Modificar relatórios para outros públicos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Enumerar as diferentes maneiras de se modificar relatórios.
  • Ajustar relatórios para usuários diferentes.
  • Modificar um relatório com filtros permanentes.
  • Modificar um relatório instantaneamente.

Modificar relatórios e painéis para outros públicos

Os gerentes de vendas não são os únicos usuários que querem saber como as coisas estão na Ursa Major. Os executivos também precisam de dados. Mas eles se concentram em mais do que apenas alguns representantes e negócios. Eles querem saber o que está acontecendo em toda a empresa.

A Ursa Major tem um departamento de vendas grande e ativo, com muitos gerentes. Maria sabe que poupará tempo se os executivos da Ursa Major puderem consultar dados recolhidos de todos os representantes de vendas. Agora que ela configurou alguns relatórios para os gerentes de vendas, ela fará mais alguns da maneira mais fácil.

A maneira mais fácil de fazer qualquer coisa

Qual é a maneira mais fácil de fazer qualquer coisa? Pegue algo que você já possui e faça algumas alterações. Você provavelmente já notou como transformamos um relatório em três na unidade anterior. A reutilização de seu trabalho é eficiente e o Salesforce permite a você alterar seus relatórios de várias maneiras diferentes. Vamos percorrer algumas alterações já experimentadas.

Modificações permanentes

  • Aplicar filtros novos. Os filtros determinam quantos dados são incluídos no relatório. Você pode limitar os dados incluídos no relatório usando um filtro restrito, por exemplo, configurando o intervalo de datas do relatório como Semana passada. Ou pode ampliar os dados, por exemplo, escolhendo mostrar oportunidades em Qualquer status. Clique no botão Adicionar para criar um teste lógico, por exemplo, para incluir somente registros com valor acima de US$ 10.000.
  • Mudar como as informações estão agrupadas. É mais fácil ver algumas informações se elas forem recolhidas e exibidas em grupo. Por exemplo, se quiser classificar o grupo por Proprietário da oportunidade a fim de analisar o progresso do proprietário, ou por Tipo a fim de verificar o equilíbrio do negócio agendado.
  • Mudar como as informações são resumidas. A opção Resumir faz cálculos usando os dados numéricos. Por exemplo, você deseja encontrar o valor total de suas oportunidades abertas usando Soma. Ou deseja determinar o tamanho médio de seus negócios usando Média.
  • Criar fórmulas. Você pode processar seus dados com fórmulas. Por exemplo, determine a duração média das oportunidades de um representante agrupando por representante. Em seguida, crie uma fórmula para mostrar a duração média dos negócios do representante.

Modificações temporárias

Você, ou seus usuários individuais, pode modificar relatórios de algumas maneiras durante a visualização.

  • Classificar colunas. Clique em um cabeçalho de coluna para mudar a ordem de classificação dos seus dados com base no que está na coluna.
  • Aplicar filtros temporários. Refine os dados de um relatório abrindo o painel de filtros. Esse filtro temporário muda a visualização, mas não muda os dados incluídos no relatório.

Modificações automáticas.

Os dados que cada usuário pode ver dependem do perfil, das permissões, das configurações de compartilhamento e da posição na hierarquia de usuários. Como administrador, ao executar seu relatório Pipeline de oportunidade, você verá todos os dados da organização. Mas quando um representante de vendas executa o mesmo relatório, as únicas oportunidades exibidas nele são as que o representante tem permissão para ver.

A prática leva à perfeição

Maria fará alguns pequenos e rápidos ajustes aos seus relatórios existentes a fim de lhes conferir uma perspectiva mais ampla e assim poderem atender as necessidades globais dos executivos.

Modificar permanentemente negócios fechados no exercício atual

Essa é fácil, pois Maria já tem uma versão de um relatório Negócios fechados. Você também, se concluiu o desafio da unidade anterior. Mas esse relatório resume todos os negócios do ano anterior. Um dos executivos da Maria solicitou um relatório que ajude a rastrear o desempenho da empresa no upselling de atualizações a clientes. Ele quer ver somente as atualizações que foram fechadas no mês anterior.

  1. Localize e execute o relatório Negócios fechados no exercício atual.
    1. Clique na guia Relatórios.
    2. Selecione o relatório Negócios fechados no exercício atual.
    3. Clique em Editar.
  2. Em FILTROS, atualize o intervalo de filtragem de datas para Mês passado. Clique em Aplicar.
  3. Filtre por um tipo de cliente.
    1. Na consulta Adicionar filtro..., selecione Tipo.
    2. Deixe igual ao Operador.
    3. Em Valor(es), selecione Cliente existente - Atualizar.
    4. Clique em Aplicar.
  4. Filtrar por clientes existentes
  5. Clique em Salvar como e salve o relatório como um novo relatório chamado Atualizações (mês passado).

Filtrar atualizações (mês passado) imediatamente

Se você não fechou nenhuma oportunidade ultimamente, seu novo relatório Atualizações (mês passado) não mostrará dados ao ser executado. Talvez você esteja se perguntando quando foi a última vez que sua empresa fez alguma atualização!

  1. Localize e execute o relatório Atualizações (mês passado).
  2. Clique em Ícone de filtro.
  3. No painel de filtro, clique no filtro Data de fechamento.
  4. Altere Intervalo para Últimos 2 anos fiscais. O painel de filtros temporários
  5. Clique em Aplicar.

Recursos

Use estes recursos para saber mais sobre relatórios e painéis.