Enviar emails pelo Salesforce

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Permitir que seus usuários enviem emails do Gmail e do Office 365 pelo Salesforce.
Personalizar como o Salesforce exibe emails.
Usar Email avançado para personalizar os emails a fim de atender às necessidades dos seus representantes.

Enviar emails de serviços externos pelo Salesforce

O pessoal de vendas da Ursa Major Solar dependem bastante da comunicação com leads e contatos pelo Gmail, que adotaram recentemente. Durante o dia, esses representantes de vendas usam o Salesforce para trabalhar os leads e lidar com seus negócios de vendas. Mas eles também trabalham no Gmail para manter atualizadas as comunicações diretas com seus leads e contatos.

Reduzir a mudança de contexto

O gerente de vendas, Lincoln, ouviu que a alternância entre o Salesforce e o Gmail não é eficiente para seus representantes e isso exige uma quantidade pouco prática de mudança de contexto. Maria pesquisa se o Salesforce tem alguma coisa para ajudar nesse caso.

Afinal, ela pode mexer em uma opção que permite que o pessoal de vendas conecte suas contas do Gmail ao Salesforce. Veja como.

Em Configuração, insira Email externo na caixa Busca rápida e selecione Enviar por serviços de email externos.
Ative um dos serviços de email usados pela sua empresa.

Como os representantes de vendas começam a enviar emails pelo Salesforce

Os representantes de vendas da Maria agora podem conectar suas contas do Gmail ao Salesforce. Mas os representantes precisam ter o perfil de usuário padrão ou a permissão de usuário “Enviar email por serviços de email externos”. Com uma dessas opções, da próxima vez que um representante redigir um email no Salesforce, uma solicitação será exibida. Em seguida, os representantes poderão começar o processo de configuração para conectar a conta de email ao Salesforce.

Solicitação para conectar uma conta de email externo ao Salesforce

Quando os representantes da Maria escolhem conectar o Gmail, eles devem seguir algumas solicitações simples.

Solicitação para permitir que o Salesforce se conecte ao email externo

Seus representantes de vendas podem gerenciar, em suas configurações pessoais, a configuração do email em Minhas configurações de email.

A página Minhas configurações de email dá aos representantes da Maria a opção de enviar emails pela conta externa. A opção também permite a eles personalizar o nome e a assinatura que aparecem nos emails de saída.

Se o envio de emails do Gmail ou do Office 365 pelo Salesforce pode funcionar para suas equipes de vendas, tenha em mente o que se segue.

O Gmail e o Office 365 tratam da capacidade de entrega e da conformidade.
Os emails enviados por seus representantes pelo Salesforce saem dos endereços de email do Gmail ou do Office 365.
Os emails enviados por fluxos de trabalho e acionadores continuam sendo enviados pelo Salesforce.
O gerenciamento de devoluções não tem suporte no caso de envio por contas de email externas.
Se seus representantes enviam email pelo Gmail ou pelo Office 365, o protocolo TLS é tratado pelo serviço de email externo e não pelas configurações do Salesforce.
As informações sobre a entrega de emails na opção Enviar pelo Gmail ou pelo Office 365 não estão disponíveis nos registros de email. Nesse caso, procure os registros de email do Gmail ou do Office 365.

Aprimorar a experiência de email de seus representantes no Salesforce

Para continuar no tema de reduzir a mudança de contexto para os representantes de vendas, Maria deseja incentivá-los a enviar emails do Gmail pelo Salesforce. Assim, seus representantes podem se concentrar nos leads e nos negócios sem ter que mudar para um aplicativo diferente. A opção Email avançado no Salesforce pode ajudar a Maria a fazer isso.

Personalizar emails para atender às necessidades da sua empresa

Maria pode atender melhor aos representantes configurando recursos e opções de email que sejam mais convenientes para a Ursa Major. Por exemplo, Maria pode:

Adicionar campos personalizados a emails
Configurar acionadores com base em emails
Usar a API do Salesforce para gerenciar emails
Personalizar layouts de página para mensagens de email
Permitir que seus representantes relacionem emails a outros registros do Salesforce

Veja mais detalhes sobre esses recursos na seção Recursos.

Dicas sobre Email avançado

Ele vem ativado pronto para usar, a não ser que você configure sua empresa para usar Email-to-Case. Se sua empresa usa Email-to-Case, seus representantes já podem usar campos personalizados, fluxos de trabalho e acionadores com emails sem ter que ativar a opção Email avançado.

Com a opção Email avançado, os emails enviados do Salesforce são salvos como registros EmailMessage e registros de tarefa. Mas somente o registro EmailMessage aparece na página de detalhes do email.
No caso de emails adicionados do Web-to-Lead, do Salesforce para Outlook e do Lightning para Outlook, o Salesforce armazena os emails como registros de tarefa, mesmo quando você tem a opção Email avançado ativada.
Campos de moeda personalizados não são compatíveis com o objeto EmailMessage.
Os registros EmailMessage só podem ter um tipo de registro.
As regras de fluxo de trabalho podem usar registros EmailMessage para atualizar somente campos em registros de caso.

Agora que Maria conhece esses pormenores, ela está ansiosa por proporcionar aos seus representantes uma experiência de email melhor no Salesforce.