Fale a linguagem do mapeamento de processos
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Identificar a abordagem comum para criar mapas de processos.
- Identificar outros tipos de diagramas relacionados ao processo.
Notação do mapeamento de processos de negócios
Um mapa de processos de negócios facilmente compreendido pode substituir 1.000 palavras. É por isso que existem várias maneiras diferentes pelas quais os processos de negócios têm sido documentados: mapa de processos de negócios, diagramas de fluxo, fluxogramas, diagramas UML, mapas de fluxo de valor e SIPOC.
Existe uma notação de diagramação mais simples e envolvente que foi projetada para ser facilmente compreendida por todas as partes interessadas e visualizada online. Ela foi testada e aprovada nos últimos 20 anos, de grandes indústrias altamente regulamentadas até startups inovadoras e pequenas organizações sem fins lucrativos. Chama-se UPN (Universal Process Notation), não é proprietária de nenhuma empresa e não requer nenhum software especializado.
Um mapa de processos é uma hierarquia de diagramas, ou seja, você pode se aprofundar para oferecer mais detalhes. Isso permite que cada diagrama seja limitado em 8 a 10 caixas, ao mesmo tempo que descreve um escopo amplo ou processos complexos. Não há limites para o número de níveis que você pode ter.
Os mapas de processos são controlados por versão, no nível do diagrama. O mapa de processos é a definição operacional do negócio e vai evoluir constantemente, mas em diferentes ritmos. Diagramas de nível mais baixo normalmente mudam com mais frequência impulsionados por melhorias nos fundamentos. As grandes inovações são impulsionadas de cima para baixo.
Antes de começar a criar um mapa de processos, é importante observar os aspectos sutis mas críticos da UPN que devem ser entendidos antes de aproveitá-los no mapeamento de negócios.
5 princípios da UPN
- Não mais do que 8-10 caixas de atividades em uma tela
- Passar de uma caixa de atividades para um nível inferior para descrever os detalhes
- Anexar informações de apoio a uma caixa de atividades
- Exibir e editar controlados por direitos de acesso
- Controle de versões e histórico de alterações no nível do diagrama
Outros diagramas de processos
Você se deparará com outros tipos de diagramas que podem ser úteis para entender os processos em alto nível. Estes podem ser usados juntamente com a UPN. Os mapas de processos da UPN permitirão que você trabalhe com detalhes suficientes para entender o processo e poder simplificá-lo, eliminar desperdícios e identificar requisitos de negócios. Lembre-se - "o diabo está nos detalhes"
Modelo de capacidade
Modelos de capacidade ou desenhos setoriais listam as áreas de processo em alto nível. Eles são úteis para investigar a área específica que você está mapeando e mostrar o contexto dentro do negócio global.
Mapa de processos detalhado
Um mapa de processos detalhado é um fluxograma que mostra uma versão de detalhamento de um processo que contém todos os detalhes de cada etapa do processo e quaisquer etapas subsequentes ao longo do caminho. Este mapa é perfeito para fornecer todos os detalhes a uma etapa do processo e documentar todos os pontos de decisão dentro de um processo.
SIPOC
Um mapa SIPOC mostra os elementos-chave de um processo, como Fornecedores, Insumos, Processos, Resultados e Clientes. Este mapa é ideal quando você quer identificar os pontos-chave em um processo como uma maneira de se preparar para um mapa de processos mais detalhado. Também é ótimo quando você precisa definir o escopo de um processo complexo.
Mapa de fluxo de valor
Um mapa de fluxo de valor é usado para visualizar o fluxo de material e informações necessárias para oferecer um produto ao cliente. Idealmente, você usará esse tipo de mapa para registrar medições dos insumos e resultados das etapas do processo ou para identificar desperdícios dentro dos processos e entre eles. Você também pode usar esse tipo de mapa para documentar, analisar e melhorar o fluxo de informações e materiais para obter insights sobre a tomada de decisões e fluxos de processos.
Agora que você sabe como falar a linguagem do mapeamento de processos, vamos criar um mapa de processos.
