefas quando for a hora.
Itens de trabalho do Flow Orchestration
Os itens de trabalho chegam na Lista de tarefas quando um fluxo do Salesforce, configurado por um gerente ou administrador, gera um item de ação que deve ser concluído por você. Os gerentes e administradores criam fluxos nos bastidores para ajudar as equipes a serem mais produtivas, e a Lista de tarefas notifica um representante de vendas quando a tarefa é devida. Os itens de trabalho estão vinculados aos seus registros, que contêm um fluxo de tela para você preencher.
Resumo
É isso: uma estação central onde você pode gerenciar todas as suas tarefas. Parabéns, você acabou seu primeiro tour sobre a Lista de tarefas!
Nas próximas unidades, você irá aprender sobre ferramentas específicas da Lista de tarefas que ajudam a ordenar, filtrar e pesquisar a Lista de tarefas.
Recursos
-
Ajuda do Salesforce: Fazer mais com as Listas de tarefas
-
Ajuda do Salesforce: Começar a usar tarefas
-
Ajuda do Salesforce: Como organizar e concluir suas tarefas com a Lista de tarefas
-
Ajuda do Salesforce: Configurar tarefas para seus representantes de vendas
-
Ajuda do Salesforce: Atividades: Tarefas, eventos e calendários