Configurar modelos de cotação e rastrear contratos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Explicar como os modelos de cotação ajudam representantes de vendas a preparar cotações para clientes com eficiência.
  • Configurar modelos de cotação.
  • Criar contratos.

Noções básicas sobre cotação

Quando seus representantes de vendas trabalham em seus negócios, eles fazem cotações de preço para os clientes. As cotações são propostas que mostram aos clientes os preços dos produtos e os serviços que sua empresa oferece.

Seus representantes têm a flexibilidade de criar um conjunto de cotações que mostram várias combinações de produtos, descontos e quantidades. Assim, seus clientes podem comparar preços.

Mas uma coisa de cada vez. Nossa administradora do Salesforce, Maria, ativa Cotações. Veja como.

Ativar cotações

  1. Em Configuração, Maria insere Cotação na caixa Busca rápida e seleciona Configurações de cotação.
  2. Ela seleciona Ativar.Ativar cotações em Configuração
  3. Maria seleciona o layout de página em que quer que a lista relacionada Cotações apareça e salva seu trabalho.Selecionar layouts de página onde as cotações devem aparecer

Nosso representante de vendas, Lance, continua a trabalhar em uma oportunidade. Ele define o estágio da oportunidade como Proposta/Cotação de preços. Agora ele está pronto para enviar uma cotação a seu cliente na Dickenson PLC. Vamos ver como ele prepara a cotação.

Criar uma cotação

Lance está no estágio de proposta nessa oportunidade, no qual ele cria sua cotação.
  1. Ele inicia uma nova cotação na oportunidade.

    Criar uma cotação na lista relacionada Cotações

  2. Ele insere os detalhes da cotação.

    Detalhes da nova cotação

  3. Lance salva seu trabalho e a nova cotação aparece.

    Nova cotação aparece na lista relacionada Cotações

    Aqui, ele seleciona a cotação e vê que o produto da oportunidade aparece como item de linha. Lance pode adicionar outros produtos como itens de linha, se quiser.

    Produto aparece como item de linha da cotação

    Ele terminou, por enquanto, mas pode escolher adicionar outros itens de linha à cotação mais tarde.

  4. Lance planeja enviar várias cotações a seu cliente. Depois que ele e seu cliente chegam a um acordo em relação a uma cotação, Lance está pronto para sincronizá-la. Quando ele sincroniza a cotação, seus itens de linha aparecem como produtos da oportunidade. Assim, Lance não corre o risco de ter discrepâncias entre os itens de linha em sua cotação e os produtos na oportunidade.

    Sincronizar itens de linha da cotação com produtos em Oportunidades

Preparar cotações para envio aos clientes

Você viu como os representantes de vendas criam cotações. Agora é hora de ver o que acontece com essas cotações. Isso envolve você, ou seja, continue lendo!

Seus representantes de vendas geram arquivos PDF para as cotações que enviam aos clientes. O Salesforce inclui um modelo padrão, mas às vezes seus representantes querem gerar arquivos PDF de cotação com detalhes diferentes.

Vejamos os representantes da Ursa Major, por exemplo. Eles querem excluir o campo Imposto quando fazem cotações para clientes de planos de serviço. Por isso, Maria, sua administradora, cria um novo modelo para eles. Veja como.

Criar um modelo de cotação

  1. Em Configuração, Maria insere Modelos na caixa Busca rápida e seleciona Modelos de cotação.

    Acessar modelos de cotação em Configuração

  2. Maria cria um modelo. Ela dá um nome a ele e o salva.

    Nome do novo modelo

  3. Maria vai até a seção Totais e remove o campo Imposto.
  4. Em seguida, ela salva o trabalho. Maria está pronta para disponibilizar o modelo para seus representantes e o ativa.

    Link de ativação para o modelo de cotação

Como os representantes de vendas geram PDF para cotações

  1. Em uma cotação, os representantes de Maria clicam em Criar PDF.

    Selecionar um modelo de cotação

  2. Em seguida, seus representantes selecionam o modelo desejado.
  3. Em seguida, eles criam o arquivo PDF. Está vendo? Sem imposto de vendas!

    PDF sem imposto de vendas

  4. Os representantes salvam seus arquivos PDF nos registros de cotação, onde podem acessar os arquivos PDF e enviá-los aos clientes.

    Arquivo PDF de cotação que pode ser acessado no registro da cotação

Noções básicas de contratos

Quando um cliente decide quais produtos ou serviços comprar, seu representante envia um contrato que documenta os preços e os termos combinados entre as partes. Várias empresas usam contratos para definir os termos dos negócios feitos com outras empresas.

O Salesforce permite que seus representantes criem, rastreiem e gerenciem os contratos enviados para suas contas e oportunidades. Os representantes rastreiam os contratos por meio do processo de aprovação de sua empresa. E podem usar alertas de fluxo de trabalho para serem lembrados sobre a renovação dos contratos.

Configurar contratos para aparecerem nos detalhes da oportunidade

Os representantes de vendas de Maria querem ver os contratos nas oportunidades deles. Para isso, ela usa segurança em nível de campo e acessibilidade de campo (não layouts de página) para incluir um contrato nos detalhes de uma oportunidade.
  1. Em Configuração, Maria clica no Gerenciador de objetos no início da página. Ela seleciona o objeto Oportunidade e clica em Contrato na área de campos. Em seguida, ela clica em Definir segurança em nível de campo.

    Definir segurança em nível de campo para ver contratos em oportunidades

  2. Ela seleciona Visível para cada perfil em que quer que a lista relacionada Contratos apareça e salva seu trabalho.

    Definir segurança em nível de campo para adicionar contratos aos detalhes da oportunidade

  3. Maria clica em Exibir a acessibilidade do campo.
  4. Maria clica em Oculto em um dos perfis para os quais quer disponibilizar os contratos.

    Personalizar acesso de campo em Oportunidades

  5. Maria seleciona Visível em Layout de página.

    Acesso de campo definido como Visível

  6. Em seguida, ela salva suas alterações. Os perfis agora estão marcados como editáveis.

    Perfis marcados como editáveis.

  7. Para verificar se as alterações estão funcionando, Maria cria uma oportunidade e adiciona um contrato a ela.

    Adicionar contrato à nova oportunidade

    Depois de salvar a nova oportunidade, ela vê o contrato relacionado nos detalhes da oportunidade.

    Contratos relacionados na guia Detalhes.

Como os representantes de vendas criam contratos e os relacionam com oportunidades

Agora que Maria configurou contratos para aparecerem nos detalhes da oportunidade, vamos ver como seu representantes de vendas, Lance, cria contratos e os relaciona com suas oportunidades.

Criar um contrato

  1. No Iniciador de aplicativos, Lance pesquisa por Contratos e seleciona-o na lista de Itens.

    Contratos no Iniciador de aplicativos

  2. Em seguida, ele clica em Novo.

    Clicar em Novo

  3. Lance insere detalhes específicos a seu contrato. Em seguida, ele salva o trabalho.

    Detalhes do novo contrato

    Lance vê o novo contrato.

    Novo contrato aparece

    E ele aparece automaticamente na lista relacionada Contratos da conta Dickenson PLC.

    Novo contrato aparece na conta

Relacionar um contrato com uma oportunidade

  1. Lance abre uma oportunidade para Dickenson PLC que ele quer relacionar com um contrato.
  2. Ele clica em Detalhes.

    Detalhes da oportunidade

  3. Em seguida, Lance seleciona um contrato de uma lista que é específica à conta Dickenson PLC.
  4. Ele salva seu trabalho e vê o contrato relacionado com sua oportunidade.

    Contrato aparece em Oportunidade

Maria recolocou seus representantes de vendas no caminho para vender produtos de um catálogo de preços que ela criou. Lembra como esses preços eram mais baixos do que os valores da lista padrão?

Maria ativou Cotações para que seus representantes pudessem enviar cotações para seus clientes. Depois que seus representantes e clientes chegarem a um acordo sobre cotações específicas, seus representantes poderão sincronizar os itens de linha da cotação com os produtos da oportunidade.

E, por fim, Maria configurou contratos para aparecerem nos detalhes da oportunidade, o que é útil para que os representantes possam acessar contratos relativos a suas oportunidades rapidamente.

Recursos

Use estes recursos para aprender mais sobre cotações, modelos de cotação e contratos.