Configurar previsões no Salesforce

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Descrever como configurar usuários para as previsões.
  
• Explicar o que é necessário para configurar previsões.
  
• Identificar partes adicionais e opcionais da configuração de previsões.
  

A equipe de vendas e os executivos da Get Cloudy Consulting têm acompanhado as previsões em várias planilhas e documentos. Eles têm se esforçado a cada semana para garantir que todos tenham os mesmos dados antes da próxima chamada de previsão. A equipe está determinada a usar o Salesforce para fazer previsões e pronta para começar! Vamos explorar os principais elementos necessários para que o Salesforce e a equipe de vendas se preparem para a previsão. 

Fale com seu administrador do Salesforce para configurar seu sistema da melhor forma possível para a equipe.

Usuários e a hierarquia de previsões

Todos os usuários que precisam de acesso à previsão precisam da permissão Allow Forecasting (Permitir previsão), disponível em cada conta de usuário. Ao habilitar usuários individuais, você mantém o controle granular sobre o acesso, mesmo que vários grupos usem o mesmo perfil. 

Cada usuário das previsões também deve fazer parte da hierarquia de previsões. Uma hierarquia de previsões é uma lista aninhada de usuários de previsão que determina como os totais das previsões são totalizados dentro de sua empresa e quem pode visualizá-los e ajustá-los. Os níveis na hierarquia de previsões são gerados automaticamente com base na hierarquia de papéis do usuário. Porém, é necessário identificar os gerentes de previsão e os colaboradores individuais dentro da hierarquia de previsões.

Se você usa Territórios de vendas, você também pode definir uma hierarquia de previsões baseada em territórios. Os exemplos nesse módulo se concentram em hierarquias baseadas em papéis. Consulte Territórios de vendas e previsões no Trailhead para obter informações sobre previsões usando territórios.

No exemplo da Get Cloudy, as funções Vice-presidente de vendas do leste e Vice-presidente de vendas do oeste se reportam a Laura Garza, a Vice-presidente de vendas nacionais. Julie e Xavier são os gerentes de previsão de suas regiões. Apenas uma pessoa em cada nível pode ser identificada como gerente. Os gerentes de previsão podem visualizar e ajustar previsões para as pessoas que estão um nível abaixo deles na hierarquia. Nesse exemplo, os representantes de vendas que estão abaixo de Julie são totalizados para a previsão de Julie e os representantes que estão abaixo de Xavier são totalizados para a previsão de Xavier. Cada representante e gerente pode ver suas próprias previsões e fazer ajustes. Laura pode ver e ajustar a previsão de Julie e Xavier. 

Para garantir que as previsões continuem a ser corretamente totalizadas, verifique se a hierarquia da previsão permanece atualizada à medida que as funções das pessoas mudam dentro da empresa.

Tipos de previsões

Seu modelo de negócios, seus produtos e serviços e os departamentos que dependem dos números de vendas determinam o que você precisa de uma previsão de vendas. Transforme essas perspectivas em um ou mais modelos de previsão. No Salesforce, esses modelos são chamados de tipos de previsão.

Os tipos de previsão especificam o objeto que contém os dados nos quais você deseja basear suas previsões. Eles também definem se a previsão é baseada na receita ou na quantidade, a data usada na medição e o tipo de hierarquia para totalizar números de previsão (baseada na função ou no território). Se você trata de produtos, pode concentrar sua previsão na quantidade de produtos que você vende. Cada tipo inclui filtros para que você possa se concentrar exatamente naquilo que precisa. Por exemplo, adicione filtros nas oportunidades para criar previsões para Novos negócios versus Renovações.

O que tudo isso significa? Os tipos de previsão oferecem personalização e flexibilidade para seu negócio! Por exemplo, empresas de tecnologia como a Get Cloudy Consulting preveem vendas com base em categorias de produtos e no valor do contrato anual. Uma empresa de manufatura faz previsões com base em uma data de envio personalizada e uma organização de vendas globais usa dados com base na região e faz previsões usando uma hierarquia de territórios.

Você sabe onde queremos chegar. O assistente integrado de configuração de tipo de previsão orienta você pelas seleções para atender às suas necessidades. E, para começar, disponibilizamos um tipo predefinido de previsão baseado no objeto Opportunity (Oportunidade) que mede o valor em função da data de fechamento.

Defina e ative vários tipos de previsão para oferecer diferentes modos de exibição das vendas previstas. 

Categorias e métodos de totalização

Cada estágio da oportunidade está alinhado com uma categoria da previsão, que indica a probabilidade de fechamento de uma oportunidade. Por exemplo, um negócio que está sendo discutido tem uma probabilidade maior de ser fechado e pode ser classificado como confirmado na sua previsão, em comparação com um negócio que você acabou de iniciar. As oportunidades nos estágios iniciais do processo são consideradas parte do pipeline aberto. Há um mapeamento padrão definido para você no campo Stage (Estágio) do objeto Opportunity (Oportunidade). Para cada categoria, atualize os mapeamentos de acordo com seu negócio e altere a porcentagem da probabilidade de uma oportunidade ser fechada quando ela estiver em cada categoria.

Os usuários de previsão analisam as previsões entre categorias para prever o que será fechado durante o período de previsão. Cada categoria é exibida como uma coluna na página de previsões.

Você pode configurar o Salesforce para transferir as totalizações para uma única categoria ou para totalizar coletivamente os números entre as categorias.

Most Likely (Maior probabilidade) é uma categoria opcional que pode ser adicionada às previsões. Ela foi incluída aqui para que você possa ver como ela é totalizada com outras categorias.    

• As totalizações de categoria da previsão única incluem oportunidades apenas na categoria especificada. Por exemplo, a categoria Best Case (Valor de referência) inclui apenas a soma das oportunidades dessa categoria.
  
• As totalizações de previsão cumulativas combinam oportunidades em totais cumulativos para uma determinada categoria da previsão e todas as categorias subsequentes. Por exemplo, a categoria Best Case (Valor de referência) inclui todas as oportunidades de Best Case (Valor de referência), além das oportunidades nas categorias Most Likely (Maior probabilidade), Commit (Compromisso) e Closed (Fechado). A categoria Commit (Compromisso) inclui as oportunidades confirmadas, além de todas as oportunidades fechadas. Os modos de exibição cumulativos facilitam a visualização dos totais que os usuários de previsão provavelmente trarão, sem precisar calcular manualmente os totais de várias categorias.
  

Veja a seguir uma comparação dos diferentes métodos de totalização e as oportunidades incluídas em cada um deles. Você pode renomear e ocultar categorias que não se aplicam ao seu negócio.

Cotas

Se você trabalha com vendas, sabe que a cota é um fator determinante para o sucesso da sua equipe. A cota de cada equipe de vendas é específica para aquilo que a equipe vende e a parte de cada representante de vendas na cota da equipe é baseada nos produtos e serviços, no ambiente de vendas atual e na experiência do representante. 

Embora a inclusão de informações sobre cotas seja opcional, recomendamos a inclusão de dados de cotas para cada período de previsão e tipo de previsão como parte da configuração da previsão. A inclusão de informações sobre cotas permite que sua equipe de vendas veja uma representação visual da porcentagem da cota alcançada para o período de previsão. 

Mais opções de personalização para sua empresa

Para ajudar os usuários de previsão a tirar o máximo proveito da análise de previsões, o Salesforce oferece ainda mais flexibilidade para oferecer aos usuários de previsão tudo que eles precisam. Considere outras personalizações opcionais para que as previsões sejam úteis para sua equipe.

Com esses elementos instalados, a Get Cloudy Consulting está pronta para começar a fazer previsões.

Recursos

• Ajuda do Salesforce: Configurar previsões do Salesforce
• Trailhead: Territórios de vendas e previsões