Dar aos usuários a funcionalidade de que precisam

Como você aprendeu anteriormente, as licenças de conjunto de permissões, configuração e usuário contêm permissões e preferências, que são configurações de metadados que definem o acesso à funcionalidade do produto. Mas de onde vêm as permissões e as preferências? Os desenvolvedores do Salesforce criam permissões e preferências quando desenvolvem novos recursos de software. Depois de criar as novas permissões ou preferências, os desenvolvedores poderão adicioná-las a uma licença existente se os novos recursos estiverem relacionados à funcionalidade existente, ou poderão criar uma nova licença.

As permissões e preferências em nível de plataforma e em nível de usuário nas licenças são implementadas de diferentes maneiras para determinar a funcionalidade a que determinado usuário tem acesso. (Lembrando que as preferências são configurações que os clientes podem ativar ou desativar.) Vamos analisá-la mais detalhadamente.

Permissões no nível da plataforma

Especificam recursos para a organização como um todo. As permissões no nível da plataforma são ativadas ou desativadas pelo sistema de provisionamento, com base no que um cliente compra. Como cliente, você não pode ativar ou desativar as permissões no nível da plataforma. Exemplos de permissões no nível da plataforma incluem suporte para criar objetos personalizados ou fazer solicitações à API.

Preferências no nível da plataforma

Como as permissões no nível da plataforma, esses preferências também especificam recursos para a organização como um todo. Ao contrário das permissões no nível da plataforma, como administrador de organização, você pode ativar ou desativar as preferências no nível da plataforma, geralmente na Configuração. Exemplos de preferências no nível da plataforma incluem configurações de idiomas e configurações de fuso horário.

Permissões no nível do usuário

Especificam a funcionalidade para usuários individuais. Como administrador, você usa perfis e conjuntos de permissões para controlar quais permissões de usuário em uma licença são ativados para determinado usuário, ou seja, usuários com a mesma licença podem ter diferentes níveis de funcionalidade. Explicamos mais sobre como você modifica permissões no nível do usuário mais adiante nesta unidade.

Preferências no nível do usuário

Especificam opções de personalização, como exibição de guias. Cada usuário pode configurar preferências do usuário para si mesmo. (As preferências do usuário não controlam a funcionalidade relacionada ao acesso ou à segurança do recurso.)

Como administrador de organização, você atribui a cada usuário uma licença de usuário que define a funcionalidade no nível do usuário. Como mencionamos na Unidade 1, uma organização pode ter vários tipos de licença de usuário, como CRM completo, Somente Chatter e assim por diante. Como administrador, você atribui a licença de usuário que melhor se encaixe na função do usuário. Opcionalmente, você pode atribuir a cada usuário uma ou mais licenças de conjunto de permissões para conceder ao usuário acesso a uma funcionalidade não incluída na licença de usuário atribuída. As configurações de metadados nas licenças atribuídas definem como os usuários acessam objetos e dados e o que eles podem fazer dentro do aplicativo.

As licenças atribuídas definem a funcionalidade máxima disponível para o usuário. Mas, muitas vezes, usuários com funções semelhantes têm responsabilidades diferentes. Na Ursa Major Solar, 100 usuários precisam da licença de usuário CRM completo com acesso a dados e objetos. Mas os usuários precisam de diferentes níveis de acesso. Alguns usuários só precisam ler registros, outros precisam criar e excluir registros e alguns precisam criar objetos. A Salesforce não fornece uma licença de usuário diferente para cada variação possível de acesso ao usuário. Ela fornece aos administradores ferramentas para modificar o acesso definido nas licenças de usuário e nas licenças de conjunto de permissões, para que cada licença possa ser adaptada a fim de atender a inúmeras funções diferentes do usuário. Como administrador, você usa perfis e conjuntos de permissões para modificar o acesso definido nas licenças.

Perfil

Um subconjunto da funcionalidade definida em uma licença de usuário ou licença de conjunto de permissões. Como administrador de organização, você atribui a cada usuário um perfil com base nos requisitos da função que ele desempenha. A funcionalidade no perfil não pode exceder a funcionalidade na licença do usuário ou nas licenças de conjunto de permissões atribuídas ao usuário. Os perfis fazem com que os usuários tenham a funcionalidade de que precisam, mas não tenham nenhuma funcionalidade que exceda seus requisitos de trabalho. Por exemplo, uma licença de usuário pode fornecer a capacidade de ler, editar e excluir registros, mas um perfil atribuído pode só fornecer a capacidade de ler e editar registros. O perfil define a funcionalidade da linha de base para o usuário, que não poderá ser revogada enquanto o perfil estiver atribuído. Cada edição do Salesforce tem vários perfis padrão. Algumas edições incluem a opção de criar perfis personalizados.

Conjunto de permissões

Da mesma forma que um perfil, um conjunto de permissões é um subconjunto da funcionalidade definida em uma licença de usuário ou licença de conjunto de permissões. Mas embora um usuário possa ter apenas um perfil, cada usuário pode receber vários conjuntos de permissões. Cada conjunto de permissões pode estender o acesso de um usuário além da funcionalidade definida no perfil. Da mesma forma que os perfis, os conjuntos de permissões não podem exceder a funcionalidade definida em uma licença de usuário ou em licenças de conjunto de permissões. O Salesforce fornece conjuntos de permissões padrão, e algumas edições incluem a opção de criar conjuntos de permissões personalizados.

Então, por que você usaria ambos, perfis e conjuntos de permissões? O perfil, como descrevemos, define o acesso básico para um usuário. Os conjuntos de permissões fornecem uma maneira de colocar em camadas funcionalidades adicionais para complementar a linha de base. Com conjuntos de permissões, como administrador, você pode conceder acesso funcional a um usuário em cenários específicos, independentemente da função de trabalho principal do usuário. Você pode usar conjuntos de permissões para reduzir o número de perfis exclusivos que precisa ser criado e para reduzir o número de permissões que precisa incluir nos perfis.

Por exemplo, Maria Jimenez, administradora da Ursa Major Solar, atribui a vários usuários um perfil chamado Usuário de atendimento. Esse perfil permite que os usuários atribuídos leiam, criem e editem casos de clientes. Alguns desses usuários, mas não todos, também precisam poder excluir e transferir casos. Em vez de criar outro perfil, Maria cria um conjunto de permissões chamado Excluir e transferir casos e o atribui aos usuários que precisam da funcionalidade extra.

Existem muitas variáveis que afetam o acesso do usuário a recursos e serviços em uma organização. Vejamos como isso funciona em conjunto.

• Na Ursa Major, os executivos da empresa compram o Salesforce Service Cloud Enterprise Edition e o complemento Service Cloud Einstein. A edição e o complemento incluem preferências no nível da plataforma que o administrador pode ativar ou desativar.
• A administradora Maria Jimenez ativa ou desativa preferências no nível da plataforma na edição e no complemento para atender às necessidades comerciais da Ursa Major.
• Para cada funcionário da Ursa Major que usará o Salesforce, Maria cria uma conta de usuário do Salesforce e atribui a licença e o perfil de usuário apropriados. Usuários com a mesma licença podem receber perfis diferentes, dependendo da função e das responsabilidades. O perfil não pode exceder a funcionalidade na licença de usuário atribuída.
• Maria também atribui licenças de conjunto de permissões aos usuários conforme a necessidade. Ela atribui a licença de conjunto de permissões do Service Cloud Einstein aos executivos de conta que precisem usar a funcionalidade do Einstein e atribui o perfil apropriado a fim de habilitar a funcionalidade do Einstein para os usuários.
• Por fim, Maria atribui conjuntos de permissões àqueles usuários que precisem de funcionalidade adicional além do que é fornecido pelo perfil atribuído.
• Cada usuário ajusta suas próprias preferências de usuário para personalizar o Salesforce de acordo com suas próprias necessidades.

E é tudo! Se você conhece a relação entre licenças, perfis e conjuntos de permissões, entende o que determina a funcionalidade que determinado usuário tem em uma organização.

Conjunto de permissões

Um subconjunto da funcionalidade definida em uma licença de usuário ou licença de conjunto de permissões. Os conjuntos de permissões são suplementos opcionais que podem estender a funcionalidade no perfil atribuído a um usuário. Cada usuário pode ter um ou mais conjuntos de permissões atribuídos. Observe que um conjunto de permissões é diferente de uma licença de conjunto de permissões, definida na próxima unidade.

Perfil

Um grupo de configurações no nível do usuário que abrange um subconjunto da funcionalidade definida em uma licença de usuário ou licença de conjunto de permissões. Cada usuário recebe um perfil, que define a funcionalidade da linha de base habilitada para o usuário.