Gastar seu tempo com sabedoria

Objetivos de aprendizagem 

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Criar um plano tático para alcançar seus objetivos.
• Identificar atividades de alto impacto.
• Gerenciar prioridades concorrentes.
• Fazer uma auditoria de tempo.

Tempo é o maior presente

Já ouviu a expressão: “Tempo é o maior presente”? O tempo é o ativo mais valioso que temos; e é tão fácil desperdiçá-lo. Neste módulo, você tem as melhores soluções de especialistas do setor sobre como se sentir realizado todos os dias, seja trabalhando como profissional de vendas, seja em outra função.

Vá em frente, faça uma lista

Primeiro, liste suas tarefas do dia. Por que fazer uma lista é uma das principais recomendações? Em uma palavra: dopamina. Essa é uma substância química poderosa que é liberada quando você completa uma tarefa. A dopamina concentra a atenção de uma pessoa para fazer coisas e pode ajudá-la a concentrar seus esforços para riscar itens da lista todos os dias.

Ouça Simon Sinek falar sobre como a dopamina ajuda as pessoas a completar tarefas. Toda a apresentação vale a pena, mas a discussão sobre dopamina começa no minuto 8 e termina em 10:36.

Bom, você vai ter listas de tarefas e riscar suas tarefas. Mas como você sabe quais tarefas selecionar? Como você administra solicitações concorrentes?  

Estipular metas

Já entrou no carro sem saber para onde estava indo? Você provavelmente já tem um destino em mente e, se tem hora marcada, precisará de direções! 

Quantas vezes vamos trabalhar sem pensar onde queremos estar profissionalmente em uma semana, um mês, um trimestre ou um ano a partir de agora? Um líder da Salesforce em capacitação de vendas comerciais compartilha estes conselhos.

Defina as métricas semanais de atividade e pipeline para que, quando você alcançá-las, possa riscar isso e ter boa motivação para a semana seguinte. Repita em cada mês, trimestre e ano.

Agora você tem sua lista de metas. Mas como você organiza suas tarefas?

É fácil como ABC123

ABC123 é um método para escolher qual tarefa fazer primeiro e qual deixar para depois. Use o ABC123 para pensar em cada tarefa de acordo com seu impacto no valor anual do contrato (ACV) ou outra meta de alta prioridade e a quantidade de tempo que leva para ser concluída. Fica assim: 

Impacto no ACV:

• A – grande
• B – moderado
• C – pequeno

Tempo para conclusão:

• 1 – rápido
• 2 – intermediário
• 3 – longo

Então não comece no topo da lista. Priorize cada item. Faça itens A1 primeiro, já que eles têm um grande impacto no ACV e são rápidos. Isso pode incluir fechar negócios, fazer orçamento para clientes, prospecção e eventos de clientes. Faça os itens C3 por último, já que eles têm um pequeno impacto em suas metas de receita e podem demorar muito. Eles podem ser pedidos de negócios, suporte ao cliente e verificação da caixa de entrada.

Sua lista provavelmente parece um pouco diferente. Talvez você prefira limpar sua caixa de entrada logo de manhã. Você pode concentrar suas atividades de prospecção em diferentes horários do dia, dependendo das mudanças de território e fuso horário.

Administrar solicitações concorrentes não é fácil. E nós não vamos lhe dizer o que fazer em determinada situação; a quantidade de fatores é muito complexa. Mas é por isso que o método ABC123 é tão útil: você escolhe suas principais prioridades.  

Vamos considerar alguns exemplos para aplicar o ABC123, percorrer as tarefas e gerar ACV.

O que você faz quando está preso em uma tarefa? Siga algumas destas dicas.

Como desemperrar

1. Informe as pessoas com antecedência de que o projeto está atrasado.
2. Veja se o prazo de entrega pode ser adiado.
3. Faça uma pausa e volte à tarefa mais tarde.

Um dos desafios para os profissionais de vendas é nem sempre conseguir definir seu próprio cronograma. Separe os dias em seu calendário para abordar tarefas inesperadas e use o ABC123 para priorizá-las.

Você tem uma grande lista de tarefas que parece crescer diariamente. Você tem seus objetivos para o ano, o trimestre e o mês. Mas não se estresse; você é o ativo mais valioso. Suas responsabilidades pessoais (cuidar de entes queridos, exercícios, voluntariado e outros) fazem parte de manter-se saudável e produzir por anos no futuro.

Verificação de tempo

Se você quer levar a sério a maximização do seu dia, faça uma auditoria de tempo. Uma auditoria de tempo é exatamente o que parece: um registro detalhado de tudo o que você faz por uma semana. 

Encontre algumas maneiras simples de acompanhar. Há vários aplicativos de rastreamento de tempo na loja de aplicativos. Confira a seção de recursos abaixo para obter algumas recomendações.

A chave para esse exercício é ser honesto. Não incluir o tempo gasto comprando online ou surfando a internet prejudica seu objetivo de descobrir como você está passando o dia.

Considere usar o método Cinco porquês

Já se sentiu como se continuasse a ter o mesmo problema? Recomendamos perguntar “Por quê?” cinco vezes para chegar à causa raiz. Isso é conhecido como o método Cinco porquês

. Veja aqui um exemplo.

1. Por que não estou chegando em casa a tempo de jantar com minha família?
   • Porque eu saio tarde demais do trabalho.
2. Por que estou saindo tarde demais do trabalho?
   • Porque eu estava terminando as tarefas de última hora.
3. Por que eu estava terminando as tarefas de última hora?
   • Porque eu não as fiz antes da minha primeira reunião.
4. Por que não cheguei cedo ao escritório?
   • Porque demorou mais do que o planejado para me preparar para o trabalho.
5. Por que demorou mais para chegar ao trabalho?
   • Porque eu não estava definindo a quantidade certa de tempo pela manhã.

Então o problema era chegar tarde em casa. Mas o problema raiz era não ter tempo suficiente pela manhã. Reorganize a rotina matinal para corrigir o problema raiz.

Você pode aplicar o método Cinco porquês para entender a causa de qualquer desafio de gerenciamento de tempo que você está enfrentando: chegar em casa para jantar, finalizar projetos, atender suas métricas ou encontrar tempo para relaxar. 

Agora que você identificou seus principais desafios e as causas raiz, é hora de ter insights sobre o uso do gerenciamento de tempo para ser seu eu mais produtivo.

Recursos

• Link externo: Matriz de gerenciamento do tempo de Stephen Covey
• Artigo: Para chegar à raiz de um problema difícil basta perguntar "por quê" cinco vezes