Introdução ao Quip
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Explicar como o Quip pode ajudar a melhorar a colaboração da equipe e reduzir gargalos.
- Entender como as permissões criam uma experiência de compartilhamento simplificada.
Gerenciar notificações
Agora que já falamos sobre todas essas menções com @ e notificações, você deve estar se perguntando: como faço para gerenciá-las?
Para selecionar os tipos de notificações que deseja receber, clique na sua imagem ou email no canto inferior esquerdo da tela. Você verá três opções: notificações por computador, dispositivo móvel e email.
Normalmente, recomendamos que você escolha somente por computador ou dispositivo móvel, o que você usa com mais frequência. Notificações por email podem ser uma boa maneira de começar enquanto você treina para trabalhar diretamente no Quip. Quando se sentir à vontade no Quip, recomendamos que você use notificações por computador e dispositivo móvel, além do resumo diário do email. Você e sua equipe devem criar o hábito de observar as notificações e tratá-las diretamente nos documentos.
Organização e compartilhamento
Agora você entende a importância da ferramenta Quip para produtividade e colaboração. Porém, para realmente tirar o máximo proveito dessa poderosa ferramenta, é preciso saber como usá-la. E isso começa com a organização e o compartilhamento.
Ao usar o Quip, você normalmente cria seu novo documento (como fizemos na Unidade 2) ou edita um documento que outra pessoa da equipe criou. Para compartilhar seu documento, você pode clicar no botão azul Compartilhar no canto superior direito. Você pode adicionar pessoas ou pastas, e é também aqui que você tem a opção de adicionar permissões (mais informações sobre isso mais tarde).
Pastas
Digamos que você criou seu próprio documento, um plano do projeto, e quer compartilhá-lo com sua equipe. Neste caso, você provavelmente preferirá adicioná-lo a uma pasta, talvez a pasta dessa conta específica. Essa ação fará com que o documento seja compartilhado automaticamente com todos os membros da equipe que tenham acesso a essa pasta. É também por isso que uma das maneiras mais eficientes de compartilhar um documento é adicionando-o a uma pasta.
Ao contrário de outras soluções de compartilhamento de arquivos baseadas em nuvem, o Quip permite que seu documento resida em várias pastas. Pense nele como um link para o mesmo documento, armazenado onde quer que você e sua equipe precisem por questões de organização.
Digamos que você esteja colaborando em um documento do plano do projeto, que você criou e salvou na pasta compartilhada da equipe Plano do projeto, dentro da pasta do grupo de marketing. Se você enviá-lo para seu colega Amir para ser revisado, Amir pode facilmente salvar o documento em sua própria pasta pessoal, conforme for melhor para ele. Mesmo assim, ainda será o mesmo documento que reside na pasta do grupo de marketing e na pasta pessoal de Amir. Não é uma cópia do documento, é o mesmo documento, mas em dois lugares diferentes. É incrível pensar nisso, não é? Isso mantém todos em sintonia e, ao mesmo tempo, permite que a equipe organize projetos e trabalhe conforme for melhor para eles.
Pesquisa
Se quiser localizar rapidamente um documento ou ver algo que você estava usando anos atrás, a pesquisa é a ferramenta certa para você.
Pesquisando o título e o conteúdo do documento, e também usando filtros como “data” e “modificado por”, é possível exibir qualquer documento com rapidez. Essa funcionalidade integrada facilita a localização dos documentos e você pode usar as opções avançadas de filtragem na medida em que se sentir confortável. A pesquisa avançada pode aproveitar até comentários e conversas, portanto, lembrar-se de um comentário específico ou de uma única palavra no documento é tudo o que você precisa para encontrar o que procura.
Favoritos e coleções
Uma maneira de navegar rapidamente até seus projetos atuais. Basicamente, as coisas em que você está trabalhando atualmente e as coisas que costuma fazer todos os dias. Sua própria lista de tarefas pendentes ou um documento individual. Dessa forma, não é preciso vasculhar pastas para encontrar esses documentos. Para adicionar um documento aos favoritos, basta marcá-lo com estrela selecionando o ícone ⭐️ no canto superior direito.
Quem pode acessar?
Digamos que você compartilha um plano de conta com sua equipe para ser revisado e, eventualmente, deseja compartilhar esse documento com um cliente. É provável que você queira que as diferentes partes que visualizam o documento tenham permissões diferentes. O que você quer dizer com isso?
Com permissões granulares, você pode escolher se deseja que as pessoas visualizem, comentem ou editem seu documento. Assim, por exemplo, com seu plano de conta, você pode compartilhar um rascunho inicial com sua equipe imediata e dar a todos direitos de edição para que possam preparar um rascunho preciso para compartilhar com seu gerente
Então, para ajudar no controle de versão, você dá ao gerente direitos de comentário. Dessa forma, ele poderá adicionar feedback em forma de comentários para que você possa incorporá-lo separadamente e garantir que não entrará em conflito com partes importantes que você e sua equipe já resolveram.
Finalmente, quando o plano de conta está pronto para ser compartilhado com o cliente, você dá a ele direitos de visualização. Ele não pode comentar ou alterar o plano, mas pode visualizar a versão final.
Não importa a forma como você usa seu documento, as permissões granulares ajudam você a controlar quem pode visualizar, comentar e editar. Então, como você escolhe e atribui permissões granulares? Ainda bem que você perguntou.
Uma experiência de compartilhamento simplificada
Ao clicar em Compartilhar, você verá uma opção para compartilhar o documento atual com pessoas e pastas compartilhadas. Você pode pesquisar pessoas e pastas pelo nome ou endereço de email e visualizar uma lista com todas as pessoas, pastas e permissões compartilhadas associadas a cada uma delas.
Em vez de navegar para cada pasta compartilhada individualmente para gerenciar o acesso, você pode rastrear e modificar todas as permissões compartilhadas em uma visualização centralizada.
Existem quatro novas maneiras de definir permissões no nível de usuário e pasta individual.
- Acesso total: Pode compartilhar e editar.
- Pode editar: Pode editar, mas não compartilhar.
- Pode comentar: Só pode visualizar e comentar.
- Pode visualizar: Não pode compartilhar, editar ou comentar.
Com permissões granulares no Quip, nunca foi tão fácil realizar um trabalho rápido e de grande qualidade com sua equipe.
É a sua vez
Agora que já conhece todas as ferramentas e recursos que o Quip pode oferecer, como você vai usá-lo com sua equipe? Veja algumas ideias para ajudar você a começar.
- Crie um plano para cada projeto ao qual você está atribuído no próximo trimestre.
- Configure o calendário Fora do escritório ou Trabalhar remotamente da equipe.
- Planeje eventos, de sessões de ideias à execução em vários departamentos.
- Crie uma lista de tarefas com lembretes para rastrear seus projetos.
Com o Quip, há inúmeras maneiras da equipe agilizar processos, se afastar das caixas de entrada e manter feedback em tempo real facilitando a colaboração e a comunicação. Para ter mais poder de colaboração, saiba mais sobre o Quip para vendas, que integra o Quip diretamente à instância do Salesforce.