Planeje um projeto pro bono de sucesso

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Conhecer a missão e os negócios da sua organização.
• Avaliar a experiência da sua organização com o Salesforce.
• Definir expectativas claras com sua organização.
• Identificar objetivos realistas para seu projeto pro bono.

Vá com calma para progredir com rapidez

Você está ansioso para usar os superpoderes do Salesforce para mudar o mundo, certo? Antes de começar a salvar o dia ou fazer recomendações, sugerimos que vá com calma no início. Um pouco de planejamento prévio é capaz de economizar tempo e evitar problemas para você e sua organização mais tarde. A reunião inicial de planejamento com sua organização é a principal atividade da fase de planejamento. Programe ao menos uma hora com sua organização para discutir os objetivos do projeto. 

Posteriormente nesta unidade, falaremos mais sobre o que abordar na reunião inicial. Primeiro, temos lição de casa para você.

Faça sua lição de casa

Antes da reunião inicial, convém explorar o site da organização para ter uma noção do que a empresa faz, quem atende e de que forma é financiada. Verifique as informações a seguir no site da sua organização:

• Missão e visão
• Liderança e membros da diretoria
• Programas e serviços fornecidos
• Relatórios e finanças anuais
• Boletim informativo e redes sociais

Se o site da sua organização disponibiliza as histórias de seus membros, você está com sorte! Histórias e depoimentos dão vida ao trabalho da organização e podem ajudá-lo a realmente se conectar à missão.

Durante as reuniões inicial e subsequentes, peça à equipe que descreva a missão da organização utilizando suas próprias palavras. Você ficará surpreso com as variações nas respostas dadas por equipes de departamentos diferentes. Este também é o momento de esclarecer o que aprendeu em sua própria pesquisa.

Aproveite ao máximo sua primeira reunião ao enviar as dúvidas do planejamento preliminar à sua organização com uma ou duas semanas de antecedência. Consulte nosso Guia de recursos para voluntários pro bono e confira exemplos de perguntas para enviar.

Agora que finalizou a lição de casa, convém adotar a mentalidade certa antes da reunião inicial de planejamento. 

Adote uma mentalidade de sucesso do cliente

David Everitt, Engenheiro de Soluções de Lead, Salesforce: “É o básico que funciona para que as organizações sem fins lucrativos beneficiem-se ao máximo com a Salesforce. A chave é entender exatamente o modo como seus negócios funcionam e dedicar tempo para que se habituem com o trabalho no sistema.”

Adotar uma mentalidade de sucesso do cliente significa, acima de tudo, priorizar o sucesso a longo prazo da organização.  Por exemplo, digamos que você realmente deseja adquirir experiência com o Apex, mas sabe que a organização não será capaz de sustentar o código sem você. O sucesso dos clientes é sua principal prioridade e, portanto, você decide adotar ferramentas declarativas (cliques, e não código) para desempenhar o trabalho e capacitar sua organização sobre como utilizá-las.

Isso também significa desempenhar o papel de treinador. Você pode ser a primeira pessoa externa que atua com tecnologia que seu cliente já encontrou. Ensinar sua organização a aplicar alterações no Salesforce e oferecer encorajamento pode ajudar a construir confiança e possibilitar um trabalho impressionante na plataforma.

Agora que concluiu sua lição de casa e adotou uma mentalidade sucesso do cliente, você está pronto para se reunir com a organização! 

Entenda o panorama geral

Durante a primeira reunião, convém esclarecer como a organização utiliza o Salesforce para apoiar sua missão, operações e objetivos estratégicos. Também questione sobre os outros sistemas utilizados pela organização para gerenciar dados e se há planos para substituir algum desses sistemas pelo Salesforce. Além disso, convém ter uma noção da fluência tecnológica da organização. 

Aqui estão algumas perguntas que podem ser feitas durante a reunião inicial:

• Quais objetivos estratégicos ou prioridades atuais dependem da sua solução de CRM?
• Como você utiliza o Salesforce agora? Que processos você gerencia no Salesforce?
• Que outros sistemas você utiliza para gerenciar dados e processos?
• O que você planeja fazer com o Salesforce no futuro?
• Quem utiliza o Salesforce? Essas pessoas estão habituadas ao uso?
• Qual é a experiência da sua organização com a tecnologia em geral?

As respostas a essas perguntas devem proporcionar uma ideia do panorama geral, inclusive em que passo a organização está com a plataforma hoje e onde planeja estar no futuro, além das capacidades tecnológicas da organização. Entender o panorama geral é crucial para ajudar a organização a priorizar suas inúmeras necessidades. 

Depois de obter um amplo entendimento das prioridades da organização, você poderá restringir e direcionar o foco dos objetivos do seu projeto ao que mais importa. Faça essas perguntas para definir os objetivos do projeto:

• Quais são seus principais objetivos para esse projeto pro bono?
• Que processos você gostaria de aprimorar?
• Quais problemas e pontos críticos você espera resolver com este projeto?

Defina expectativas claras

Assim como qualquer projeto que você tenha desenvolvido em seu trabalho diário, convém iniciar seu projeto pro bono ao alinhar os objetivos do projeto, o cronograma e o escopo. Seja claro sobre o que é capaz de fazer por sua organização e o que não é abrangido em sua especialidade.

A chave é ser honesto sobre sua disponibilidade, o que é capaz de entregar e em qual prazo. Não há problema se sua disponibilidade for de apenas uma ou duas horas por semana. Apenas certifique-se de comunicar sua disponibilidade para a organização sem fins lucrativos. Se estiver prestes a perder o prazo ou surgir algo inesperado, comunique o ocorrido à organização, assim como faria com sua equipe no trabalho ou com um cliente pagante. 

Ser um super-herói pro bono significa atender às expectativas definidas para a organização. Sendo assim, faça essas perguntas a si mesmo antes de iniciar seu projeto pro bono:

• O que estou habituado a fazer na plataforma e o que não estou?
• Quanto tempo posso dedicar a este projeto e por qual período?
• Tenho algum projeto ou viagem importante que possa afetar minha disponibilidade?
• Estarei disponível para solucionar dúvidas após a conclusão do projeto? Se sim, por quanto tempo?

Você também deve estar ciente de qualquer evento importante que possa afetar sua organização durante o projeto. Tais eventos podem incluir festas destinadas à angariação de fundos, reuniões com a diretoria ou uma grande conferência, que podem atingir significativamente o cronograma do projeto.

Identifique as partes interessadas do projeto

Parte da definição de expectativas transparentes consiste em esclarecer as funções e responsabilidades do seu projeto. Durante sua reunião inicial, convém esclarecer as questões a seguir:

• Quem é seu principal ponto de contato para este projeto?
• Quem é o patrocinador executivo?
• Quem mais participará do projeto?
• Quais são as responsabilidades de cada pessoa?
• Elas estão habituadas a utilizar o Salesforce?

Lembre-se de que é possível que sua organização não conte com um administrador de sistema dedicado em tempo integral. Se for o caso, é necessário descobrir quem desempenhará o papel de administrador do sistema em seu projeto. 

Confirme a logística e as próximas etapas

Antes de encerrar a reunião, convém confirmar algumas logísticas do projeto com sua organização. Recomendamos agendar reuniões regulares de controle intercaladas com lições de casa para manter o projeto em andamento. No mínimo, discuta as questões a seguir com sua organização:

• Quem precisa ser informado sobre o progresso?
• Qual é a melhor maneira de manter todos informados?
• Com que frequência e como você precisa se comunicar?

Além disso, solicite que sua organização conceda o menor nível de acesso necessário para concluir o projeto. Considere as questões a seguir:

• Você será capaz de concluir o projeto inteiro em uma sandbox?
• É necessário acessar os dados do cliente?
• A organização possui documentações relevantes que possa compartilhar agora?

Depois de verificar sua chamada de planejamento inicial, você passará a compreender o básico do que sua organização pretende realizar. Na próxima unidade, você aprenderá a definir objetivos realistas para o projeto, além de documentar os processos de negócios e requisitos do usuário.