Ampliar sua estratégia de criação de relatórios com o AppExchange

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Localizar pacotes gratuitos de relatórios e painéis no AppExchange.
  • Instalar um pacote de relatórios e painéis a partir do AppExchange.
  • Modificar os relatórios e painéis no pacote instalado.

Instalar um aplicativo a partir do AppExchange

Quando você cria um relatório ou um painel, é comum clonar um relatório existente e modificá-lo para atender às suas expectativas. Mas onde conseguir painéis e relatórios de exemplo para modificar? Maria, a administradora da Ursa Major Solar, usa o AppExchange!

No AppExchange, você vai encontrar pacotes de painéis e relatórios de exemplo, disponíveis a partir do Salesforce Labs. Eles podem ser baixados e instalados em seu sandbox ou ambiente de produção. Os pacotes são gratuitos e os relatórios e painéis podem ser clonados e modificados para atender às suas necessidades específicas.

Os tópicos mais populares incluem:

  • Painéis de adoção do Salesforce
  • Salesforce CRM Dashboards
  • Sales Activity Dashboards
  • Painel do Clean Your Room!
  • Painéis de serviço e suporte
  • Painéis da base de conhecimento e relatórios
  • Painéis do Chatter 1.0
  • Pacote de painel de desafio do Chatter

Se estiver procurando painéis de Vendas, Serviço, Atividade, CRM ou relacionados à adoção, disponibilizamos relatórios e painéis de exemplo para você.

Lembre-se de que alguns aplicativos contêm guias, campos, objetos, etc. E de que o Salesforce tem limites e administradores aos quais sua organização tem de obedecer. Os aplicativos podem ser gerenciados ou não; seus limites globais são afetados de diferentes maneiras, dependendo de qual tipo você escolher. Quando estiver instalando um aplicativo, não se esqueça dos limites. Você pode aprender mais sobre este tópico, visualizando o Guia de instalação do AppExchange.

Para instalar um aplicativo, efetue login no AppExchange, localize o aplicativo desejado e clique em Obter agora. Durante o processo de instalação, você terá que tomar algumas decisões. Algumas das principais incluem:

  • Onde devo instalar o aplicativo, em um ambiente de produção ou sandbox?
    • De forma geral, a melhor prática para o AppExchange é instalar primeiro em um ambiente sandbox. Veja algumas considerações para relatórios e painéis:
      • Alguns pacotes vêm com uma série de campos personalizados.
      • Os relatórios, painéis, pastas e campos personalizados têm um nome, que pode criar um conflito com nomes existentes em sua organização.
      • Todos os pacotes vêm com pastas de painéis e/ou de relatórios.
    • Agora que você sabe exatamente aquilo que está sendo instalado, já pode escolher um ambiente de instalação. Nota É possível visualizar todos os componentes do pacote durante o processo de instalação.
  • Deseja conceder permissões somente para administradores, para todos os usuários ou para perfis específicos?
    • Quem deve ter acesso a esses relatórios, painéis, pastas e, em alguns casos, campos personalizados? Neste aspecto, talvez seja necessário um pouco de planejamento prévio antes da instalação, para que não seja preciso realizar atualizações nas configurações de compartilhamento de pasta e perfis após a instalação.

Após a conclusão da instalação, você receberá um email de confirmação. Agora, você está pronto para usar o aplicativo!

Acessar pacotes instalados

Veja como encontrar o que você acabou de instalar.

  • Em Configuração, insira Pacotes instalados na caixa Busca rápida e selecione Pacotes instalados.
  • Clique no nome do seu pacote instalado. O nome será o mesmo que está na página em que você baixou o pacote a partir do AppExchange [1] Visualizar pacotes instalados
  • Clique em Exibir componentes [2]. Exibir detalhes do pacote
  • A página Detalhes do pacote é exibida e mostra todos os componentes, incluindo relatórios, painéis, pastas, campos personalizados, etc. A maneira mais fácil de navegar por todos os relatórios e painéis é exibindo-os na guia Relatórios no Salesforce.

Agora, você pode ver todos os relatórios e painéis que foram instalados.

Modificar relatórios

A primeira coisa da qual é preciso lembrar quando se modifica um relatório existente é usar “Salvar como”. A última coisa que você quer fazer é salvar em cima do relatório de outra pessoa!

Para clonar seu relatório, abra um relatório e clique no botão Personalizar, então clique no botão Salvar como [1].
Relatório de oportunidades do ano atual
Dê um nome, uma descrição e salve o relatório na pasta Meus relatórios personalizados. Você pode movê-lo para outra pasta de relatórios mais tarde, mas esse é um lugar seguro para fazer experiências com os relatórios antes que eles estejam prontos para serem usados por outras pessoas.
Caixa de diálogo Salvar relatório

Agora o relatório pode ser personalizado com segurança.

Quando começar a trabalhar com um pacote AppExchange, dedique algum tempo a avaliar quais relatórios e painéis estão nesse pacote. Vamos avaliar um relatório juntos. Nesse exemplo, abriremos o relatório de oportunidades do ano atual do pacote Oportunidades de tendências do AppExchange.

  • Abra o relatório de oportunidades do ano atual e clique no botão Personalizar.
  • Na parte superior do relatório, você verá o filtro Mostrar [1], que contém as opções Minhas oportunidades, Oportunidades da minha equipe e Todas as oportunidades.
  • Lá também estão os campos Status da oportunidade [2], Probabilidade [3], Campo de data [4] e Intervalo de datas [5].
  • Para determinar o tipo de relatório usado, clique no botão Propriedades do relatório [6]. Personalizando o relatório de oportunidades do ano atual
Depois que a janela Propriedades do relatório for aberta, será possível ver o Tipo de relatório.
Caixa de diálogo Propriedades do relatório

Agora vamos dar uma olhada nas colunas e no formato de relatório.

  • O formato de relatório rege a forma como os dados são exibidos e agrupados. Os formatos de relatório disponíveis são Tabular, Resumo, Matriz e Combinado. Nesse exemplo, o formato de relatório é Resumo [8].
  • As colunas usadas são mostradas horizontalmente no painel de visualização [9].
  • Se o formato de relatório for Resumo, você verá uma área em que as linhas do relatório podem ser agrupadas por um campo específico [10]. No exemplo, agrupamos por Proprietário da oportunidade. Relatório resumido de oportunidades do ano atual

Ao começar a modificar um relatório existente, experimente fazer coisas simples como adicionar e remover colunas, mudar a ordem das colunas, e alterar o campo de intervalo de datas e os critérios. Você também pode acrescentar novos filtros e mudar o formato de relatório quando estiver mais familiarizado. Conforme fizer mudanças, lembre-se de salvar com frequência e clicar em Executar relatório para ver os resultados finalizados, pois o painel de visualização só mostra um conjunto limitado de registros.

Modificar painéis

Assim como com relatórios, não deixe de usar a opção “Salvar como” para não copiar em cima do painel de outra pessoa!

Para clonar o painel, abra-o e clique no botão Clonar [1].
Clonando um painel

Isso abrirá o painel no modo de edição no criador de painel arrastar e soltar. Agora você pode ver como o painel foi criado inicialmente. Vamos analisá-lo mais detalhadamente.

  • O usuário em execução para o painel determina os dados que são exibidos. Quanto mais alto está o usuário em execução na hierarquia de papéis, mais dados poderão ser exibidos [1].
  • Se o painel tem filtros, procure-os acima do painel de visualização [2]. Neste exemplo, adicionamos um para que você possa ver onde eles normalmente ficam.
  • Clique no ícone de chave inglesa para acessar os componentes do painel [3]. É aqui que você pode ver como os componentes do painel estão formatados e configurados, além de outras formatações condicionais que tenham sido aplicadas. Editando componentes de painéis

Quando você está começando a modificar painéis, uma das melhores opções é simplesmente alterar o tipo de componente de painel. Para isso, tente usar um relatório único e construir um painel com ele exibido em cada tipo de componente de painel. Isso dará a você uma boa noção de como cada tipo de componente do painel funciona.

Personalizações comuns

Agora que você sabe como instalar um pacote de painéis e relatórios e avaliou o que há no pacote, é hora de começar a fazer modificações! Lembre-se sempre de usar “Salvar como” e “Clonar” antes de começar.

Eis algumas maneiras comuns de personalizar um relatório ou painel existente. Experimente!

  • Adicione um intervalo de dados
  • Use um valor de data relativo, como HOJE, ONTEM, SEMANA PASSADA e MÊS PASSADO
  • Filtre ou agrupe por proprietário
  • Filtre por limite de valor
  • Altere o tipo de componente do painel
  • Altere a ordem das colunas
  • Adicione ou remova colunas
  • Altere o formato de relatório para tabular, resumo ou matriz
  • Adicione mais componentes de painel
  • Altere para um painel dinâmico
  • Agende a entrega automatizada do relatório
  • Adicione notificações de relatório

Recursos

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