Introdução aos relatórios e painéis

Nota

Atenção, Trailblazer!

O Salesforce tem duas interfaces de usuário de desktop diferentes: o Lightning Experience e o Salesforce Classic. Este módulo foi criado para o Salesforce Classic.

Você pode saber mais sobre como alternar entre interfaces, como habilitar o Lightning Experience e muito mais no módulo Noções básicas do Lightning Experience aqui no Trailhead.

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Reformular as necessidades comerciais como perguntas de relatório que possam ser respondidas.
  • Explicar a diferença entre um relatório, um painel e um tipo de relatório.

Introdução aos relatórios e painéis

Sua empresa tem perguntas. Os dados no Salesforce têm as respostas. Quando alguém lhe pede para criar um relatório, o pedido normalmente vem em forma de pergunta. A pergunta pode ser algo como:
  • Quais são meus produtos campeões de vendas?
  • Quem são meus clientes potenciais mais valiosos?
  • Quais campanhas de marketing foram mais bem-sucedidas?
  • Qual o nível de satisfação dos meus clientes?

Antes de criar um relatório, o truque é ter essa pergunta como base, fazer perguntas complementares, escrever requisitos e, em seguida, mapear esses requisitos para os critérios do relatório. Por exemplo:

Tipo de informação Exemplos
Pergunta original Quais são meus produtos campeões de vendas?
Perguntas complementares
  • O que faz de um produto um campeão de vendas: receita de vendas ou quantidade vendida?
  • Você quer ver os resultados agrupados por família de produtos?
  • Você quer conhecer os dados para que período?
  • Se tivermos parado de vender um produto, ele deve ser incluído no relatório?
Requisitos
  • “Campeões de vendas” aqui significa quantidade vendida, não a receita das vendas.
  • Agrupar produtos por família de produtos.
  • Mostrar todas as oportunidades Fechadas e ganhas.
  • Não mostrar produtos inativos.
Critérios
  • Tipo de relatório = Oportunidades com produtos
  • Formato de relatório = Resumo
  • Agrupamento = Família de produtos
  • Mostrar = Todas as oportunidades
  • Campo de data = Data de fechamento
  • Período = AF atual
  • Filtro = Produto “igual a” ativo
  • Filtro = Fase da oportunidade “igual a” Fechada e ganha
  • Lógica de filtro = 1 E 2

Agora, talvez você esteja olhando para aquela coluna Critérios e pensando, o que significa tudo isso? Pode ficar tranquilo que cobriremos esses tópicos de maneira detalhada durante seu processo de obtenção do emblema para este módulo.

A questão é que a maioria das pessoas em sua empresa virá até você com perguntas como essas. Aqui estão alguns exemplos típicos.
  • Um Executivo de conta que está planejando as chamadas do dia e quer identificar quais clientes potenciais deve contatar primeiro.
  • Um Gerente de suporte que está analisando a taxa de desvio mês a mês desde a distribuição daquela comunidade de autoatendimento no último verão.
  • O CEO que está ocupado elaborando o plano anual da empresa e tomando decisões sobre os rumos da mesma.

Para cada um desses cenários, um relatório ou painel pode fornecer a percepção de que cada membro da equipe precisa para adotar ações e ir a fundo, em um determinado dia, mês ou ano. Você pode ser a pessoa que traduz a pergunta dele no relatório ou painel de que ele precisa.

Continue lendo para aprender os primeiros passos da criação de relatórios e painéis para sua empresa.

O que é um relatório?

Um relatório é uma lista de registros que atendem aos critérios definidos por você. Ele é exibido no Salesforce em linhas e colunas, e pode ser filtrado, agrupado ou exibido em um gráfico.

Todo relatório é armazenado em uma pasta. As pastas podem ser públicas, ocultas ou compartilhadas, e ser definidas como somente leitura ou leitura/gravação. Você controla quem tem acesso a conteúdo da pasta com base nas funções, permissões, grupos públicos e tipos de licença. É possível disponibilizar uma pasta para toda a organização ou torná-la privada para que somente o proprietário tenha acesso.

O que é um painel?

Um painel é uma exibição visual de tendências e métricas chave para registros em sua organização. O relacionamento entre um componente de painel e um relatório é 1:1, ou seja, para cada componente de painel há um único relatório relacionado. Contudo, você pode usar o mesmo relatório em múltiplos componentes de painel em um único painel (por exemplo, usar o mesmo relatório tanto em um gráfico de barras quanto em um gráfico de pizza). Múltiplos componentes de painel podem ser mostrados juntos em um único layout de página de painel, criando uma poderosa exibição visual e uma maneira de consultar múltiplos relatórios que, com frequência, possuem um tema comum, como o desempenho de vendas, o suporte ao cliente, etc.

Assim como os relatórios, os painéis são armazenados em pastas, que controlam quem tem acesso. Se você tiver acesso a uma pasta, poderá exibir seus painéis. Porém, para visualizar os componentes do painel, você precisa acessar também os relatórios subjacentes. Você também pode seguir um painel do Chatter para ter as atualizações sobre o painel publicadas em seu feed.

Cada painel tem um usuário em execução, cujas configurações de segurança determinam quais dados são exibidos em um painel. Se o usuário em execução for um usuário específico, todos os visualizadores do painel verão os dados com base nas configurações de segurança desse usuário, independentemente das configurações de segurança pessoais. Por essa razão, é bom escolher cuidadosamente o usuário em execução para não permitir visibilidade em excesso. Por exemplo, selecione a Gerente de vendas como o usuário em execução para um placar para a equipe dela. Isso permite que os membros da equipe dela visualizem o placar para sua equipe individual, mas não para outras equipes.

Painéis dinâmicos são painéis para os quais o usuário em execução é sempre o usuário logado. Assim, cada usuário vê o painel de acordo com seu próprio nível de acesso. Se você quiser limitar melhor o acesso, os painéis dinâmicos talvez sejam a melhor solução.

O que é um tipo de relatório?

Um tipo de relatório é como um modelo que facilita a criação de relatórios. O tipo de relatório determina quais campos e registros estão disponíveis para uso ao se criar um relatório. Isso se baseia nos relacionamentos entre um objeto primário e seus objetos relacionados. Por exemplo, com o tipo de relatório “Contatos e Contas”, “Contatos” é o objeto principal e “Contas” é o objeto relacionado.

Os relatórios exibem apenas os registros que atendem aos critérios definidos no tipo de relatório. O Salesforce oferece um conjunto pronto para usar de tipos de relatório padrão pré-definidos. Não consegue visualizar todos os campos que deseja? Talvez você precise criar um tipo de relatório personalizado.

Por exemplo, um administrador pode criar um tipo de relatório que mostra apenas formulários de emprego que possuem um currículo associado; formulários sem currículo não são mostrados nos relatórios que usam esse tipo. O administrador também pode mostrar registros que podem ter registros relacionados — por exemplo, formulários com ou sem currículos. Nesse caso, todos os formulários, tendo ou não currículos, ficam disponíveis para os relatórios usando esse tipo. Um administrador também pode adicionar campos a partir de um objeto relacionado por meio da criação de um relacionamento de pesquisa com aquele objeto, permitindo ainda mais possibilidades de geração de relatórios.

Imagem mostrando os relacionamentos entre pastas, painéis, relatórios e tipos de relatório
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