Introdução aos relatórios e painéis para gerentes de vendas

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Descrever como relatórios e painéis podem ajudar a sua empresa.
  • Configurar um novo relatório personalizado do zero.
  • Modificar relatórios existentes para atenderem a outras necessidades.

O que os relatórios e painéis podem fazer por você

As pessoas na Ursa Major Solar têm vários tipos de dúvidas sobre seus negócios. Os líderes da empresa querem conhecer o panorama geral. Os gerentes querem saber como seu pessoal está se saindo. E os representantes podem trabalhar com mais afinco em seus negócios mais produtivos se souberem onde devem se empenhar mais.

Isso soa familiar? Ao planejar a implementação do Salesforce na Ursa Major, a administradora do Salesforce, Maria Jiminez, reuniu uma lista de perguntas frequentes feitas a executivos, gerentes e representantes de vendas. Qual o volume de vendas da empresa? Os representantes estão se empenhando em ganhar mais negócios? As vendas subirão no mês que vem? Agora, ela está se preparando para lidar com as respostas.

Juntos, os relatórios e os painéis ajudam as equipes de vendas a reunir e processar dados para responder a essas perguntas. Maria se aventura pelos dados da sua empresa com alguns relatórios personalizados para cada tipo de usuário. Ela pensou em baixar pacotes de relatórios e painéis do Salesforce AppExchange e talvez venha a fazer isso futuramente. Mas como já concluiu o módulo Relatórios e painéis do Lightning Experience, ela conhece o Criador de relatórios. E Maria sabe que o Salesforce facilita a configuração de relatórios e painéis. Ela vai treinar suas habilidades com alguns relatórios e painéis básicos.

Recomendamos que você siga os passos de Maria e conclua o móduloRelatórios e painéis do Lightning Experience antes de prosseguir com este módulo. É importante entender como os relatórios são criados, salvos e compartilhados no Salesforce, e como usar o Criador de relatórios.

Neste módulo, você exercita seu conhecimento criando um pacote de relatórios para executivos, gerentes e representantes de vendas. No fim, você pode usar o que aprendeu para criar e modificar relatórios, além de configurar painéis.

Relatórios para gerentes

Os gerentes da sua empresa apostam forte no Salesforce. Eles querem entender como é o desempenho de seus representantes e querem explicar o andamento da empresa para seus chefes.

Maria decidiu começar criando relatórios para gerentes de vendas diretos. Atender aos pedidos de dados deles é essencial para garantir o sucesso da implementação do Salesforce. Os gerentes da Ursa Major querem saber quantos negócios estão sendo fechados por seus representantes e como está o pipeline de cada representante no momento. Também seria bom saber como os representantes se saíram em seus últimos negócios. Além disso, Maria acha que pode criar um relatório e depois configurar seções de resumo, filtros de dados e fórmulas diferentes para criar mais três relatórios. É como receber três relatórios em um, e isso vai facilitar tanto a vida dela. Quem não ama a facilidade?

Mais tarde, ela pode modificar os relatórios para que se tornem mais úteis para outras partes interessadas, como executivos e representantes de vendas. Depois de concluir esses relatórios, ela criará um painel que permitirá aos gerentes da Ursa Major ver os resultados dos três relatórios em uma mesma visualização.

Mas uma coisa de cada vez.

Criar um relatório de oportunidade básico

A primeira coisa que Maria deve fazer é configurar um relatório básico e sem muitos detalhes que mostre todas as oportunidades já criadas na organização do Salesforce da Ursa Major. A criação desse relatório demora apenas alguns segundos.

  1. Clique na guia Relatórios.
  2. Clique em Novo relatório.
  3. Na lista Escolher tipo de relatório, selecione Oportunidades e, em seguida, clique em Continuar. Tipo de relatório baseado no objeto Oportunidade
  4. Clique em Criar.

Maria poderia adicionar alguns filtros, fórmulas, níveis de resumo, etc. Mas ela pretende usar esse relatório básico como base para vários outros relatórios e, portanto, ela vai salvá-lo exatamente como está.

  1. Clique em Salvar.
    1. Nome do relatório: Pipeline de oportunidade
    2. Descrição do relatório: todas as oportunidades no Salesforce
    3. Pasta do relatório: Relatórios públicos
    Caixa de diálogo Salvar relatório.
  2. Clique em Salvar.

A organização do Salesforce da Maria ainda não tem muitos dados e, portanto, seu relatório ficará um pouco vazio. Quanto mais oportunidades os representantes da Ursa Major criarem, mais dados ela poderá gerar em cada relatório.

Por padrão, o intervalo de datas do relatório é definido para mostrar dados somente do trimestre fiscal atual. Se você é como a Maria e não tem oportunidades fechadas no trimestre fiscal atual, seu relatório também ficará vazio.

Nota

Nota

Você sempre quis ficar rico? Bem, Trailblazers, essa é a sua chance! Se você estiver acompanhando em sua organização Developer Edition e criando relatórios com a Maria, notará que os dados na sua organização não são ideais para testar os relatórios com intervalos de datas como Mês passado ou até mesmo Este ano.

Você pode corrigir esse problema e parecer um milionário em ascensão configurando algumas oportunidades falsas em sua organização de DE. Basta acessar a guia Oportunidades, clicar em Nova e ir à luta. Não se esqueça de adicionar alguns produtos. Ou alguns milhares de produtos. Quanto mais você adicionar, mais parecerá alguém prestes a ficar rico.

Vamos lá, experimente. Ficaremos aqui aguardando enquanto você brinca de ficar milionário. Mas, por favor, não prolongue a brincadeira por muito tempo. A música de elevador aqui está nos deixando malucos.

Agora que o relatório base da Maria está pronto, ela vai usá-lo para gerar vários relatórios muito mais úteis para a empresa, começando por alguns relatórios solicitados pelos gerentes de vendas.

Relatório Pipeline por representante

O pipeline mostra aos representantes e seus gerentes os negócios em que eles estão trabalhando no momento. Se os gerentes entendem o que está no pipeline, eles podem tomar decisões melhores sobre onde priorizar os recursos e como prever melhor a receita futura.

Os gerentes da Maria querem poder ver o que cada representante tem em seu pipeline. Para obter esses dados, Maria vai começar com o relatório Pipeline de oportunidade básico e modificá-lo para mostrar o que cada representante está fazendo.

  1. Localize e execute o relatório Pipeline de oportunidade.
    1. Clique na guia Relatórios.
    2. Selecione o relatório Pipeline de oportunidade.
    3. Clique em Editar.
  2. Para definir o escopo do relatório usando os filtros padrão, clique em FILTROS. Filtros padrão
    1. No painel Filtros, defina o Status da oportunidade como Aberta. Clique em Aplicar.
    2. Para Data de fechamento, defina o Intervalo como O tempo inteiro. Clique em Aplicar.
  3. Para personalizar as colunas conforme a necessidade, clique em CONTORNO.
    1. Usando a consulta Adicionar coluna..., adicione estas colunas:
      • Tipo
      • Fonte do lead
      • Próximas etapas
      • Período fiscal
      • Idade
      • Data de criação
      • Papel do proprietário
    2. Mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nos seguintes cabeçalhos de coluna:
      • Proprietário da oportunidade
      • Nome da conta
    3. Na lista Colunas, arraste Proprietário da oportunidade e Nome da conta e solte-os logo acima da coluna Nome da oportunidade.
    4. No painel Campos, arraste o campo Duração do estágio para o painel de visualização e solte-o à direita da coluna Estágio.
  4. Para agrupar as linhas por Proprietário da oportunidade, selecione Proprietário da oportunidade da consulta Adicionar grupo....
  5. Adicione um campo de resumo. No cabeçalho da coluna Valor no painel de visualização, clique no botão de seta e clique em Resumir | Soma.
  6. Salve uma cópia do relatório como Pipeline por representante (assim o relatório de Pipeline de oportunidade não é perdido).
    1. Clique em Executar relatório.
    2. Clique no botão Ação (seta para baixo) no topo, selecione Salvar como e preencha a área de detalhes de Salvar relatório.
      • Nome do relatório: Relatório Pipeline por representante
      • Clique em Selecionar pasta | Relatórios públicos | Selecionar relatórios públicos.
    3. Clique em Criar.

Agora, ela tem um relatório que organiza as oportunidades da empresa pelo representante a que pertencem e mostra quanto cada conta vale potencialmente.

Relatório de taxa de ganhos de um representante de vendas

Maria tirou a sorte grande. Seus gerentes também querem saber quais representantes têm maior probabilidade de fechar negócios. Ela vai ajudá-los fornecendo informações sobre os representantes que têm as maiores taxas de ganhos. Ela poderia começar com o relatório Pipeline de oportunidade. Mas o relatório Pipeline por representante está mais próximo do que ela precisa e, portanto, é esse que ela vai modificar.

  1. Para mostrar as oportunidades fechadas por representante de vendas, modifique o relatório Pipeline por representante.
    1. Clique na guia Relatórios.
    2. Clique no botão Ação (seta para baixo) ao lado do relatório Pipeline por representante e selecione Editar.
    3. No painel Filtros, clique no filtro padrão Status da oportunidade, selecione Fechado e clique em Aplicar.
  2. Em CONTORNO, retire a coluna Valor encontrando-a na lista de colunas e clicando em X.
  3. Para mostrar as taxas de ganhos por representante de vendas, adicione uma coluna de fórmula de resumo.
    1. Na lista Colunas, clique na seta de mais ações (seta para baixo) e, em seguida, clique em Adicionar coluna de fórmula de resumo. Em seguida, clique em Alternar para editor completo.
      • Nome da coluna: Taxa de ganhos
      • Descrição: Proporção de oportunidades ganhas em relação a oportunidades fechadas.
      • Formato: Porcentagem
      • Casas decimais: 2
      • Onde essa fórmula deve ser aplicada? Todos os níveis de resumo
      • Em CAMPOS, selecione Ganhas e clique em Inserir >. Verifique se WON:SUM foi inserido no campo Fórmula.
      • Clique ou digite em /.
      • Em CAMPOS, selecione Fechadas e clique em Inserir >. Verifique se CLOSED:SUM foi inserido no campo Fórmula.
      • Verifique se a fórmula aparece como WON:SUM / CLOSED:SUM.
      • Clique em Verificar sintaxe. Se for válida, continue. Se não, resolva o problema da fórmula.
      • Clique em OK.
      A fórmula de taxa de ganhos.
    2. No painel de visualização, clique para alternar Linhas de detalhes e ocultar detalhes. Ocultar detalhes no painel de visualização
  4. Clique na seta Mais Ações (para baixo) ao lado de Salvar e selecione Salvar como. Salve o relatório como um novo relatório chamado Taxa de ganho dos representantes de vendas.
  5. Clique em Executar.

O relatório deverá se parecer com:

Visualização do relatório Taxas de ganho dos representantes de vendas

Maria só precisou de alguns minutos para gerar dois relatórios que seus gerentes vão adorar. Se existisse um relatório de taxa de ganhos para fazer relatórios excelentes, ela estaria no topo da lista!