Trabalhar de forma mais inteligente em calendário e eventos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Identificar os recursos de calendário que ajudam seus representantes a trabalhar de maneira mais eficiente em todo o processo de vendas.
  • Personalizar as configurações de calendário que são mais úteis para seus representantes.
  • Entender como o calendário pode ser usado com objetos do Salesforce para ajudar os representantes a vender de forma mais inteligente.

Trabalhar de forma mais inteligente em calendário e eventos

Fora do Salesforce, calendários e eventos são recursos bem simples. Para falar a verdade, podem até ser um pouco chatos. Mas, no Salesforce, os calendários e os eventos podem fazer muito para ajudar os funcionários a alcançar metas comerciais. Além disso, podem ajudar suas equipes a colaborar de forma mais eficiente do que qualquer outra ferramenta de calendário padrão. Vamos dar uma olhada nas maneiras como você pode ajudar seus representantes a trabalhar com mais inteligência, em vez de trabalhar mais, em calendários e eventos.

Ajudar os representantes a personalizar seus calendários

Os representantes de vendas podem usar calendários de objeto para exibir marcos relacionados a registros específicos, como oportunidades e tarefas. Por exemplo, Lance tem algumas oportunidades importantes para fechar este mês. Ele quer ter certeza de que está concluindo a tempo as tarefas referentes a essas oportunidades e priorizando seus clientes de forma eficaz. Lance cria um calendário de objeto para mostrar as datas de todas as suas oportunidades futuras com base nas respectivas datas de fechamento.

Janela Editar calendário de objeto, mostrando o filtro Todas as oportunidades aplicado.

Criar modos de exibição de lista de eventos personalizados

A administradora Maria pode ajudar seus representantes a personalizarem os próprios calendários de objeto, criando objetos personalizados e modos de exibição de lista para eles usarem como base. Representantes como Erin e Lance podem usar modos de exibição de lista para ver mais eventos listados em um único modo de exibição, ajudando-os a planejar seus dias ou revisar eventos passados. Além disso, eles podem criar modos de exibição de lista personalizados para analisar eventos com base em contatos, leads e outros pontos de dados.

Existem vários modos de exibição de lista predefinidos que são úteis para os representantes e não exigem alterações:
  • Meus eventos recentes
  • Eventos recentes da minha equipe
  • Eventos futuros da minha equipe
  • Meus eventos futuros
  • Novidades nesta semana
  • Visualizado recentemente
  • Agenda de hoje

Os representantes podem ajustar os campos exibidos na maioria desses modos de exibição de lista ou usá-los como ponto de partida para personalizar modos de exibição de lista voltados aos dados mais importantes para eles.

Para facilitar as coisas para seus representantes, Maria também criou um modo de exibição de lista personalizado para todos os seus representantes usarem.

Janela Novo modo de exibição de lista.

Personalizar e combinar modos de exibição de calendário

Os representantes podem adicionar calendários de recursos, calendários públicos, listas de usuários e muito mais para determinar o que veem em seus calendários. Em seguida, podem ajustar a exibição para que seja mais detalhada. Eles também podem usar o modo de exibição de disponibilidade com listas de usuários para encontrar um horário para agendar entre os membros da equipe. Você pode personalizar o layout de evento compacto para os cartões de visualização de eventos, para que seus representantes vejam os campos de eventos que mais importam para eles.

Para tornar a visualização de agenda mais rápida e fácil, os calendários da lista de usuários podem ser combinados com os modos de exibição de disponibilidade. Vejamos como essa combinação pode ajudar Lance e Erin. Eles compartilham clientes maiores para dividir a carga de trabalho. E, junto com outros membros de sua equipe de vendas principal, compartilham responsabilidades como avaliações no local em clientes atuais e potenciais. Essas avaliações exigem pelo menos meio dia de disponibilidade para agendar, já que Lance e Erin saem do escritório e não ficam disponíveis para outros clientes.

Howard, assistente administrativo da equipe, agenda avaliações no local com frequência. Além de Lance ou Erin, dois técnicos de painéis solares e seu caminhão de equipamentos são necessários para essas avaliações. Howard precisa de uma maneira mais rápida de adicionar o calendário de todos ao seu modo de exibição, para que ele possa entender em quais dias todos estão livres enquanto está com o cliente esperando no telefone. Maria faz isso configurando listas de usuários e adicionando calendários da lista de usuários para agilizar o processo de agendamento de Howard.

Experiência prática com o calendário

Em seguida, mostraremos as etapas que Maria leva para personalizar as configurações no calendário do Salesforce. Não há desafio prático neste módulo, mas se você quiser acompanhar e experimentar as etapas, veja como iniciar seu Trailhead Playground. Primeiro, verifique se você está conectado ao Trailhead. Em seguida, clique no avatar do usuário no canto superior direito desta página e selecione Organizações práticas na lista suspensa. Clique no nome de usuário para iniciar sua organização. Deseja criar uma nova organização? Consulte o módulo Gerenciamento do Trailhead Playground para saber como.

Habilitar calendários da lista de usuários

Agora, vejamos como Maria trabalha com as configurações de calendário para facilitar o agendamento para Howard.

  1. Em Configuração, insira Usuários na caixa Busca rápida e selecione Usuários.
  2. Selecione Criar novo modo de exibição.
  3. Preencha todos os campos obrigatórios e torne a lista visível para os usuários necessários. Em seguida, clique em Salvar.
    Nota

    Nota

    Adicione filtros para remover desse modo de exibição de lista usuários padrão, como processo automatizado e plataforma, já que ele ficará visível para os usuários.

  4. Em Configuração, insira Atividade na caixa Busca rápida e, em seguida, selecione Configurações de atividades.
  5. Selecione Adicionar listas de usuários a modos de exibição de calendário no Lightning Experience. Em seguida, clique em Enviar.
Página Configurações de atividades em Configuração.

Agora, quando os representantes selecionarem a opção Adicionar calendários na seção Outros calendários do painel lateral Calendário, eles verão as listas de usuários como opção na caixa de diálogo Adicionar calendários.

Janela Adicionar calendários, mostrando a seleção da lista de usuários.

Quando os usuários adicionam uma lista de usuários, todos os usuários nessa lista são exibidos em sua seção Outros calendários. Eles podem ativar ou desativar a lista, dependendo de suas necessidades de agendamento. Então, depois que Howard adiciona a lista de usuários que inclui os calendários de Erin e Lance, ele pode agendar rapidamente uma avaliação para um cliente enquanto está ao telefone, mantendo o processo de vendas em movimento.

Painel lateral Calendário mostrando uma lista de usuários chamada Avaliações no local.

Para garantir que seus representantes obtenham o máximo dos calendários da lista de usuários, Maria faz questão de informá-los sobre o modo de exibição de disponibilidade. Os representantes podem ver uma exibição diária com todos os seus calendários visíveis em colunas para comparar facilmente as próprias agendas com base na disponibilidade de um cliente.

Página Calendário, mostrando a exibição de disponibilidade de vários calendários de usuário para um dia.

Ajudar as equipes a permanecerem conectadas com calendários públicos

Alguns eventos são válidos para toda a equipe, incluindo prazos, marcos, treinamentos e networking. O gerente de vendas Lincoln quer que sua equipe participe de uma nova feira de energia verde, onde provavelmente encontrarão muitos novos clientes em potencial. Ele também sabe de mais alguns seminários sobre tecnologia de energia solar dos quais a equipe pode participar. Mas Lincoln não quer lotar suas agendas, que já estão cheias, e distraí-los das vendas. Ele pede a Maria para adicionar um calendário público para sua equipe; lá, ele pode agendar eventos como feiras e seminários.

Veja como Maria configura calendários públicos para os representantes de vendas de Lincoln, tornando o agendamento da equipe mais fácil e eficiente.

  1. Em Configuração, insira Recursos e calendários públicos na caixa Busca rápida e selecione Recursos e calendários públicos.
  2. Crie um calendário público.
    • Clique em Novo, nomeie o calendário, selecione Ativo e salve o calendário.
    • Clique em Compartilhar. Adicione os grupos públicos, os papéis ou as pessoas com as quais deseja compartilhar o calendário.

Depois de concluir a configuração de calendários públicos, Lincoln diz aos representantes para adicionarem seu novo calendário público à sua exibição da área Outros calendários no painel lateral. Os representantes podem ocultar calendários públicos para organizar a exibição quando precisam se concentrar em outros eventos.

Aproveitar ao máximo seus eventos

Assim que os calendários estão personalizados e conectados, Maria garante que seus representantes de vendas tenham tudo o que precisam para o agendamento em seus layouts de evento. Os representantes se beneficiam vendo participantes, criando eventos recorrentes com séries de eventos, lembretes, recursos e ações globais.

Caso ainda não tenha feito isso, revise as vantagens de sincronizar eventos entre o Salesforce e o Microsoft Outlook ou Google Calendar usando Lightning Sync ou Captura de atividade do Einstein. Os participantes em eventos do Salesforce só receberão convites se sua organização estiver configurada para sincronizar através de um desses produtos.

Aqui está uma lista dos campos de layout de evento padrão que você deve considerar adicionar. Fique à vontade para adicionar outras pessoas ou personalizar seus próprios campos também.

  • Participantes
  • Conjunto de lembretes
  • Repetir
Janela Novo evento, mostrando todos os campos de layout de evento disponíveis.

Relacionar automaticamente participantes

Outra maneira de tornar o agendamento mais fácil para seus representantes é ativar o recurso de relacionamento automático de participantes. Lance e Erin costumam criar eventos com clientes e querem ter certeza de que seus eventos aparecem no feed de atividades na página de registro do contato. O recurso de relacionamento automático de participantes permite que os representantes adicionem participantes às reuniões e tenham o registro apropriado adicionado automaticamente ao campo Nome. Vejamos como Maria ativa esse recurso.
  1. Em Configuração, insira Atividade na caixa Busca rápida e, em seguida, selecione Configurações de atividades.
  2. Selecione Relacionar automaticamente os participantes aos eventos do usuário no Lightning Experience e Permitir que os usuários relacionem vários contatos a tarefas e eventos.
  3. Clique em Salvar.

Configurar recursos

Se a sua empresa usa ferramentas diferentes para demonstrações a clientes ou outros fins, você pode catalogar esses itens como recursos no Salesforce. Assim, você pode monitorar os itens e permitir que as pessoas confiram recursos, como em um sistema de biblioteca. Lance tem uma visita domiciliar para inspecionar o local e precisa de um caminhão equipado com todas as ferramentas e equipamentos para que os técnicos realizem a avaliação. Veja como Maria configura recursos para que Lance e os outros representantes tenham tudo o que precisam para demonstrar produtos ou avaliar as necessidades de um cliente efetivamente.
  1. Em Configuração, insira Recursos e calendários públicos na caixa Busca rápida e selecione Recursos e calendários públicos.
  2. Crie um recurso.
    • Clique em Novo, nomeie o recurso, selecione Ativo e salve o recurso.
    • Clique em Compartilhar. Adicione os grupos públicos, os papéis ou as pessoas que podem reservar esse recurso e visualizá-lo em seus calendários.
Agora, Lance e Erin podem adicionar automaticamente um caminhão ao evento para sua avaliação no local, então, tudo o que o técnico precisa fazer é pegá-lo no depósito.

Criar novos eventos em qualquer lugar

A próxima ferramenta útil para os representantes são as ações globais. Essa configuração permite que os representantes criem rapidamente eventos a partir de oportunidades e outros objetos padrão no Salesforce. Digamos, por exemplo, que Lance se depara com uma oportunidade que não é contatada há vários meses. Ele quer agendar uma reunião de acompanhamento, já que as notas indicam que o contato estava interessado em saber mais. Usar ações globais para eventos permite que Lance e os outros representantes criem rapidamente eventos a partir de oportunidades e outros objetos padrão no Salesforce. Assim, os representantes podem mover oportunidades por seus processos de vendas ainda mais rapidamente. Vejamos como Maria configura tudo isso.

  1. Em Configuração, insira Ações na caixa Busca rápida e selecione Ações globais.
  2. Clique em Nova ação.
  3. Selecione Criar um registro como Tipo de ação.
  4. Selecione o Objeto de destino Evento.
  5. Selecione um rótulo padrão ou insira um rótulo personalizado para a ação. Os usuários veem esse rótulo como o nome da ação.
  6. Personalize o layout de evento. Os usuários verão somente esse layout quando criarem eventos a partir de botões de ações rápidas globais.
Maria configurou listas de usuários, recursos e calendários públicos para melhorar a experiência de calendário de seus representantes. Em seguida, mostrou aos seus representantes como personalizar seus modos de exibição de lista de eventos e modos de exibição de calendário, o que os ajudou a economizar tempo, priorizar o trabalho e colaborar com mais facilidade. Maria também melhorou o layout de evento para garantir que seus representantes tenham as informações mais importantes para eles.