Revisar a configuração de suas previsões colaborativas

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Explicar como as equipes de vendas podem trabalhar em conjunto para fazer previsões.
  
• Identificar os tipos de previsão que podem ser usados com a Inteligência de receita.
  

Nessa unidade, você verá como configurar Previsões colaborativas para usá-las com a Inteligência de receita. Para saber mais sobre as Previsões Colaborativas, consulte o módulo Previsão de vendas.

Nas Previsões colaborativas, uma previsão é uma representação das vendas esperadas com base na totalização bruta de um conjunto de oportunidades. A opção de ajuste permite que as equipes de vendas alterem o número de totalizações sem modificar as oportunidades subjacentes.

Por exemplo, se Laura tiver US$ 3 milhões de oportunidades (previsão dela), mas se sentir otimista quanto à possibilidade de conseguir mais, ela poderá ajustar para US$ 3,5 milhões no trimestre (ajuste dela).

Com a funcionalidade Previsões colaborativas, os representantes de vendas e os gerentes podem visualizar as totalizações de previsões e ajustá-las para obter a previsão mais realista do desempenho.

Cada coluna na grade de previsão representa uma categoria da previsão: Pipeline, Best Case (Valor de referência), Commit (Compromisso) e Closed (Fechado). Essas categorias são baseadas no estágio em que uma oportunidade se encontra.

Ao implementar previsões, é preciso seguir as etapas a seguir.

• Habilitar previsões.
  
• Criar tipos de previsões.
  
• Configurar cotas.
  
• Habilitar ajustes.
  
• Gerenciar totalizações de previsão.
  
• Configurar a hierarquia de funções da previsão.
  
• Adicionar um intervalo de dados.
  

Entender o tipo de previsão

O que uma previsão significa para você? Acontece que cada empresa faz previsões de forma ligeiramente diferente. Para personalizar sua previsão, crie um Tipo de previsão.

Cada tipo de previsão é definido em função de quatro decisões principais.

Os painéis da Inteligência de receita estão disponíveis para vários tipos de previsão mais comuns. Consulte Painéis da Inteligência de receita para ver uma lista completa.

Nesse caso, Laura quer basear suas previsões no objeto Opportunity (Oportunidade) e medi-lo com base no campo Amount (Valor).

1. Em Setup | Sales | Forecasts | Forecast Settings (Configuração | Vendas | Previsões | Configurações de previsão), selecione Enable Forecasts (Habilitar previsões).
   
2. Selecione Create a Forecast Type (Criar um tipo de previsão). Se sua equipe de vendas não estiver usando um tipo de previsão existente, é melhor criar um.
   
3. No fluxo guiado, selecione o objeto Opportunity (Oportunidade).
   
   
4. Como medida, escolha Amount (Valor).
   
   
5. No campo de tipo de data, selecione a Close Date (Data de fechamento) padrão.
   
   
6. Agora, selecione a hierarquia de papéis User (Usuário).
   
   
7. A janela seguinte solicita que você adicione filtros. Clique em Next (Avançar).
   
   1. Os filtros são úteis se você quiser fazer uma previsão em um subsegmento do negócio, por exemplo, suas renovações. No caso de uso de Laura, não adicione filtros, já que você deseja incluir todas as oportunidades na previsão.
      
      
8. Nomeie o tipo de previsão como Get Cloudy Sales Forecast (Previsão de vendas da Get Cloudy).
   
   
9. Analise suas escolhas.
   
   
10. Na etapa final, escolha os campos que serão exibidos na tabela de detalhes na guia Forecast (Previsão).
    
    
11. Selecione a seta suspensa no novo tipo de previsão e clique em Activate (Ativar). Você pode ter até quatro tipos de previsões ativas.
    
    

Habilitar ajustes

Um ajuste ocorre quando você modifica diretamente uma totalização de previsão. Por exemplo, se você tiver US$ 2,23 milhões como o total de oportunidades confirmadas para o quarto trimestre, poderá optar por substituir esse número por US$ 2,5 milhões se achar que alcançará um valor mais alto. O ajuste será mantido até ser atualizado. Tanto os gerentes de previsão quanto os representantes de vendas podem fazer ajustes. Os gerentes de previsão também podem ajustar suas previsões e as de seus subordinados.

Laura gosta da funcionalidade porque sabe que certos representantes tendem a ser muito otimistas ou muito conservadores ao atribuir valores às oportunidades. Agora ela pode considerar esse comportamento quando faz ajustes. A funcionalidade também permite que os representantes estimem o impacto de coisas como novos negócios criados no período.

Para permitir que gerentes colaborem com equipes de vendas, ative os ajustes.

1. Na página Forecast Settings (Configurações de previsão), localize Enable Adjustments and Judgments (Habilitar ajustes e avaliações) e clique em Edit (Editar).
   
2. Marque as três caixas de seleção para permitir que as pessoas ajustem sus previsões e as dos subordinados diretos. Além disso, decida se deseja que os ajustes sejam exibidos quando o cursor do mouse passar sobre uma célula de previsão ou em colunas para cada categoria da previsão ajustável.
   
3. Clique em Save (Salvar).
   
   

Gerenciar totalizações de previsão

Você pode totalizar as previsões em uma categoria ou cumulativamente nas Previsões colaborativas. Mas, espere um pouco, isso não parece familiar? Essa configuração é semelhante à que você configurou anteriormente na Inspeção do pipeline. Dependendo dos requisitos da equipe de vendas, você pode optar por configurá-las da mesma forma ou não.

No seu caso, Laura quer as totalizações cumulativas nos dois locais. Essas totalizações serão exibidas na guia Forecasts (Previsões) nas colunas nomeadas de acordo com as categorias da previsão.

Veja como configurar uma previsão cumulativa.

1. Na página Forecast Settings (Configurações de previsão), role até Manage Forecast Rollups (Gerenciar totalizações de previsão) e clique em Edit (Editar).
   
2. Em seguida, selecione Cumulative category rollups (Totalizações cumulativas da categoria).
   
3. Clique em Save (Salvar).
   
   

Se você já tiver ajustes, essa alteração os excluirá. Como a Get Cloudy ainda não usou o tipo de previsão da equipe, você não precisa se preocupar com isso e pode aceitar a mensagem de aviso.

Escolher um intervalo de datas padrão

O intervalo de datas especifica o período que você deseja rastrear na previsão. Alinhe esse período com a forma como você rastreia suas previsões, como criar uma previsão mensal ou trimestral.

Na Get Cloudy, as previsões são rastreadas trimestralmente. As previsões podem ser atualizadas sempre que você quiser, não importa o que você escolher aqui. Laura vai pedir à equipe para atualizar sua previsão trimestral toda semana antes da chamada de previsão.

Veja como configurar isso.

1. Navegue até a página Forecast Settings (Configurações de previsão).
   
2. Em Choose a default date range (Escolher um intervalo de dados padrão), clique em Edit (Editar).
   
3. Selecione Quarterly (Trimestralmente) para Forecast Period (Período de previsão).
   
4. No campo Starting On (A partir de), selecione Current quarter (Trimestre atual).
   

No campo Extending For (Abrangendo), selecione 4 quarters (4 trimestres). Essa configuração indica que a grade de previsões exibe os quatro trimestres seguintes, começando pelo atual.

Talvez você receba uma notificação informando que seus dados serão excluídos. Como a Get Cloudy não tem dados nesse tipo de previsão, aceite e prossiga.

Laura quer que sua equipe acompanhe o cumprimento das cotas na guia Forecast (Previsão). A guia mostra uma nova coluna Quota (Cota) na grade e adiciona barras de progresso a cada categoria da previsão.

Para ativar esse recurso:

1. Na página Forecast Settings (Configurações de previsão), vá até Show Quotas (Mostrar cotas).
   
2. Clique em Edit (Editar).
   
3. Marque a caixa Show quotas (Mostrar cotas).
   
4. Clique em Save (Salvar).
   
   

Configurar uma hierarquia da previsão

Uma hierarquia da previsão é uma lista aninhada e expansível de usuários de previsões que determina como as previsões são totalizadas dentro de uma empresa e quem pode visualizá-las e ajustá-las. A hierarquia da previsão baseada em funções baseia-se na hierarquia de papéis do usuário e permite especificar quais usuários são gerentes de previsões.

Quando você fala com Laura sobre a Hierarquia de papéis de previsão, ela coça a cabeça. “Já não temos uma hierarquia de papéis? Por que precisamos fazer isso novamente?”, ela pergunta. Você explica a ela que a hierarquia da previsão é baseada na hierarquia de papéis, mas permite especificar quem gerencia a previsão em cada nível. Os gerentes de previsão têm a capacidade especial de ajustar as previsões para seus subordinados na hierarquia e de compartilhar as previsões com outras pessoas que precisam vê-las. A hierarquia da previsão baseada em funções é usada na Inteligência de receita para ajudar as pessoas a entender o desempenho e as tendências relevantes para as equipes que elas gerenciam.

Habilitar usuários e atribuir gerentes de previsão

Laura pede que você verifique se a hierarquia da previsão está configurada corretamente.

1. Acesse Setup | Forecasts | Forecasts Hierarchy (Configuração | Previsões | Hierarquia de previsões)
   

Aqui você pode ver a função de Laura como Vice-presidente de vendas mundial, que se reporta ao CEO. Ela também tem vice-presidentes regionais que se reportam a ela e gerenciam os representantes de vendas.

2. Prossiga e habilite usuários em cada nível, começando por Laura.
   
3. Clique no link Enable Users (Habilitar usuários) ao lado de Vice-presidente de vendas mundial e mova-a para o painel Enabled Users (Usuários habilitados) na página dessa função.
   
   2. Nota: Mesmo que ela tenha sido habilitada na hierarquia de papéis, você deve habilitá-la aqui também.
      
4. Após salvar, atribua os demais membros da equipe de vendas ao nível apropriado na hierarquia da previsão.
   
   

Habilite apenas os usuários que participam da previsão. Não é necessário habilitar a CIO, pois ela já tem muito com o que se preocupar e não vai avaliar o desempenho das vendas.

Depois de habilitar um gerente, o nome dele aparece em azul ao lado da função. Aqui, você pode ver Laura e seus vice-presidentes regionais Julie e Xavier. No nível mais baixo da hierarquia, os representantes de Laura não são exibidos uma vez que não gerenciam previsões além das deles.

Configurar cotas

Quando você configura cotas, as Previsões colaborativas podem exibir uma coluna de cotas para cada usuário na hierarquia ou ajudar você a rastrear o cumprimento em relação às cotas. As Previsões colaborativas também podem ser usadas em colunas calculadas para determinar a lacuna em relação à cota ou cobertura do pipeline.

Depois de configurar os Insights de receita, os dados da cota são usados como base para os KPIs mostrados na guia Overview (Visão geral).

Para habilitar cotas:

1. Em Setup (Configuração), acesse Sales | Forecasts | Forecast Quotas (Vendas | Previsões | Cotas de previsão).
   
2. Selecione o período da previsão e o tipo de previsão que você criou.
   
   
3. Clique em Show Quotas (Mostrar cotas) para exibir uma tabela com cada usuário e função.
   
4. Nas células de cotas, clique no ícone de edição () de cada usuário e insira as cotas que Laura disponibilizou para os líderes e representantes de vendas.
   
5. Clique em Save (Salvar).
   
   
6. Vá para Apps | Sales (Aplicativos | Vendas) e selecione a guia Forecasts (Previsões) para ver se suas previsões estão configuradas corretamente. Você pode editar a previsão clicando no lápis de edição em uma das células da grade.
   
   

Para ver como a página é apresentada para Laura Garza, clique no seu nome de usuário e digite Laura Garza. Você pode exibir a previsão de Laura Garza porque ela está em uma função secundária na hierarquia da previsão em comparação com você.

Se você expandir Q4 no modo de exibição de Laura, poderá ver os dados de cota dos relatórios de Laura para o trimestre.

Isso é um ótimo progresso! Laura está contente por já não ter que usar planilhas.

Recursos

• Trailhead: Previsão de vendas
  
• Ajuda do Salesforce: Painéis da Inteligência de receita
  
• Ajuda do Salesforce: Previsões colaborativas
  
• Ajuda do Salesforce: Configurar previsões colaborativas