Conhecer o Kanban

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Descrever as quatro principais características do Kanban.
  
• Listar como o progresso é medido e previsto com processos Kanban.
  
• Descrever como o Kanban aceita as mudanças de prioridades.
  

A Salesforce usa partes do Scrum para aplicá-las em outra estrutura que usamos: Kanban. Esse é um método para equipes mais focadas em infraestrutura ou operações, como as que dão apoio à produção ou a problemas do cliente. 

De maneira geral, o Kanban é menos prescritivo que o Scrum, o que facilita sua implementação. Na Salesforce, mesmo se uma equipe adotar o processo Kanban, ela ainda usará as mesmas funções e reuniões do Scrum (leia as unidades acima) porque elas se mostraram como boas práticas. Isso se chama Scrumban!

Mas o Kanban ainda é muito diferente do Scrum. Veja as quatro principais características do Kanban que apoiam o fluxo rápido de trabalho. 

• Visualização do fluxo de trabalho: o trabalho é dividido em partes e cada uma é escrita em um cartão que é colocado em uma parede (física ou virtual). No Salesforce, usamos uma parede virtual, chamada GUS. O fluxo de trabalho é mapeado em colunas, ilustrando onde cada item está no fluxo de trabalho. 
  
• Limitação do trabalho em andamento (WIP): as equipes limitam quantos itens de trabalho podem estar em andamento ao mesmo tempo em cada fase do fluxo de trabalho. Se elas alcançarem um limite, cada membro ajuda uns aos outros em equipe para liberá-los.
  
• Mudança incremental e evolucionária: diferentemente do Scrum, que é um processo que exige mudanças mais amplas no processo de trabalho, o Kanban permite que as equipes acomodem mudanças menores e mais frequentes ao longo do tempo.
  
• O Kanban inclui métricas: no Scrum, o trabalho é planejado e monitorado em lotes grandes o suficiente para um sprint inteiro. As equipes do Kanban trabalham continuamente em pequenos lotes de itens de trabalho. existem alguns sistemas de medição usados no Kanban: o Tempo de ciclo é o número de dias para concluir um item após o início do trabalho. Isso ajuda as equipes a otimizar o processo e tornar o tempo de ciclo o menor e mais previsível possível. Taxa de produção: definida como a quantidade de trabalho concluída em um período de tempo.
  

Visualizar o fluxo de trabalho

Um dos elementos básicos do Kanban é deixar tudo visível, o que cria uma transparência consistente dos itens de trabalho. O processo se baseia no cartão Kanban, que em japonês significa sinal visível.

Com o Kanban, quando uma equipe conclui uma fase, um cartão é movido para a próxima fase, indicando a conclusão. Veja como ele fica. 

Limitar o trabalho em andamento (WIP)

O Scrum trabalha limitando a quantidade de trabalho a cada sprint (a cada duas semanas); já o Kanban limita a quantidade de trabalho por estado de fluxo de trabalho. Não existe um prazo para isso, mas ele é medido. Usamos limites de WIP para evitar gargalos e trabalhos inacabados e impulsionar a eficiência geral, como no Scrum.

Os limites de WIP ajudam a equipe a definir objetivos realistas com base na sua capacidade. É claro que tudo pode mudar a qualquer hora, e as equipes estão sempre prontas para mudar (é o que "ágil" representa!). 

Sempre que uma equipe começa um trabalho novo, os membros se reúnem e se perguntam: "O que queremos que seja nosso limite de WIP?" É aí que entra o divertimento: experimentar! Defina um limite de WIP e veja como isso funciona para sua equipe. Você sempre pode ajustar na sua próxima reunião retrospectiva.  

O Kanban acolhe as mudanças de última hora

Imagine este cenário: um stakeholder quer que sua equipe entregue um item de alta prioridade imediatamente. Se você está usando Scrum, a equipe sempre dirá: "não, obrigado, coloque no backlog de produto para priorização." É para isso que serve o Scrum: para proteger a equipe de receber novos trabalhos no meio de um sprint.

Mas com o Kanban, a equipe pode responder ao mesmo stakeholder com "OK, podemos passar esse item urgente para o início da fila e começar com ele em seguida. Agora, estamos no limite da nossa capacidade de trabalho em andamento alocado."

As equipes de Kanban não assumem os mesmos compromissos e não têm backlogs de sprint. Em outras palavras, as equipes que usam esse fluxo de trabalho estão mais abertas a solicitações de última hora. Quando elas terminam um item de trabalho, passam para a tarefa seguinte com maior prioridade.

Medir o sucesso

Como prevemos e determinamos o progresso usando Kanban? Medimos. As métricas do Kanban usam tempos de entrega médios para determinar nossa produtividade. Melhor dizendo: quanto tempo demora para que um item de trabalho passe completamente por todos os estados de trabalho antes de ser considerado concluído?  

Uma observação rápida: se seus tempos de entrega começarem a aumentar, examine o que há de errado com o seu processo. 

Melhorar colaborativamente

Como todo trabalho é muito transparente em um sistema Kanban, é fácil para as equipes saber quando terão atrasos e reagir rapidamente. À medida que vão ocorrendo atrasos, as equipes conversam sobre as causas desses atrasos e procuram formas de melhorar os tempos dos ciclos ou reduzir os gargalos no futuro. 

Todos esses são princípios Kanban que as equipes usam para entregar valor aos clientes de forma eficiente. Mas qual é o melhor: Scrum ou Kanban? Falaremos sobre os vários tipos de trabalho e quais estruturas as equipes tendem a usar na Salesforce na próxima unidade.