Resolver e evitar dados duplicados

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Explicar a diferença entre regras de correspondência e regras duplicadas.
  • Identificar recursos de regras de correspondência padrão.
  • Encontrar opções de personalização de regras de correspondência.
  • Criar regras de correspondência.

Aprofundamento das regras

Regras de correspondência e regras duplicadas funcionam juntas para garantir que suas equipes de vendas trabalhem com dados sem duplicidade. Antes de os representantes salvarem registros novos e atualizados, as regras de correspondência e as regras duplicadas avisam sobre possíveis duplicidades. Gerencie as regras de correspondência e as regras duplicadas em Configuração.

Gerenciar regras de correspondência e regras duplicadas em Configuração

Mas qual é a diferença entre regras de correspondência e regras duplicadas?
Regras de correspondência
Vejamos como as regras de correspondência funcionam no Salesforce.

Elaboramos nossas regras de correspondência padrão para retornar o melhor conjunto de candidatos à correspondência possível para contas comerciais, contatos, leads e contas pessoais. Veja um exemplo de alguns critérios de correspondência que incluímos para registros de contato e lead.
Campo Contato e Lead Algoritmos de correspondência Tratamento especial Exemplo
Nome
  • Exata
  • Iniciais
  • Distância de Jaro-Winkler
  • Metaphone 3
  • Variante de nome
Se o registro contém um valor tanto para o campo Nome quanto para o campo Sobrenome, esses valores são transpostos para considerar a possibilidade de erros na inserção dos dados. O nome é Luis e o sobrenome é Antonio.

A regra de correspondência avalia o nome como Antonio e o sobrenome como Luis.

Título
  • Acrônimo
  • Exata
  • Distância de Kullback-Liebler
Considera acrônimos e cargos completos. O cargo é VP.

A regra de correspondência considera VP e vice-presidente.

Rua de correspondência
  • Distância de edição
  • Exata
Os endereços são divididos em seções e comparados com tais seções. Cada seção tem seu próprio método e pontuação de correspondência.
As pontuações da seção são ponderadas para determinar a pontuação do campo. Esse processo funciona melhor com dados norte-americanos.
  • Nome da rua (Distância de edição, 50% da pontuação de correspondência do campo)
  • Número do prédio (Exata, 20% da pontuação de correspondência do campo)
  • Sufixo da rua (Exata, 15% da pontuação de correspondência do campo)
  • Número do apartamento/da sala (Exata, 15% da pontuação de correspondência do campo)
O gerenciamento de duplicados compara esses dois endereços.
  • Rua São Jerônimo, 123/904
  • Avenida São Jerônimo, 123/804
Apenas o número do prédio e o nome da rua correspondem. O campo tem uma pontuação de correspondência de 70 em 80. Essa comparação não é uma correspondência.
Também oferecemos outras formas de identificar duplicidades. Por exemplo, alguns de seus contatos incluem números de telefone com código DDI. Por isso, você cria uma regra de correspondência personalizada a fim de incluir correspondência difusa para números de telefone. O Salesforce sinaliza contatos com números de telefone correspondentes como duplicados, mesmo que um inclua um DDI e outro, não.
Regras duplicadas
Agora vamos aprender a usar regras duplicadas para gerenciar registros.

Depois que as regras de correspondência fazem o trabalho de identificar possíveis duplicidades, as regras duplicadas entram em cena para determinar o que fazer com elas. Como administrador, você escolhe se quer impedir que suas equipes de vendas criem registros duplicados.

Digamos que você os deixe criar registros duplicados. Você pode criar tipos de relatório que mostrem possíveis registros duplicados criados depois que seus representantes ignoraram os avisos. Falaremos mais sobre esses relatórios mais adiante.

Ativar uma regra de correspondência

Oferecemos a você regras de correspondência padrão. Se você definiu sua instância do Salesforce como Winter ‘15 ou anterior, da mesma forma que Maria, ative as regras padrão que deseja usar. No entanto, Maria quer ativar regras padrão apenas para contas e leads. Ela tem outros planos para seus contatos, que abordaremos após este procedimento.
  1. Em Configuração, Maria insere Regras de correspondência na caixa Busca rápida e seleciona Regras de correspondência.
  2. Ela clica em Ativar ao lado das regras de contas e leads.

    Selecionar Ativar para contas e leads

    Fácil!

Criar uma regra de correspondência personalizada para os contatos

Nos contatos, Maria quer incluir correspondência difusa para o campo Rua de correspondência.

E em vez de deixar que os representantes de vendas criem duplicados, ela quer impedi-los; veremos isso após este procedimento.
  1. Em Configuração, Maria insere Regras de correspondência na caixa Busca rápida e seleciona Regras de correspondência.
  2. Ela clica em Nova regra.

    Criar uma nova regra

  3. Maria seleciona Contato.

    Selecionar Contato como objeto

  4. Ela dá à regra um nome descritivo: Contato personalizado correspondendo à rua de correspondência de maneira difusa. Ela também adiciona uma descrição para que outros administradores entendam esse valor.

    Nomear a nova regra de correspondência

  5. Maria adiciona os critérios de correspondência. A opção Corresponder campos em branco compara registros com esses campos em branco e considera os registros como duplicados. Mas não é o que Maria quer. Ela salva a regra e a ativa.

    Ativar a nova regra de correspondência

Impedir duplicados com ruas de correspondência difusas

Para uma regra de correspondência ativa poder funcionar, é necessário combiná-la com uma regra duplicada. Maria quer impedir que as equipes de vendas criem duplicados quando o campo Rua de correspondência inclui variantes, como Avenida Nossa Senhora de Copacabana e Avenida N. Sra. de Copacabana.
  1. Em Configuração, Maria insere Regras duplicadas na caixa Busca rápida e seleciona Regras duplicadas.
  2. Ela clica em Nova regra e seleciona Contato.

    Nova regra duplicada para contatos

  3. Maria dá um nome e uma descrição à regra duplicada.

    Nome e descrição da nova regra duplicada

  4. Ela bloqueia a criação de duplicados. Ela também impede que suas equipes editem contatos que possam resultar em duplicados.

    Bloquear duplicados na criação e na edição

  5. Ela compara os contatos novos ou atualizados com os contatos que já estão no Salesforce usando a regra de correspondência personalizada criada anteriormente. Em seguida, ela adiciona sua regra duplicada.

    Comparar contatos novos e atualizados com os que estão no Salesforce

Criar relatório sobre a criação de contas e leads duplicados

Maria não impede que os representantes criem contas e leads duplicados. Assim, Lincoln quer ver a qualidade dos dados de conta e lead e se as regras duplicadas estão funcionando direito. Para ajudar Lincoln, Maria configura tipos de relatório personalizado. Lincoln pode gerar relatórios sobre contas e leads que seus representantes criarem depois de ignorarem os avisos de criação de possíveis registros duplicados.
  1. Em Configuração, Maria insere Tipos de relatório na caixa Busca rápida e seleciona Tipos de relatório. Ela clica em Novo tipo de relatório personalizado.
  2. Maria seleciona o objeto principal, Contas. Ela nomeia o tipo de relatório e o armazena em uma categoria.

    Objeto principal é Contas

  3. Maria seleciona Duplicar itens de registro para que os registros de conta duplicados criados recentemente apareçam no relatório. Em seguida, ela salva o tipo de relatório.

    Selecionar itens de registro duplicado como objeto relacionado

  4. Maria pode ajustar o layout de página daqui. Em seguida, ela repete o procedimento para leads.

    Ajustar o layout de página conforme a necessidade

    A criação de um ambiente livre de duplicidade ajuda suas equipes de vendas a se manterem no topo e a gerência de vendas a se manter informada sobre a qualidade de seus dados.

Recursos

Use estes recursos para aprender mais sobre regras de correspondência e regras duplicadas.