Entender como funcionam as licenças

Se você vem usando o Salesforce há algum tempo, pode ter ouvido uma analogia que compara o Salesforce a um grande edifício de escritórios e as organizações de clientes a inquilinos que ocupam escritórios no edifício. Cada organização usa a infraestrutura de tecnologia do Salesforce compartilhada e tem um espaço operacional seguro e privado acessível apenas aos seus usuários.

Levando essa analogia adiante, uma licença do Salesforce é semelhante a um contrato de locação entre o gerente de uma propriedade e um locatário. Uma licença do Salesforce, ou, mais precisamente, uma definição de licença, é uma descrição de metadados dos recursos e serviços da Salesforce que estão disponíveis para sua organização.

As definições de licença descrevem a funcionalidade da sua organização como um todo e de usuários individuais em sua organização. Uma licença em si é o acordo específico entre a Salesforce e determinado cliente que define a funcionalidade para essa organização de clientes.

Uma organização normalmente tem várias licenças que, juntas, abrangem todos os seus recursos e serviços disponíveis. As licenças de uma organização incluem informações específicas da organização, como datas de início e término, número de usuários que podem acessar o Salesforce, número de objetos personalizados que a organização pode criar e assim por diante.

Mais adiante nesta unidade explicaremos mais os vários tipos de licenças que a Salesforce fornece e que funcionalidade eles controlam.

Provisionamento é o processo que a Salesforce administra para ativar suas licenças e ativar a funcionalidade em sua organização. Quando sua organização é provisionada, é como um locatário que assina o contrato com o gerente da propriedade, faz o pagamento inicial do aluguel e recebe as chaves do escritório. Quando sua organização é provisionada, você pode começar a trabalhar com o Salesforce! Explicaremos mais sobre upgrades e complementos na terceira unidade. O processo de provisionamento automatizado ocorre quando:

• Você faz uma compra inicial para configurar uma organização do Salesforce.
• Você compra um upgrade ou complemento.
• Uma versão de patch do Salesforce inclui alterações em uma definição de licença.

Vale ressaltar que o provisionamento se aplica apenas às organizações de produção, que são organizações ativas onde os usuários acessam e trabalham com dados em tempo real. Se você tem uma ou mais organizações sandbox (ambientes de preparação usados para testes), precisa fazer push das alterações de licença para cada organização sandbox a fim de mantê-las em sincronia com sua organização de produção. Você pode atualizar as organizações sandbox atualizando a organização sandbox ou usando a ferramenta Corresponder à licença de produção. Explicaremos mais sobre a atualização das organizações sandbox mais tarde. O provisionamento não se aplica às organizações Demo, Developer, Scratch ou Trial.

Para entender as licenças, vamos começar com um pouco de contexto. Sem dúvida que você está familiarizado com as edições do Salesforce, como Professional, Enterprise e Unlimited. As edições reúnem recursos e serviços para atender a diferentes níveis de necessidades comerciais. Talvez você também conheça os complementos, que fornecem mais funcionalidades para complementar a edição de uma organização. E provavelmente já ouviu falar de permissões e preferências, que controlam o acesso a funcionalidades específicas de uma organização ou usuários individuais.

Ou seja, como as edições, os complementos, as permissões e as preferências se encaixam? A resposta é: licenças!

As permissões e preferências são configurações ou trocas de metadados que configuram aspectos específicos da funcionalidade do produto. Em geral, as permissões controlam o acesso a recursos, como o Lightning Experience ou o Chatter, e certos aspectos de segurança. As preferências definem configurações que os clientes podem configurar, como opções de fuso horário ou senha. Falaremos mais sobre permissões e preferências na próxima unidade. Por enquanto, basta ter em mente que permissões e preferências são incluídas em licenças que definem a funcionalidade para a organização como um todo (licenças de plataforma) ou para usuários individuais (licenças de usuário).

Como administrador de organização, você atribui a cada usuário uma licença de usuário com base na função que ele desempenha. Uma licença de usuário determina a funcionalidade que o usuário pode acessar. Uma edição ou um complemento pode conter vários tipos de licenças de usuário, dependendo do produto. Por exemplo, o Sales Cloud Enterprise Edition inclui a licença completa de usuário de CRM para usuários que precisem de acesso à funcionalidade de CRM e também inclui a licença gratuita do Chatter para usuários que precisem de acesso ao Chatter, mas não aos recursos de CRM.

Muitos produtos da Salesforce, como Sales Cloud e Service Cloud, também incluem licenças de conjunto de permissões. Da mesma forma que as licenças de usuário, as licenças de conjunto de permissões definem os recursos conforme o usuário. Mas embora um usuário pode ter apenas uma licença de usuário, ele pode receber várias licenças de conjunto de permissões. Como administrador, você pode atribuir licenças de conjunto de permissões para aumentar a funcionalidade fornecida pela licença de usuário atribuída. Depois de atribuir as licenças de usuário e de conjunto de permissões, você toma medidas adicionais para determinar a funcionalidade que determinado usuário pode acessar atribuindo perfis e conjuntos de permissões. Falaremos mais sobre isso na próxima unidade.

Licenças de plataforma, licenças de usuário e licenças de conjunto de permissões são todas conhecidas como licenças de configuração, pois elas contêm configurações. Na próxima seção, veremos como as licenças de configurações se relacionam com edições e complementos.

Nota

Alguns produtos da Salesforce não fornecem licenças de usuário ou de conjunto de permissões. Por exemplo, o Heroku, ambiente de desenvolvimento de aplicativos, cria licenças de plataforma, mas não licenças de usuário, pois seus produtos definem a funcionalidade conforme a plataforma (organização), não conforme o usuário.

OK, agora sabemos um pouco sobre como as licenças controlam o acesso conforme a plataforma e o usuário em uma organização. Mas como isso se relaciona com edições e complementos?

Como cliente da Salesforce, você não compra permissões ou preferências individuais diretamente. Na verdade, você nem compra licenças individuais de plataforma, usuário ou conjunto de permissões (que são todas licenças de configurações). Você compra edições e complementos, que são licenças de produtos. As edições e os complementos reúnem licenças de plataforma, usuário e conjunto de permissões em combinações variadas para fornecer pacotes de funcionalidade, permitindo que você escolha facilmente o pacote de recursos e serviços ideal.

Se seguirmos um pouco mais com a analogia do contrato de locação, podemos pensar em licenças de plataforma, usuário e conjunto de permissões como cláusulas individuais em um contrato de locação, em que cada cláusula descreve um imóvel específico que você está alugando (como, "quartos 1 a 12 no 30º andar, localizado no prédio 125 Market Street"). A edição ou complemento de licença de produto é como o documento de locação como um todo, que inclui as cláusulas sobre os imóveis específicos e as informações gerais sobre o contrato entre o gerente e o locatário.

Cada organização tem uma edição, que fornece toda a funcionalidade necessária para ativar a organização. A edição é determinada pela licença de edição da organização, que é composta por um grupo de licenças de plataforma e de usuário. Uma organização pode ter vários contratos que concedem aos usuários acesso ao Salesforce por meio de uma licença de edição da organização. No entanto, a organização não pode conceder aos usuários acesso ao Salesforce por meio de várias licenças de edição ao mesmo tempo. Um complemento, como o nome sugere, é um suplemento opcional que, tal como uma edição, pode conter licenças de plataforma e de usuário. Uma organização deve ter uma edição e pode ter vários complementos ou nenhum complemento.

Para um exemplo de como as edições e os complementos funcionam juntos, vamos olhar para a Ursa Major Solar, uma fornecedora de componentes e sistemas solares com sede no sudoeste americano. É uma pequena empresa com cerca de 200 funcionários.

A Ursa Major comprou a Enterprise Edition do Service Cloud. Como parte da edição, a Ursa Major comprou 100 licenças completas de usuário de CRM para dar a 100 funcionários acesso à funcionalidade de CRM do Service Cloud.

A Ursa Major também quer usar os recursos de atendimento ao cliente fornecidos pelo Salesforce Einstein, o sistema de inteligência artificial abrangente. A Ursa Major compra o Service Cloud Einstein como complemento. O complemento inclui a licença do conjunto de permissões do Service Cloud Einstein para atribuição aos usuários que precisem de acesso. Na Ursa Major, apenas 10 executivos de contas precisam da funcionalidade do Einstein, ou seja, a Ursa Major compra 10 licenças de conjunto de permissões do Service Cloud Einstein como parte do complemento.

Complemento

Uma extensão opcional para uma organização a fim de complementar a funcionalidade fornecida pela edição. Uma organização pode ter vários complementos. Um complemento inclui uma ou mais licenças de conjuntos de permissões, plataforma ou usuário, ou uma combinação delas.

Organização Demo

Uma organização de exemplo usada para demonstrar a funcionalidade do Salesforce a clientes em potencial.

Organização Developer

Uma organização gratuita e sem data de validade que um desenvolvedor pode usar para desenvolver, testar e implantar aplicativos.

Versão

Um pacote de recursos e serviços que compõem a funcionalidade necessária para ativar uma organização. A Salesforce oferece várias edições, que fornecem diferentes níveis de funcionalidade.

Licença

O contrato entre a Salesforce e um cliente específico, que inclui uma descrição dos metadados da funcionalidade para o produto Salesforce associado disponibilizado para a organização do cliente.

Definição de licença

Uma descrição dos metadados da funcionalidade de determinado produto Salesforce disponibilizado para uma organização de clientes.

Permissão

Uma troca de metadados, ou configuração, que configura um aspecto específico da funcionalidade do produto. Em geral, as permissões controlam o acesso a recursos, como o Lightning Experience ou o Chatter, e certos aspectos de segurança. Compare com a preferência.

Licença de conjunto de permissões

Uma licença que define a funcionalidade conforme o usuário e pode ser atribuída para complementar a funcionalidade em uma licença de usuário. O usuário pode receber várias licenças de conjunto de permissões. Observe que uma licença de conjunto de permissões é diferente de um conjunto de permissões, definido na próxima unidade.

Licença de plataforma

Uma licença com trocas de metadados, ou configurações, que controlam a funcionalidade da organização como um todo.

Preferência

Uma troca de metadados, ou configuração, que configura um aspecto específico da funcionalidade do produto. Em geral, as preferências definem configurações que os clientes podem configurar, como opções de fuso horário ou senha. Compare com permissão.

Licença de produto

Uma edição ou um complemento que reúne uma ou mais configurações de licenças e outros metadados em um produto que o cliente pode comprar.

Organização de produção

A organização ativa do cliente em que os usuários acessam e trabalham com dados ativos.

Provisionamento

O processo de ativação de licenças e habilitação de funcionalidade em uma organização.

Organização sandbox

Uma réplica de uma organização de produção que serve como um ambiente de preparação onde o cliente pode testar alterações sem afetar a organização de produção ou os usuários.

Scratch org

Uma implantação de curta duração do Salesforce que permite aos desenvolvedores emular diferentes edições, recursos e preferências do Salesforce. As organizações Scratch duram no máximo 30 dias.

Configuração

Uma troca de metadados em uma licença que configura um aspecto específico da funcionalidade do produto.

Licença de configurações

Uma licença de conjunto de permissões, plataforma ou usuário que inclui configurações, trocas de metadados que configuram aspectos da funcionalidade do produto.

Organização de teste

Uma organização gratuita com dados de amostra projetada para possíveis clientes avaliarem o Salesforce antes da compra.

Licença do usuário

Uma licença que define a funcionalidade conforme o usuário. Cada usuário recebe uma licença de usuário.