Localizar, habilitar e comunicar novos recursos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Aplicar filtros de Notas da versão para identificar os recursos que são habilitados automaticamente.
• Priorizar recursos a serem habilitados com base no feedback das partes interessadas e na facilidade de implementação.
• Identificar as melhores práticas em relação à comunicação com partes interessadas e usuários sobre novos lançamentos.

Descobrir, distribuir e comunicar

Conhecimento é poder. E o poder é... bem... poderoso. Para ajudar sua empresa a saber o que haverá de novo na próxima versão, primeiramente você precisará obter mais informações sobre ela. Caso você não disponha de tempo para se aprofundar em todos os recursos de prontidão para o lançamento, analise as Notas da versão para descobrir Progressos rápidos e Aproveitamento de oportunidades que poderão ser apreciados por seus usuários.

Nesta unidade, você aprenderá a utilizar os filtros de Notas da versão para identificar rapidamente uma lista de recursos que serão habilitados automaticamente e encontrar recursos úteis que podem ser facilmente habilitados e distribuídos. Você também aprenderá as noções básicas de como trabalhar com as partes interessadas e comunicar as novidades da versão para seus usuários. 

Analisar as Notas da versão

As Notas da versão são o único recurso indispensável. Elas são a fonte oficial e credível que contém todos os detalhes sobre o que está abrangido na versão para quase todos os produtos Salesforce. 

Antes de dizer: “Espere, não tenho tempo de ler as Notas da versão!”, continue sua leitura e você aprenderá a tirar o máximo proveito das Notas da versão apenas por meio de uma rápida análise. 

Nós admitimos... as Notas da versão são extensas e podem exigir dias de leitura. A frase “Eu deveria ter impresso o PDF e lido o conteúdo todo no meu último voo de 12 horas” certamente nunca foi dita por alguém. Bem, talvez uma ou duas pessoas, e é por isso que a opção em PDF está disponível. É muito provável que você não precise utilizar o arquivo em PDF das Notas da versão, a menos que queira praticar suas habilidades de leitura rápida. As Notas da versão são escritas em HTML, que são pesquisáveis e contêm filtros realmente úteis. 

Os filtros de Notas da Versão são excelentes

Os filtros facilitam uma concentração rápida nos recursos mais relevantes para sua organização. Uma ou duas horas é realmente o tempo necessário para encontrar essa variedade de recursos. 

Ao se aprofundar nas Notas da versão, utilize o filtro Impacto de recursos para encontrar rapidamente recursos de dois tipos:

• Progressos rápidos. Esses recursos são habilitados automaticamente e estão disponíveis para seus usuários sem preparação ou configuração.
• Aproveitamento de oportunidades. Esses recursos exigem uma ação mínima, como assinalar uma caixa ou fazer uma alteração de configuração simples, para serem habilitados e disponíveis aos usuários.

Antes de cada nova versão, localize os Progressos rápidos e determine se deseja comunicá-los aos usuários antes do lançamento. Você pode querer alertar os seus usuários por duas razões principais:

• Para evitar confusão em relação a algo novo que possa surgir quando seus usuários fizerem login e qualquer alteração que influencie sua experiência cotidiana.
• Para destacar algum ponto interessante e útil que pode torná-los mais produtivos.

Para identificar os Progressos rápidos, utilize o filtro Impacto do recurso e selecione Ativado para usuários. Você também pode selecionar sua edição e se concentrar em produtos específicos.

Para identificar Aproveitamento de oportunidades, utilize o filtro Impacto de recursos e selecione Administradores devem ativar. Isso é extremamente importante porque esses são os recursos que sua organização poderá perder se você deixá-los inativos. 

À medida que você percorre a lista, procure recursos que tenham potencial para gerar o máximo de impacto e que sejam fáceis de distribuir. O tempo dedicado à análise desses recursos é superado pela inovação que você pode gerar em sua organização apenas com a ativação. 

Se você não está analisando cada nova versão, os recursos de fácil implementação ficam inativos na sua organização do Salesforce e criam uma “dívida de recurso” desnecessária, o que diminui o valor recebido ao utilizar o Salesforce. 

Utilize os links rápidos no lado direito das Notas da versão para se concentrar em produtos e áreas de recursos relacionados ao que sua organização usa. Por exemplo, caso possua uma licença do Sales Cloud, consulte Principais recursos de vendas. Observe também as melhorias que se aplicam a nossos produtos, como Produtividade, Chatter, Arquivos e Celular.

Aqui está um vídeo que mostra como utilizar os filtros.

Colaborar com os superusuários

Se você ainda não designou superusuários em sua empresa, agora é uma boa hora para encontrar usuários com ampla experiência no Salesforce e solicitar que compartilhem suas habilidades para que você possa se preparar para os novos lançamentos. Depois de identificar seus Progressos rápidos e Aproveitamento de oportunidades, execute-os entre alguns superusuários para garantir que sejam úteis. Explique aos superusuários como você planeja comunicar novos recursos a usuários e solicite seu feedback. Os superusuários também podem ajudar compartilhando novos recursos, treinando usuários e respondendo às perguntas de seus usuários.

Informar sobre o próximo lançamento

É essencial informar seus usuários e outras partes interessadas sobre o próximo lançamento, novos recursos e Progressos rápidos. Considerando que você sabe exatamente quando distribuir o Aproveitamento de oportunidades, pode optar por fazê-lo em etapas; portanto, certifique-se de incorporar feedback ao priorizar que medidas devem ser tomadas primeiro.

Ao informar usuários e partes interessadas sobre o próximo lançamento, concentre-se nos benefícios para o usuário (responda à pergunta retórica “O que eu ganho com isso?”). Além disso, verifique se os usuários estão cientes de todas as datas principais referentes ao lançamento.

Considere os seguintes canais de comunicação:

• Notificações no aplicativo
• Menu de ajuda personalizado em sua organização
• Email
• Boletins informativos
• Folhas de consultas
• Almoços-aula
• Reuniões virtuais e webinars

Confirme que seus usuários conhecem o canal para dar feedback e fazer perguntas. Um grupo ou tópico do Chatter pode ajudar seus superusuários e partes interessadas a responderem às perguntas e feedback.

Vamos concluir: Repetir

Agora que você já conhece o processo de lançamento e os recursos, repita essas atividades a cada três meses:

• Guarde as datas! Saber quando será o próximo lançamento e marcar a data em seu calendário.
• Participar da Release Readiness Trailblazers Community para acessar recursos e fazer perguntas.
• Obter acesso antecipado com a visualização da sandbox.
• Filtrar as Notas da versão para encontrar Progressos rápidos e Aproveitamento de oportunidades.
• Preparar seus usuários e incorporar o feedback que recebeu deles.

Se a sua implementação do Salesforce for relativamente pequena (menos de 50 usuários), essas são todas as informações necessárias para que você possa se preparar para os lançamentos e garantir a implementação dos novos recursos mais úteis. 

Se a sua implementação for maior ou existir muita personalização complexa (principalmente quando há código personalizado), invista mais tempo na preparação. Conclua os outros emblemas na trilha Prepare-se para as versões do Salesforce para obter mais dicas e sugestões que podem ajudar a definir sua estratégia de prontidão para o lançamento.

Caso você disponha de mais tempo e opte por conferir novos recursos em ação, visite a Release Readiness Trailblazers Community uma vez por semana para encontrar todos os recursos mais recentes em diversos formatos, incluindo webinars, vídeos, documentos e páginas da web. A comunidade também é um ótimo lugar para fazer perguntas e se conectar com especialistas, equipes de produtos e outros clientes.

Recursos

• Documentação: Notas da versão
• Artigo da Nota da versão: Adicionar orientações no aplicativo para treinamento, integração e notícias (beta)
• Trailblazers Community: Release Readiness Trailblazers
• Trilha do Trailhead: Prepare-se para as versões do Salesforce 
• Administradores do Salesforce: Recursos da versão