Oferecer excelência em operações de vendas
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar o que é a melhoria de processos.
- Diferenciar entre um processo eficiente e um deficiente.
- Relacionar as melhorias de processos com a produtividade do departamento de vendas.
Este módulo foi produzido em colaboração com a GreenFig, que possui, suporta e mantém os produtos, serviços e recursos da GreenFig aqui descritos. O uso de produtos, serviços e recursos da GreenFig é regido por políticas de privacidade e acordos de serviço mantidos pela GreenFig.
As equipes de operações de vendas se esforçam para serem mestres em eficiência, tanto na maneira como identificam e impulsionam as mudanças no processo, quanto na forma como fazem parceria com diferentes equipes para obter aceitação e adoção. Neste módulo vamos explorar como isso é feito.
O que é a melhoria de processos?
A melhoria de processos é um conjunto de melhores práticas e etapas para identificar e simplificar os processos existentes em um negócio. O objetivo é aumentar a produtividade. Isso pode significar ganhos de receita, maior eficiência, equipes mais felizes ou alguma combinação dos três.
A melhoria de processos é composta por cinco etapas.
- Diagnosticar o problema ou desafio.
- Identificar se uma ferramenta é necessária para lidar com isso.
- Criar um novo processo.
- Testar com um subconjunto de usuários.
- Distribuir para uma equipe maior.
Podem ser etapas simples e diretas. Em cada uma delas, os profissionais de operações de vendas usam um conjunto de habilidades específicas e melhores práticas para fazer isso de forma eficaz.
Estudo de caso: Get Cloudy Consulting em ascensão
Aqui está um exemplo de como essas etapas podem acontecer no mundo real.
A Get Cloudy Consulting é uma empresa de consultoria focada em fornecer transformação digital para empresas de todos os setores. Eles próprios estão passando por uma transformação digital, pois a empresa está passando por uma expansão global. A empresa já tem um processo de reserva de negócios, que as operações de vendas identificam como ineficiente.
Lembre-se, as operações de vendas não existem para desenvolver o processo de reserva de negócios, mas sim para identificar as ineficiências existentes. Na fase de diagnóstico (1), as operações de vendas ficam sabendo das reclamações dos membros da equipe de vendas e quais tarefas relacionadas eles estão realizando manualmente.
Com o acompanhamento do trabalho e entrevistas com vários membros da equipe, os operadores de vendas evidenciam três áreas problemáticas.
- As equipes de vendas e finanças estão dividindo-se entre o CRM, o Salesforce e planilhas onde rastreiam seus trabalhos de consultoria (recursos obsoletos). Com os negócios cada vez maiores e mais complexos, esse processo está levando mais tempo do que antes.
- Assim, também está ficando cada vez mais difícil manter os dados limpos entre os sistemas. Isso está afetando a rapidez com que eles podem responder às dúvidas dos clientes e às questões contratuais.
- Não há confiança de que os processos atuais vão funcionar (possivelmente moral baixo).
A próxima etapa é determinar uma estratégia para melhorar o processo, que pode incluir a adoção de uma das ferramentas que aprendemos em Processos e tecnologia de operações de vendas (2). Aqui, a equipe determina que um sistema formal de planejamento de recursos empresariais (ERP) é essencial para rastrear e automatizar suas consultas. Ela trabalha com o departamento de TI para ver se criar um novo aplicativo no Salesforce é o caminho a seguir ou se faz mais sentido comprar um ERP pronto. As coisas estão se movendo rapidamente, então a equipe escolhe um ERP pronto que pode personalizar e integrar facilmente usando APIs publicadas por meio do MuleSoft.
Uma vez determinada a estratégia, as operações de vendas testam o novo sistema e processos com um pequeno número de membros da equipe de vendas e finanças que visualizam e fornecem feedback (4). Por fim, as operações de vendas estabelecem um novo processo e o apresentam às equipes para a adesão final.
Na próxima unidade, vamos explorar a melhor forma de realizar essa etapa.
E não se esqueça: embora uma melhoria de processo possa ser solicitada por uma equipe, é mais provável que os profissionais de operações de vendas identifiquem essas áreas por conta própria.
Alertas
Qual é a diferença entre um bom processo e um processo ruim? Existem vários alertas a serem observados ao avaliar se um processo precisa de uma atualização.
- Esforço manual – Contribuição ou inserção de dados feita por uma pessoa, que muitas vezes apresenta a maior chance de erro.
- Prevenção – Os usuários pulam, evitam, subvertem ou ignoram as etapas do processo.
- Falta de confiança – Os usuários questionam a legitimidade dos dados e podem se sentir compelidos a corrigi-los.
Embora algumas atividades possam exigir grandes revisões, mais frequentemente um processo pode ser aprimorado por meio de pequenos ajustes ou focando nas ineficiências resultantes de uma única etapa.
Converter processos e ferramentas em estratégia de vendas
Então, como tudo isso permite que uma equipe de vendas gere mais receita?
A melhoria de processos beneficia as vendas (e, portanto, a geração de receitas) de três maneiras.
- Quando menos tempo é gasto em tarefas manuais e administrativas, a quantidade de tempo gasto em vendas aumenta.
- Quando as equipes de vendas têm acesso aos recursos certos no momento certo, as experiências do comprador são mais personalizadas e as taxas de conversão aumentam.
- Quando as tarefas do pessoal de vendas são automatizadas, a equipe de operações de vendas gasta mais tempo otimizando o processo de vendas e dando suporte aos benefícios mencionados acima.
O que vem por aí
Entre os principais benefícios de ter uma equipe funcional de operações de vendas está a criação, adoção e execução de um processo de vendas eficiente. Na próxima unidade, veremos como as necessidades de marketing, finanças e vendas influenciam a forma como as operações de vendas apresentam mudanças de processo. O que elas ganham com isso?