Ajudar seus representantes a utilizar atividades

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

Identificar recursos de atividade que mantêm o andamento do processo de vendas.
Entender como a linha de tempo de atividade ajuda seus representantes a vender melhor.
Determinar quais personalizações de atividade são mais úteis para seus representantes.

Nota

Deseja aprender em português (Brasil)? Nesse emblema, as validações dos desafios práticos do Trailhead funcionam em inglês. As traduções são fornecidas entre parênteses como referência No Trailhead Playground, (1) mude a localidade para Estados Unidos, (2) mude o idioma para inglês e (3) copie e cole apenas os valores em inglês. Siga as instruções aqui.

Consulte o emblema Trailhead no seu idioma para saber mais sobre como aproveitar a experiência de Trailhead em outros idiomas.

Manter a produtividade dos representantes usando atividades

As atividades são eventos e tarefas que seus representantes de vendas gerenciam no Salesforce. O Lightning Experience permite que os representantes estejam preparados para qualquer reunião e saibam quais tarefas têm maior prioridade no momento.

Rastrear reuniões e tarefas em conjunto

Lembra-se dos novos representantes de vendas, Erin e Lance? Você os conheceu no módulo Caminho de vendas e áreas de trabalho. Eles desejam rastrear reuniões e tarefas ao mesmo tempo nas listas e nos relatórios para se atualizarem sobre leads, contatos, oportunidades, contas e campanhas.

Erin e Lance querem vender melhor

É fácil. Veja os lugares onde eles podem fazer isso.

Onde	O que é bom saber
Nas páginas iniciais	Os Eventos de hoje mostram as próximas cinco reuniões em seu calendário hoje. As Tarefas de hoje mostram as próximas cinco tarefas pendentes hoje. As reuniões descartam os Eventos de hoje depois que eles ocorrem.
No modo de exibição Kanban	Um triângulo amarelo em uma oportunidade indica que o negócio não tem reuniões ou tarefas agendadas. Para avançar com o negócio, clique no triângulo e crie uma atividade.
Na linha de tempo de atividade	Seus representantes veem as tarefas abertas, as reuniões agendadas e as atividades anteriores de uma oportunidade, um lead, uma conta ou um contato.
Nos relatórios de atividades	Os representantes e gerentes de vendas executam vários relatórios para perceber o progresso e o histórico das contas e dos negócios. Se você ativou o recurso Atividades compartilhadas, os representantes e gerentes poderão executar determinados relatórios padrão ou personalizados que mostram detalhes sobre eventos, tarefas, chamadas e emails. Os relatórios também mostram detalhes sobre contatos, contas e oportunidades relacionadas, além de outros registros associados.

Como Erin e Lance estão voltados para leads no momento, eles estão se concentrando na linha de tempo de atividade.
Linha de tempo de atividade de um lead

Erin está trabalhando em um lead para Shelley Major. Aqui, Erin vê que ela já ligou para Shelley a fim de se apresentar (1). A porta já está aberta!

Em Próximas etapas e Etapas em atraso, Erin vê eventos agendados e tarefas a concluir para manter o processo de lead em andamento (2). Aqui, vemos que Erin tem um webinar a apresentar, uma chamada de acompanhamento a fazer e um pacote de marketing a enviar. Fácil de gerenciar, não é?

Depois de colocar o pacote de marketing na caixa de saída, ela pode riscar essa tarefa.

Tarefa concluída na Linha de tempo de atividade

Sensação de dever cumprido, como você irá descobrir em breve! Vejamos como é criar algumas tarefas e marcá-las como concluídas.

Pronto para testar o Sales Cloud na prática?

Inicie seu Trailhead Playground agora para acompanhar e experimentar as etapas deste módulo. Para abrir seu Trailhead Playground, role até o desafio prático e clique em Iniciar. Você também poderá utilizar o Trailhead Playground quando for necessário concluir os desafios práticos.

Clique no Iniciador de aplicativos () e clique em Vendas.
Na barra de navegação, clique em Contas e escolha o modo de exibição de lista Todas as contas.
Clique em GenePoint.
Clique no botão Nova tarefa ().
Em Assunto, digite Revisar RFP para gerador no novo laboratório.
Em Data de vencimento, escolha uma data da próxima semana.
Clique em Salvar.

Ótimo, agora você não esquecerá esse importante pedido de proposta (RFP). Enquanto você estiver na conta GenePoint, vamos criar uma tarefa para uma oportunidade aberta.

Na lista de Oportunidades relacionadas, clique em GenePoint Lab Generators.
Clique em Nova tarefa.
Em Assunto, digite Acompanhar VP de Tecnologia para se conectar com partes interessadas de Operações.
Em Nome, encontre e escolha Edna Frank.
Clique em Salvar.

Muito bem! Esta tarefa está relacionada com a conta e o contato, portanto ficará visível na lista de atividades de qualquer dos registros.

Agora, vamos imaginar que acabamos de revisar o RFP e chegou a hora de marcar a tarefa como concluída.

Na barra de navegação, clique em Contas.
Clique em GenePoint.
Marque Revisar RFP para gerador no novo laboratório.

Marcar tarefas como concluídas é realmente gratificante.

Relacionar vários contatos a uma mesma tarefa ou evento

Nossa administradora do Salesforce, Maria, ouve do gerente de vendas, Lincoln, que é útil para seus representantes relacionar um evento ou uma tarefa a vários contatos. Isso porque eventos e tarefas muitas vezes se aplicam a mais de um contato.

Ative o recurso Atividades compartilhadas para permitir que seus representantes de vendas relacionem vários contatos a uma mesma tarefa ou evento.

Antes de ativar o recurso Atividades compartilhadas, é bom estar a par das seguintes coisas.

Seus representantes podem relacionar um evento ou uma tarefa a até 50 contatos. Esse evento ou tarefa é relacionado aos contatos na linha de tempo de atividade, nas listas relacionadas e nos relatórios.
Cada contato mostra seus eventos e tarefas relacionados em Atividades abertas e Histórico de atividade, junto com outros detalhes de contato.
Ao criar ou editar um evento ou uma tarefa, os representantes veem os nomes de todos os contatos relacionados à atividade, além de outros detalhes.
Confirme se a lista relacionada Name (Nome) aparece nos layouts de página de detalhes de objetos Task (Tarefa) e Event (Evento). Se não aparecer, adicione-a.
Seus representantes designam um contato como o contato principal da atividade. Se um representante excluir o contato principal, o contato seguinte na lista relacionada da atividade se tornará o contato principal.
Na pior das hipóteses, o recurso Atividades compartilhadas só ficará disponível para suas equipes de vendas 48 horas depois da ativação. Mas isso só ocorrerá se você tiver muitos representantes de vendas que rastreiam milhares de atividades. É muito mais provável que o recurso Atividades compartilhadas fique disponível bem antes disso. Independentemente do tempo decorrido, seus representantes de vendas podem continuar a trabalhar no Salesforce durante o processo de ativação.

Com essas considerações em mente, vamos ativar o recurso Atividades compartilhadas.

Clique em e em Configuração. A página Configuração abre em uma nova guia.
Na caixa Busca rápida, digite Atividade.
Clique em Configurações de atividades.
Marque Permitir que os usuários relacionem vários contatos a tarefas e eventos.
Clique em Enviar.
Feche a guia Configuração para retornar ao aplicativo Vendas.

O Trailhead Playground contém apenas uma pequena quantidade de dados, portanto deverá demorar apenas alguns minutos até que o recurso seja ativado. Em uma organização real, a ativação deverá demorar até 48 horas.

Vamos criar mais uma tarefa e relacioná-la a duas pessoas.

Na barra de navegação, clique em Contas.
Clique em GenePoint.
Na lista relacionada Oportunidades, clique em GenePoint Standby Generator.
Clique em Nova tarefa.
Em Assunto, digite Introduzir parceiro de instalação.
Em Nome, encontre e escolha Edna Frank.
Em Name (Nome), encontre e escolha Pat Stumuller.
Pat pertence à Pyramid Construction e trabalhará com Edna neste projeto.
Clique em Salvar.

Isso é tudo o que precisa ser feito para adicionar vários contatos a uma atividade. A tarefa será exibida nos registros de contato de Edna e Pat.

Rastrear relacionamentos com pessoas e empresas com quem elas trabalham

Lincoln explica a Maria que alguns dos contatos rastreados pelos representantes no Salesforce fazem negócios com mais de uma conta. Antigamente, seus representantes criavam contatos duplicados para cada conta com a qual os clientes faziam negócios. Isso não é ideal. Portanto, Maria resolve examinar o recurso Contatos para várias contas. Parece que esse recurso ajuda as equipes de vendas a relacionar contatos com várias contas. Isso é tudo o que Lincoln queria!

Maria está no caminho certo para fazer com que seus representantes atinjam um grau maior de produtividade. Além de fazer com que os representantes vejam a linha de tempo de atividade, Maria configura o Salesforce para permitir que seus representantes relacionem vários contatos a um evento ou a uma tarefa. Agora, seus representantes podem rastrear relacionamentos com os clientes e negócios com os quais eles lidam.