Use ferramentas e softwares de mapeamento de processos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Identificar ferramentas e software de mapeamento de processos de negócios.
• Descrever as etapas para criar um mapa de processo simples.
• Entender as práticas recomendadas para mapeamento de processos.

Mapeamento de processos de negócios: Ferramentas e software

Se você é relativamente novo em mapeamento de processos, faz sentido criar seus mapas de processo sem qualquer software especializado ou despesa extra para sua empresa. Assim que você estiver mais confortável com a criação de mapas de processo, pode considerar a compra de software de mapeamento de processos, dependendo de suas necessidades de longo prazo e do tamanho do seu negócio. Primeiro, você precisa identificar quais recursos são críticos antes de decidir qual software ou ferramenta é o certo para você e sua empresa. Embora não recomendemos um software específico, vamos dar uma olhada em uma pequena lista que consideramos útil para quando você estiver começando. 

• Interface de arrastar e soltar. Isso é ótimo se você precisar fazer uma configuração rápida do seu mapa de processos sem gastar muito tempo entendendo como começar.
• Capacidades de formatação. Como você viu na unidade anterior, existe uma linguagem de mapeamento de processos. Software com recursos de formatação facilitam as coisas.
• Segurança e controle de versões. Os processos são um ativo valioso, portanto, você precisa ter controle sobre quem pode alterá-los e sobre as versões.
• Recursos de publicação e compartilhamento. Isto é útil se você precisar compartilhar seu mapeamento em várias partes diferentes do negócio ou com diferentes partes interessadas. Uma ferramenta de software baseada na web também é ideal para compartilhar e publicar, pois facilita esse processo.
• Design intuitivo. Este tipo de design instintivo para o software que você escolher é ideal, especialmente se você não tem muita experiência com o mapeamento de processos.

Etapas do mapeamento de processos de negócios

Pronto para começar? Confira as etapas de alto nível para desenvolver o mapa de processos:

1. Identifique o processo que você precisa mapear. Decida por onde você quer começar. Talvez um processo esteja com baixo desempenho ou impacte diretamente um cliente. De qualquer forma, decida com qual processo você precisa começar, escolha um nome, e corra atrás dele.
2. Crie uma equipe invencível. Identifique quem precisa estar na equipe. A contribuição de todos é necessária; portanto, pare um momento e certifique-se de que a equipe é a certa para o processo. A equipe certa deve incluir membros que gerenciam o processo e podem fornecer informações sobre ele.
3. Reúna todas as informações necessárias. Algumas perguntas que você precisa responder aqui seriam:
   • Onde começa e termina o processo?
   • Que medidas precisam ser tomadas entre o início e o fim?
   • Quais são os insumos e os resultados do processo?
   • Quem precisa fazer o quê e quando?
4. Desenvolva o mapa do processo. Concentre-se na ordem das etapas do início ao fim e, em seguida, desenhe seu mapa de processos.
5. Analise o mapa de processos. Assim que tiver um mapa para revisar, examine o mapa de processos para identificar ineficiências e gargalos dentro dos processos. Pergunte-se onde você pode fazer melhorias ou quais etapas podem ser eliminadas.
6. Desenvolva etapas novas e melhores. Para começar, comece implementando melhorias no processo em pequena escala. Se identificar melhorias, tente dimensionar isso para alcançar um público mais amplo.
7. Gerencie o processo. Monitore o processo novo e melhorado para ver como ele está funcionando e se ele precisa de mais otimização.

Práticas recomendadas de mapeamento de processos

Não há uma maneira certa de criar um mapa de processos. Cada situação e cada negócio são diferentes. Confira algumas melhores práticas para considerar ao criar um mapa de processos para sua organização. 

• Aplique o mapeamento de processos de negócios aos tipos certos de processos. Processos que refletem como as decisões são tomadas podem não ser os melhores para mapear porque são limitados em etapas e podem não oferecer o maior impacto pelo seu tempo. Não se esqueça de documentar tudo ao longo do caminho. O processo é importante, mas como você chegou lá também é!
• Seja claro sobre o foco do seu mapeamento de processos. Antes de identificar as etapas do processo, comece a identificar os pontos de partida e finais para ajudar a limitar seu projeto e o mapa. Às vezes, as ineficiências em seus processos estão fora do processo em si. Torna-se, então, fundamental que você revise também qualquer processo transversal (secundário).
• Contrate alguém capacitado para mapear seus processos. Considere buscar ajuda externa se você não tiver alguém treinado em mapeamento no momento.
• Valide seus mapas. Logo após desenhá-los, revise-os com as partes interessadas para garantir que eles estejam corretos.
• Não corrija seus processos até que estejam totalmente mapeados. Defina completamente seu estado de "como está". Desta maneira, você verá todo o quadro e as mudanças serão melhor informadas.
• Crie a equipe certa. As pessoas que usam os processos são os especialistas. É fundamental que você os ouça, pois eles têm uma visão geral adequada porque algumas pessoas podem estar muito envolvidas para mudar os processos. Eles serão seu melhor recurso para saber se o processo funcionará ou não.
• Simplifique. Torne seus mapas de processo tão fáceis e simples quanto possível para serem lidos e compreendidos por qualquer pessoa em sua empresa. Se todos entenderem o processo, será mais fácil para todos seguirem, mas também para dar feedback se algo está errado ou precisa ser ajustado. Se possível, use um software de mapeamento de processos de negócios para colaborar em tempo real.
• Trabalhe com suas partes interessadas Inclua todas as principais partes interessadas o mais rápido possível ao mapear o processo para evitar perder informações ou etapas importantes.

O mapeamento de processos cria representações visuais dos processos comerciais. Como analista comercial, essa pode ser uma ferramenta crucial para ajudar a agilizar processos e alinhar unidades de negócios. Agora que você sabe o que são os mapas de processo e como começar a criá-los, é hora de começar a criar mapas de processos para sua empresa.