Aplicar o Quip usando casos de uso específicos
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Usar o Flow Builder para criar fluxos organizados e compartilhar documentos e informações automaticamente.
- Usar ações do Quip para adicionar documentos, planilhas, salas de bate-papo e notificações às instâncias do Salesforce.
- Encontrar recursos para se familiarizar com o Flow Builder.
Agora que você conhece o Quip, o que isso realmente significa para sua equipe? Abaixo estão alguns casos de uso comuns para que você possa ter uma melhor noção do que pode funcionar para sua equipe.
Primeira hipótese: automação e compartilhamento de documentos
Um membro de sua equipe vem até você e diz que está tendo problemas para compartilhar documentos. Ela acaba de criar um documento "Notas de chamada" que quer compartilhar com a equipe de vendas. Quais são suas opções de automação?
É aqui que entra o compartilhamento automático. Uma das dificuldades que você espera resolver com o Quip é que as pessoas certas devem ter acesso aos documentos certos e que ninguém seja deixado de fora. Então, como você se certifica de que as pessoas certas serão incluídas?
Uma solução é dizer à colega de trabalho para adicionar seu documento a uma pasta quando ela o criar. A opção Adicionar à pasta coloca automaticamente esse novo documento em uma pasta. Quando alguém é membro de uma pasta e um documento é adicionado a essa pasta, essa pessoa se torna automaticamente membro desse documento também. Isso é uma maneira rápida e fácil de adicionar automaticamente um grupo de pessoas a um documento. Assim, se sua colega de trabalho adicionar seu documento a uma pasta da qual seus representantes de atendimento ao cliente já sejam membros, eles terão automaticamente acesso a seu novo documento de mensagens.
Outra opção é que sua colega de trabalho acrescente membros da equipe da oportunidade aos documentos existentes. Isso acrescenta pessoas que estão associadas a um registro específico do Salesforce. É uma maneira fácil de garantir que os proprietários e membros da conta ou oportunidade virem membros do documento.
Digamos que sua colega de trabalho queira compartilhar seu documento de mensagens com a equipe de vendas de um cliente específico. Ao usar a automação para adicionar membros da equipe de oportunidade a seu documento no momento da criação, ela pode fazer com que apenas as pessoas certas tenham acesso ao seu conteúdo.
Não há uma resposta correta para a questão de como compartilhar documentos, mas pequenas diferenças no seu caso de uso ajudarão a determinar o que é certo para você.
Segunda hipótese: criação automática de documentos ou modelos
Talvez você queira ter mais controle sobre quando um documento é criado, como quando um registro é criado ou está em determinada etapa.
Digamos que uma nova gerente de contas, Zahara, tenha acabado de se juntar à sua equipe. Usando a automação, você pode acionar automaticamente o plano de conta à medida que a conta é criada. Isto garante uma integração sem problemas para ela e também garante que nada seja ignorado enquanto ela aprende seu novo papel.
Terceira hipótese: gerenciar oportunidades
Um colega de trabalho vem até você procurando uma maneira de simplificar seu processo de gestão de oportunidades. Há duas funcionalidades principais para orientá-lo.
Uma delas é a colagem dinâmica. Com a colagem dinâmica, você pode copiar o conteúdo de um documento e colá-lo em outro. O conteúdo colado dinamicamente é automaticamente atualizado quando alguma coisa do documento de origem muda. Um caso de uso aqui é colar uma seção do plano de contas dinamicamente nas notas de oportunidade. Dessa forma, as informações-chave da conta são facilmente acessadas nas notas de oportunidade e estão sempre atualizadas. Isso é especialmente importante se ainda houver outras oportunidades em aberto em uma conta, mesmo após o fechamento de uma oportunidade.
Do ponto de vista do gerente, os gerentes querem que os planos de conta sejam bloqueados após o fechamento da oportunidade para poderem consultá-los na manutenção de registros. O recurso de bloqueio de edição permite que eles protejam o documento de ser editado novamente. Geralmente é uma boa prática bloquear edições em planos fechados após o negócio ter sido ganho ou perdido.
Quarta hipótese: notificações automáticas
Você trabalha em uma equipe altamente colaborativa e de ritmo acelerado. As pessoas estão constantemente criando novos documentos para os clientes, bem como documentos internos, e as coisas acabam se embaralhando. Como você pode resolver isso com sua equipe?
Vamos combinar isto com alguma automação do nosso exemplo acima. Imagine se você tivesse acrescentado automaticamente os membros da equipe de oportunidade ao documento. Então você poderia enviar automaticamente uma mensagem @todos quando um novo documento fosse criado: “Confira este novo documento, Equipe de vendas de {nome do doc}!” Somente as pessoas acrescentadas a essa conta estão no documento e, portanto, são as pessoas que recebem uma notificação.
Dessa forma, o sistema pode fazer isso automaticamente em vez de ter que avisar cada pessoa, e nada é ignorado. É muito claro quem na equipe precisa tomar medidas e quando.
Últimas reflexões sobre automação
A beleza da automação é que suas possibilidades são infinitas. Esperamos que você esteja inspirado para começar a pensar em novas maneiras de criar automação para suas equipes. Você também pode considerar o uso de um grupo piloto de teste para suas primeiras automatizações a fim de resolver eventuais erros antes de lançar as automações na sua equipe.
Agora que você tem uma ideia das melhores práticas sobre como chegar à automação mais otimizada e se inspirou no que outras pessoas estão fazendo, pode apresentar essas ideias à sua equipe de uma forma que seja relevante para ela. Quanto mais você puder sistematizar as tarefas e o fluxo diário, melhor.
Não tem certeza do que dizer a seus líderes? Um bom lugar para começar é revisitar as dificuldades originais que você está tentando resolver com o Quip. Pergunte: "O que é mais importante para nossa equipe se concentrar?" "O que dói nesse processo, e como podemos consertar isso para vocês?"
Como administrador do Salesforce, é seu trabalho criar essas automatizações e saber o que é possível, mas também fazê-lo em conjunto com seus líderes. Quanto mais complexos forem seus problemas, mais você poderá combinar ideias. Claro que você poderia fazer isso individualmente, mas como combinar tudo em uma automação complexa e altamente eficaz?
Para recursos adicionais à medida que você começa a usar o Flow Builder, examine a seção Recursos. O céu é o limite para você e sua equipe!
