Conhecer os fundamentos de gerenciamento de projetos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Definir gerenciamento de projetos.
• Descrever as funções e responsabilidades dos gerentes de projetos.
• Explicar o ciclo de vida de um projeto.

Conhecer a Walden University

O Trailhead tem o grande prazer de colaborar com a Walden University nesta trilha sobre gerenciamento de projetos. A Walden University, uma universidade credenciada, foi fundada em 1970 para apoiar as necessidades acadêmicas dos profissionais de trabalho. A Walden foi uma das primeiras universidades a lançar programas online, e hoje eles continuam a evoluir o ensino, encontrando novas maneiras de dar aos alunos flexibilidade, apoio e educação de alto nível.  

Nesta trilha, você segue os passos dos gerentes de projeto para entender melhor seu papel, explorar ferramentas práticas de gerenciamento de projetos e aplicar abordagens a exemplos do mundo real, destacando habilidades e conhecimentos que você pode aplicar imediatamente ao seu próprio trabalho.

Vamos começar!

Reconhecer o gerente de projeto dentro de você

Você já reformou um cômodo em sua casa, planejou uma reunião familiar ou organizou um evento? Tudo isso são projetos.

Antes de começar, você planejou o orçamento e o cronograma? Depois de começar, você marcou as tarefas que foram realizadas como concluídas? Quando o projeto terminou, você comemorou com as pessoas que te ajudaram e falou sobre o que correu bem e o que você poderia fazer melhor da próxima vez?

Essas são todas as principais coisas que um gerente de projeto faz! Neste módulo, a Walden University mergulha mais fundo nos elementos essenciais de gerenciamento de projetos.

Amadurecimento do gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos nem sempre foi uma profissão reconhecida. As pessoas lideravam projetos muito antes de termos um nome para seus esforços. Mesmo quando as empresas começaram a reconhecer a importância de ter uma abordagem organizada, e um líder, para projetos, o gerenciamento de projetos era frequentemente visto como um papel mais informal. 

Isso mudou durante os anos 60. Dessa época em diante, várias organizações haviam feito pesquisas sobre gerenciamento de projetos, identificando as melhores práticas e abordagens. Um dos líderes nessa área é o Project Management Institute (PMI®), uma organização profissional global para gerenciamento de projetos. Essas organizações frequentemente publicam as melhores práticas e abordagens para ajudar a orientar o gerenciamento de projetos. Um exemplo é o Guia do Conjunto de Conhecimentos sobre Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) do PMI.

Pedir a ajuda do gerente de projetos

Afinal, o que é um projeto? Todos os projetos compartilham certas características. 

• Os projetos têm um começo e um fim claros e definidos.
• Os projetos produzem um resultado tangível ou intangível, normalmente um produto ou serviço exclusivo.
• Os projetos diferem das operações diárias, eles são temporários, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Como funciona o gerenciamento de projetos? O gerenciamento de projetos é um método de definição da abordagem para a realização de atividades para atingir uma meta ou metas de projeto. O gerenciamento eficaz de projetos requer conhecimentos e habilidades específicos. Também requer ferramentas e técnicas adequadas. 

Então, o que um gerente de projetos faz? Os gerentes de projeto são especialistas que planejam projetos, executam planos de projetos e lideram equipes para garantir que as metas do projeto sejam cumpridas. Os gerentes de projeto são profissionais, muitos dos quais são treinados e certificados. 

Como o gerenciamento de projetos ocorre?

Vamos aplicar as definições de projeto, gerenciamento de projetos e gerente de projeto a um cenário de negócios.

Você é gerente de instalações de uma instituição financeira. Sua empresa decidiu trazer 30 funcionários de volta ao escritório após a pandemia. As regulamentações federais exigem que as empresas adicionem espaço entre os cubículos. Isso significa que todas as áreas de trabalho devem ser reconfiguradas. Seu gerente designou você para liderar uma equipe para reconfigurar o espaço de trabalho em um andar do prédio para acomodar os 30 funcionários. O trabalho deve começar dentro de uma semana e ser concluído dentro de um mês. Um orçamento de US$ 25.000 foi alocado.

Por definição, você é o gerente de projeto para o projeto de reconfiguração do espaço de trabalho. Você foi nomeado por sua organização para liderar uma equipe para alcançar o objetivo do projeto: completar a reconfiguração do espaço de trabalho para 30 funcionários dentro de um mês. 

Por onde você começa?

Explorar o ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida do projeto fornece uma estrutura para concluir o trabalho do projeto. As fases de um ciclo de vida tradicional e preditivo do projeto incluem: 

• Iniciar
• Planejar
• Executar
• Monitorar e Controlar
• Fechar

Iniciar o projeto

Na fase iniciar, o gerente de projeto trabalha com as partes interessadas para elaborar uma carta de projeto. Uma carta de projeto define claramente o escopo e os objetivos. Após o desenvolvimento da carta, o gerente de projeto apresenta-a ao líder ou patrocinador do projeto para aprovação. Com essa aprovação, o gerente de projeto recebe o aval para empregar recursos organizacionais e pessoas para realizar o trabalho. 

Desenvolver o plano

Você tem uma carta de projeto aprovada, qual é o próximo passo? É hora de mergulhar nos detalhes e desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do projeto é um documento utilizado para execução, monitoramento e controle, assim como para o fechamento do projeto. A tabela descreve os componentes de um plano de projeto e os detalhes para cada componente. 

Então, o que um gerente de projeto faz na fase de planejamento? Todas as tarefas acima. Claro, os gerentes de projeto não trabalham sozinhos. Eles trabalham em equipes e delegam tarefas para cumprir o objetivo do projeto. 

Executar junto a sua poderosa equipe

A fase de execução é a próxima. Esta fase é sobre a realização das atividades do projeto. O gerente de projeto lidera supervisionando tarefas de projeto conforme definido no plano. Ao longo desta fase, a equipe produzirá resultados que atendam às metas do projeto e satisfaçam as necessidades dos clientes.

Monitorar, prever e controlar

A fase de monitoramento e controle inclui verificar regularmente o progresso, prever o resultado das próximas etapas e controlar o projeto para garantir que as coisas sejam feitas dentro do escopo, do cronograma e do orçamento. Nesse contexto, o controle de projetos significa revisar e acompanhar continuamente o progresso e o desempenho, medir o status do projeto e fazer ajustes conforme necessário para garantir que os objetivos sejam cumpridos.

Reunir tudo

O que tudo isso significa? Vamos olhar para esses três componentes (escopo, cronograma e custo) no contexto do projeto de reconfiguração do espaço de trabalho pelo qual você é responsável.

• O escopo do projeto define todo o trabalho que deve ser feito para entregar o resultado. A declaração de escopo do projeto descreve precisamente o que está e o que não está incluído no projeto. Para o projeto de reconfiguração do espaço de trabalho, isso significa que o gerente de projeto deve garantir que exatamente 30 espaços de trabalho sejam reconfigurados. Qualquer outro número é considerado fora do escopo.
  
  
• Sua empresa deu a você um prazo de um mês. Cabe agora a você determinar se o projeto pode ser entregue nesse tempo. Isso é feito desenvolvendo um cronograma do projeto. Um cronograma do projeto estima a duração das atividades que devem ser realizadas para entregar o escopo esperado do projeto.
  
  
• Você tem US$ 25.000 para o projeto de reconfiguração do espaço de trabalho. Como você sabe, no entanto, se o custo do projeto vai atender a essa expectativa orçamentária? Utilizando as atividades definidas no cronograma do projeto, você estima o custo de cada uma dessas atividades e soma todas elas para determinar o custo total do projeto.
  
  
• A fase fechar descreve os passos que devem ser seguidos para fechar formalmente um projeto. Os processos de fechamento incluem a finalização da aceitação do produto pelo usuário (seu gerente e partes interessadas revisam a reconfiguração), fechamento administrativo (as partes interessadas aprovam as mudanças) e reflexão sobre o desempenho do projeto e comunicações (todos os que contribuíram para o projeto são entrevistados e é coletado feedback). Por que é importante fechar formalmente os projetos?

O fechamento formal de projetos dá às organizações a oportunidade de refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou. Essas lições aprendidas podem ser compartilhadas para que outros projetos não repitam os mesmos erros. Acima de tudo, os sucessos são replicados para ajudar outros projetos a atender consistentemente os requisitos de qualidade.

Mergulhar mais fundo na metodologia de gerenciamento de projetos

Na próxima unidade, a Walden University vai abordar metodologias tradicionais e ágeis de gerenciamento de projetos, os prós e contras, e quando você deve adotar uma, outra ou ambas na prática.