Compartilhar, agendar e assinar relatórios e painéis

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Configurar as configurações de compartilhamento para pastas de relatórios e painéis.
  • Assinar para receber notificações de relatórios.
  • Publicar um instantâneo do painel no Chatter.
  • Acompanhar um relatório ou painel.
  • Configurar um relatório agendado.

Compartilhamento e notificações

Compartilhamento de pasta

O compartilhamento de pasta no Salesforce permite que você restrinja o acesso a relatórios e painéis por usuários, papéis, papéis e seus subordinados, territórios, territórios e seus subordinados e grupos públicos e privados.

Com o compartilhamento de pasta aprimorado, você pode controlar quem vê o quê. Cada usuário, grupo, território ou papel pode ter seu próprio nível de acesso a uma única pasta de relatório e painel. Os Visualizadores podem ver os dados, os Editores podem determinar os dados que são mostrados e os Gerentes podem controlar o acesso.
Compartilhando um painel ou relatório
  • [1] Com o acesso de Visualizador, você pode ver os dados em um relatório ou painel, mas não pode fazer alterações, exceto clonando-o em um novo relatório ou painel. Todos os usuários têm pelo menos acesso de Visualizador em pastas de relatório e de painel que foram compartilhadas com eles. (Alguns usuários podem ter permissões de usuário administrativo que lhes proporciona maior acesso.)
  • [2] Quando você é Editor de uma pasta, pode visualizar e modificar os relatórios e painéis que ela contém e movê-los para (ou a partir de) qualquer outra pasta para a qual você tenha acesso de Editor ou Gerente.
  • [3] Com acesso de Gerente, você tem as chaves do reino. Você pode fazer tudo o que os Visualizadores e Editores podem, além de controlar o acesso de outros usuários à pasta, modificar as propriedades da pasta ou excluí-la.
Nota

O compartilhamento de pastas está habilitado por padrão nas novas organizações Developer Edition (DE), inclusive organizações Trailhead Playground DE criadas aqui no Trailhead. Se sua organização DE foi criada antes do verão de 2013, você precisará ativar esse recurso, seguindo as instruções contidas aqui.

Se você voltar para o modelo de compartilhamento de pasta antigo, as pastas de relatório e painel existentes voltam para o estado em que estavam antes.

  • Se uma pasta já existia antes de o compartilhamento de pasta analítica ser habilitado, suas propriedades e configurações de compartilhamento são revertidas para o estado anterior.
  • Se uma pasta tiver sido criada enquanto o compartilhamento de pasta de analítica avançada estava em vigor, ela fica oculta da lista de pastas e suas configurações de compartilhamento são removidas. As permissões de usuário administrativo ainda estão em vigor.

Subscribe to Get Report Notifications

Quem espera, desespera; se um relatório for atualizado o tempo todo, ele parecerá nunca produzir novos dados. Por que ficar clicando repetidamente no botão Executar relatório quando você pode receber uma notificação pessoal? Escolha um momento para executar o relatório e verificar a existência de condições especificadas por você. Se essas condições forem atendidas no tempo de execução, você receberá um alerta pelo método de sua escolha. É como ter um assistente de relatório pessoal à disposição.

Vamos praticar a configuração de uma notificação.

  1. Vá para a guia Relatórios e abra um dos relatórios que você criou mais cedo neste módulo. Se ainda não tiver criado um relatório, faça-o agora, seguindo as instruções contidas em Usando o Criador de relatórios.
  2. Na página Execução do relatório, clique em Assinar.
  3. Na página Assinatura do relatório, escolha se você deseja ser notificado sempre que as condições forem atendidas ou somente na primeira vez.
  4. Especifique cada condição em três partes: agregado, operador, valor. Por exemplo, acione notificações sempre que a soma do valor for inferior a US$ 1 milhão.
    • O agregado é a métrica de base da condição. A métrica pode ser Contagem de registros, Valor médio, Menor valor, Maior valor ou Soma do valor.
    • O operador é a base de comparação, por exemplo, Igual, Diferente, Maior que etc.
    • Valor é o número com o qual você deseja que o agregado seja comparado.
  5. Suas condições são avaliadas quando o relatório é executado e as notificações são enviadas se todas as condições forem atendidas (até cinco condições por relatório).
  6. Agende a frequência (todos os dias de semana, diariamente ou semanalmente) e o horário de avaliação das condições.
  7. Por exemplo, execute o relatório todos os dias de semana às 7 h.
  8. Selecione um tipo de notificação ou mais.
    • Enviar uma notificação no aplicativo Salesforce
    • Publicar no Chatter
    • Enviar uma notificação por email
    • Executar uma ação personalizada do Apex, como criar tarefas ou escalar casos
  9. Certifique-se de que a assinatura está ativa se você estiver pronto para começar a receber notificações.
  10. Clique em Salvar para agendar as notificações.

Chatter

Um dos principais benefícios dos relatórios e painéis no Salesforce é a integração com o Chatter, permitindo que você tenha colaboração em contexto com seus dados. Você pode seguir qualquer relatório ou painel clicando o ícone Seguir no feed.
Adicionando um relatório ou painel a um Feed do Chatter

Se você não vir a opção de seguir um relatório ou painel, talvez seja preciso habilitar o Rastreamento de feed. Em Configuração, insira Rastreamento de feed na caixa Busca rápida, clique em Rastreamento de feed e selecione Relatórios. Selecione Ativar rastreamento de feed e, opcionalmente, selecione campos para rastrear se você quiser ver atualizações em seu feed quando esses campos mudarem.

Repita os mesmos passos para ativar o Rastreamento de feed para painéis. Em Configuração, insira Rastreamento de feed na caixa Busca rápida, clique em Rastreamento de feed e selecione Painel. Selecione Ativar rastreamento de feed e selecione os campos de modelo de território que deseja rastrear.

Além disso, você pode publicar um instantâneo de um componente do painel em um ponto específico no tempo no feed do Chatter, assim, todos que seguem o painel receberão uma atualização em seus feeds. Por exemplo, publique um instantâneo de um gráfico das vendas regionais para permitir que sua equipe saiba que as vendas estão baixas no centro-oeste.

Você também pode publicar um instantâneo de um componente do painel para um usuário ou grupo específico. Por exemplo, publique um instantâneo de um componente do placar no grupo do Chatter de sua equipe para apresentar os melhores desempenhos.

Para publicar um instantâneo, é necessário ter as configurações corretas ativadas em Configuração. Em Configuração, insira Configurações de relatórios e painéis na caixa Busca rápida e clique em Configurações de relatórios e painéis. Selecione a caixa de seleção Ativar instantâneos do componente do painel, e clique em Salvar.

Agora que você já fez isso, vamos dar uma olhada em como publicar um instantâneo de um painel para o Chatter:

  1. Passe o mouse sobre um componente para exibir o ícone do menu suspenso para o menu de componentes do painel. Menu de componentes do painel
  2. Escolha onde deseja que o instantâneo apareça.
    • Para mostrá-lo em um painel, clique em Publicar instantâneo no feed do painel.
    • Para mostrá-lo para um usuário ou grupo, clique em Publicar instantâneo para feed do usuário ou grupo.
  3. Escreva um comentário na caixa de texto e clique em OK. Se você estiver publicando um componente filtrado, pode mencionar isso no comentário.

O instantâneo e o comentário são exibidos imediatamente no feed do painel.

Relatórios agendados

Um bom relatório é como um consultor confiável: você não toma uma grande decisão sem pedir orientação e essa consulta é feita com frequência. Por exemplo, nossa Executiva de contas pode olhar para um relatório de oportunidades fechadas em uma frequência semanal, mensal ou até diária, para que ela possa estar sempre a par de suas cotas mensais e trimestrais. Baseada nas informações do relatório, ela pode determinar se está no caminho certo e se deve tomar providências ou mudar o que está fazendo. Quando acessa este importante relatório, ela pode vê-lo diretamente no Salesforce ou pode recebê-lo em uma data agendada.

Ao agendar um relatório é possível:

  • Obter os dados mais recentes do relatório sem ter que gerá-lo.
  • Obter os dados automaticamente em intervalos regulares especificados – diário, semanal ou mensal.
  • Receber o relatório em formato HTML, com um link para fácil acesso ao relatório de origem na sua organização.

Confira este breve vídeo com dicas para agendar relatórios.

Recursos

Nota

Lembre-se: este módulo é destinado ao Salesforce Classic. Quando você iniciar sua organização prática, mude para o Salesforce Classic para concluir este desafio.

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