Formatar relatórios

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Descrever os quatro formatos de relatório: tabular, resumo, matriz e combinado.
  • Criar um relatório de matriz.

Usar formatos de relatório

Há quatro formatos de relatório disponíveis para uso: Tabular, resumo, matriz e combinado. Tabular é o formato padrão.

Formato de relatório Caso de uso principal Suportado nos painéis Gráficos de relatório suportados Campos de caixa** Fórmulas** Fórmulas de objetos cruzados**
Tabular Fazer uma lista Ícone de marcação indicando verdadeiro*
Ícone de marcação indicando verdadeiro

Resumo Agrupar e resumir Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro
Matriz Agrupar e resumir, por linha e coluna Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro
Combinado Mostrar relatórios lado a lado, em blocos
Ícone de marcação indicando verdadeiro
Ícone de marcação indicando verdadeiro Ícone de marcação indicando verdadeiro

* Limite de fila obrigatório. Saiba mais aqui.

** Os campos de caixa e as fórmulas não são abordados neste módulo.

Vamos aprender a criar um relatório de exemplo para cada formato de relatório.

Relatórios tabulares

Os relatórios tabulares são a forma mais simples e rápida de analisar seus dados. De forma semelhante a uma planilha, eles são simplesmente um grupo ordenado de campos nas colunas, com cada registro equivalente listado em uma linha. Embora sejam fáceis de configurar, eles não podem ser usados para criar grupos de dados e há limites quanto ao seu uso nos painéis. Consequentemente, eles costumam ser ideais para tarefas como geração de listas de distribuição.

Vamos criar um relatório tabular! Neste exemplo, vamos gerar uma lista para nosso Executivo da conta de todas as oportunidades em andamento acima de um limite de valor específico, para que ela possa trabalhar sua expansão à tarde.

Caso de uso de vendas: Analise todas as oportunidades em aberto acima de um limite de valor específico.

  1. Em Relatórios, clique em Novo relatório, escolha o tipo de relatório Oportunidades e clique em Criar.
  2. Aplique os seguintes filtros:
    1. Em Mostrar, selecione Todas as oportunidades.
    2. Selecione Em aberto em Status da oportunidade.
    3. Selecione Data de criação no campo de data.
    4. Em Intervalo, selecione AF atual. Nota Para resultados mais rápidos, defina sempre o menor intervalo de datas possível. Se seu relatório tiver que pesquisar um grande número de datas, poderá demorar mais para exibir a informação que você busca.
  3. As colunas a seguir já devem estar incluídas em seu relatório: Nome da oportunidade, Tipo, Origem do lead, Valor, Receita estimada, Data de fechamento, Próxima etapa, Estágio, Probabilidade (%), Período fiscal, Idade, Data de criação, Proprietário da oportunidade, Papel do proprietário, Nome da conta.
  4. Clique em Salvar, nomeie seu relatório Oportunidades em aberto este ano e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.
  5. Insira uma descrição e escolha a pasta Meus relatórios personalizados.
  6. Clique em Executar relatório. O relatório deverá se parecer com:
Exemplo de relatórios tabular
Nota

Dependendo da organização que você estiver usando para analisar este tutorial, você poderá ou não ver os dados em seu relatório durante o tempo de execução.

Relatórios de resumo

Os relatórios de resumo são semelhantes aos relatórios tabulares, mas também permitem aos usuários agruparem filas de dados, exibir subtotais e criar gráficos. Eles exigem um tempo maior de configuração, mas os relatórios de resumo nos dão mais opções para organizar os dados e são ótimos para usar com painéis. Sim!

Os relatórios de resumo são os “burros de carga” dos relatórios. Você verá que a maioria dos seus relatórios será nesse formato.

Vamos começar criando um relatório de resumo. Neste exemplo, nosso Gerente de suporte quer avaliar o desempenho de casos fechados no último ano fiscal agrupados por Prioridade.

  1. Em Relatórios, clique em Novo relatório, escolha o tipo de relatório Casos e clique em Criar.
  2. Aplique os seguintes filtros:
    1. Selecione Todos os casos em Mostrar.
    2. Selecione Data de abertura no Campo de data.
    3. Em Intervalo, selecione AF atual.
  3. Clique em Adicionar para incluir um filtro adicional nos casos em que o Status é Fechado:
    1. Selecione Fechado.
    2. Deixe o operador definido como Igual.
    3. Clique no ícone de pesquisa e selecione Verdadeiro .
  4. As colunas a seguir já devem estar incluídas em seu relatório: Proprietário do caso, Assunto, Data/hora de abertura, Duração, Aberto, Fechado e Nome da conta.
  5. Selecione Tabular e, depois, Resumo.
    Seletor de formato de relatório
  6. Arraste o campo Prioridade do painel de campos para o painel de visualização e solte-o na área chamada “Soltar um campo aqui para criar um agrupamento”. 
  7. Clique em Salvar, nomeie seu relatório Casos fechados este ano e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.
  8. Insira uma descrição e escolha a pasta Meus relatórios personalizados.
  9. Clique em Executar relatório. O relatório deverá se parecer com:
    Exemplo de relatório de resumo
Nota
  • Dependendo da organização que você estiver usando para analisar este tutorial, você poderá ou não ver os dados em seu relatório durante o tempo de execução.
  • Use o botão Ocultar detalhes para recolher os registros facilmente e ter uma visão rápida dos campos resumidos. Clique no botão Mostrar detalhes para exibir os campos novamente.

Relatórios de matriz

Os relatórios de matriz permitem o agrupamento de registros por linha e por coluna. Esses relatórios têm uma configuração mais demorada, mas, em compensação, oferecem uma visão mais detalhada dos seus dados. Assim como os relatórios de resumo, os relatórios de matriz podem ter gráficos e ser usados em painéis.

Confira esse vídeo curto sobre os relatórios de matriz.

Por que é interessante usar um relatório de matriz? O formato de relatório de matriz é perfeito para quem quer ver um panorama rápido dos dados, principalmente para coisas como a receita total ou a quantidade de produtos vendidos.

Vamos criar um relatório de matriz. No exemplo, o CEO quer saber quais são as tendências da receita em cada mês. Comece com a criação do relatório básico. Nesta etapa, criaremos o relatório de matriz mostrando as vendas por tipo em cada mês.

  1. Na guia Relatórios, clique em Novo relatório, selecione o tipo de relatório Oportunidades e clique em Criar.
  2. Aplique os seguintes filtros:
    1. Em Mostrar, selecione Todas as oportunidades.
    2. Em Status da oportunidade, selecione Fechada e ganha.
    3. No Campo de data, selecione Data de fechamento.
    4. Em Intervalo, selecione AF atual. Escolha o intervalo que melhor se encaixa nos dados que deseja analisar.
      Para obter resultados mais rapidamente, sempre defina o menor intervalo de datas que puder. Se seu relatório tiver que pesquisar um grande número de datas, poderá demorar mais para exibir a informação que você busca.
  3. Clique em Formato tabular e mude o formato de relatório para Matriz. Seletor de formato de relatório
  4. Agrupe o relatório por Tipo; para isso, arraste esse campo até a zona para soltar de agrupamento por coluna.
  5. Agrupe o relatório por Mês de fechamento; para isso, arraste esse campo até a zona para soltar de agrupamento por linha.
  6. Clique no menu da coluna Valor e selecione Resumir este campo.
  7. Selecione Soma e clique em Aplicar.
  8. Clique em Mostrar e cancele a seleção de Número de registros, Detalhes e Zonas para soltar; isso limpa a visualização.
  9. Clique em Salvar. A visualização do relatório deve ficar mais ou menos assim: Exemplo de relatório de matriz
Nota

Pode ser interessante ocultar os detalhes do relatório ao visualizar um relatório de matriz. Geralmente é mais fácil analisar os relatórios de matriz quando os detalhes estão ocultos. Para ocultar os detalhes do relatório, clique no link Mostrar e desmarque a opção Detalhes.

  1. Nomeie o relatório como Tendências de receita por tipo e aceite o nome exclusivo gerado automaticamente.
  2. Insira uma descrição e escolha a pasta Meus relatórios personalizados.
  3. Clique em Salvar.

Relatórios agrupados

Os relatórios combinados permitem a criação de diferentes exibições dos dados de diversos tipos de relatórios. Em um relatório combinado, os dados são organizados em blocos. Cada bloco age como um “sub-relatório”, com seus próprios campos, colunas, classificações e filtros. É possível adicionar um gráfico a um relatório combinado.

Confira este vídeo curto sobre os relatórios combinados.

Por que é interessante usar um relatório combinado? Se você possui dois relatórios e quer encontrar uma maneira fácil de visualizá-los lado a lado, confira os relatórios combinados. Aliás, por que se limitar a dois? Com os relatórios combinados, você pode adicionar até cinco blocos de relatórios.

Para experimentar isso, vamos criar uma ferramenta simples para acompanhar quão bem os representantes de vendas estão aproveitando suas oportunidades. Vamos criar um relatório de Oportunidades básico, adicionar três blocos, filtrar cada bloco pelo status apropriado, depois agrupar os resultados por representante de vendas.

  1. Crie um novo relatório, selecionando Oportunidades como tipo de relatório.
  2. Clique em Formato tabular e selecione Combinado. Observe que seus dados de relatório agora se encontram em uma caixa com borda colorida. Este é seu primeiro bloco.
  3. Crie um novo bloco arrastando o campo Nome da oportunidade para o painel de visualização, em alguma posição à direita do primeiro bloco, e arraste os campos Valor e Nome da conta para o novo bloco. Nota Reparou em um segundo painel de filtro que aparece no painel de filtro acima dos blocos? Cada bloco em nosso relatório combinado possui seu próprio conjunto de filtros independente.
  4. Crie um terceiro bloco da mesma maneira. Agora, temos três relatórios de Oportunidades diferentes, lado a lado no mesmo contêiner. Eles são todos idênticos agora, mas vamos usar cada um para obter informações únicas.
  5. Queremos que todos os blocos nos forneçam informações comparáveis; então, prepare cada bloco da mesma maneira:
    1. Remova todos os campos, exceto Nome da oportunidade, Valor e Nome da conta, arrastando-os de volta para o painel Campos. Isso nos ajudará a nos concentrar no que é importante.
    2. No painel de filtro, defina Mostrar para Todas as oportunidades.
    3. Clique na lista suspensa, no topo, à direita de cada bloco e certifique-se de que Número de registros está selecionado.
    4. Clique na lista suspensa ao lado de Valor, clique em Resumir este campo e selecione Soma.
  6. Agora, vamos configurar cada bloco para contar uma parte diferente da história.
    1. Vamos usar o primeiro bloco para mostrar as oportunidades perdidas. Clique no título (no momento, ele diz apenas “Bloco de oportunidades 1”) e renomeie-o Fechadas e perdidas. No painel de filtro Fechadas e perdidas, acima, defina estes filtros:
      1. Status da oportunidade igual a fechado
      2. Campo de data igual a data de fechamento
      3. Intervalo igual a AF atual e anterior Filtros para um relatório combinado
    2. Vamos usar o segundo bloco para mostrar as oportunidades ganhas. Renomeie o bloco Fechadas e ganhas e defina estes filtros:
      1. Status da oportunidade igual a fechado e ganho
      2. Campo de data igual a data de fechamento
      3. Intervalo igual a AF atual e anterior
    3. O terceiro bloco nos mostrará as oportunidades cujo fechamento previsto está próximo. Renomeie o bloco Fechando no próximo mês e defina estes filtros:
      1. Campo de data igual a data de fechamento
      2. Intervalo igual a próximo mês
      3. Status da oportunidade igual a Aberta Nota Para obter os resultados com maior rapidez, sempre filtre o mais estreitamente possível. Os filtros que utilizam “igual” normalmente retornam informações mais rapidamente do que aqueles que utilizam “contém”, “não contém” ou “não igual a”. Em relatórios complexos, isso pode fazer uma diferença.
  7. Agora, vamos agrupar todos os três blocos por representante de vendas. Arraste o campo Proprietário da oportunidade para a barra horizontal com a indicação “Solte um campo aqui para grupar em blocos de relatórios.”. (Essa zona se chama zona para soltar de agrupamento.)
  8. Clique em Salvar, depois em Executar relatório.

Acabamos de criar um recurso útil que os representantes de vendas podem usar para monitorar seu histórico e para ficarem por dentro de negócios promissores.

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