Defina um escopo viável para seu projeto pro bono

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Aplicar as melhores práticas para interagir com sua organização.
• Documentar requisitos por meio de histórias dos usuários.
• Definir um escopo de trabalho razoável.

Como gerar oportunidades para o sucesso

Para aplicar seus superpoderes pro bono com eficácia, é necessário melhorar suas habilidades em definir escopos para projetos. O que exatamente isso significa? Simplificando, a definição de escopo do projeto consiste no processo de entender o que uma organização almeja realizar e definir o que é (e não é) possível realizar com os recursos e cronograma disponíveis.

Desde que a Salesforce.org lançou seu Pro Bono Program em 2014, milhares de funcionários da Salesforce concluíram com sucesso projetos pro bono com organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais. Como resultado, 82% dessas organizações consideram-se mais eficazes no gerenciamento de vendas e na entrega de suas missões, o que é incrível. A forma como os voluntários pro bono da Salesforce definem o escopo dos projetos representa um dos principais impulsionadores do sucesso do programa, e estamos felizes em compartilhar nossas melhores práticas com você!

Traga sua mente de principiante à tona

É essencial iniciar um projeto pro bono com a mente de um principiante, adicionando curiosidade e transparência ao estudo. Não presuma que sua experiência sempre se aplicará à sua organização.  

Por exemplo, evite presumir que o cliente saiba alterar o layout da página ou enviar um e-mail no Salesforce. Os tópicos abordados em um ambiente comercial podem exigir mais orientações práticas com organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais.

Matthew Watson, engenharia de soluções para plataforma e serviços da APAC, Salesforce: “As organizações sem fins lucrativos utilizam um idioma diferente, enfrentam desafios distintos e possuem menos experiência na gestão de projetos de tecnologia do que os clientes comerciais.”

Lembre-se de que é o básico que funciona para que as organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais beneficiem-se ao máximo com a Salesforce. As chaves são:

• Entender por completo o funcionamento do negócio da organização.
• Pesquisar os casos de uso que se alinham aos processos da organização.
• Disponibilizar tempo para explicar a funcionalidade.
• Verifique se a organização está habituada com o trabalho desenvolvido no sistema.

Um processo semelhante ao de importação de dados surgirá naturalmente para você, mas é necessário garantir que o cliente possa segui-lo sem qualquer problema.

Ao aplicar sua mente de principiante em seu projeto pro bono, você trilhará o caminho certo para criar uma solução sustentável para sua organização. 

Seja breve

Há uma tonelada de demandas em suas mãos. Mesmo que você disponha de tempo livre agora, nunca se sabe quando uma nova oportunidade de trabalho, um projeto exigente ou prioridade familiar podem surgir. O mesmo deve ser considerado para os funcionários da Salesforce que são voluntários através do nosso Pro Bono Program. 

É por isso que definimos o escopo dos projetos através do nosso Pro Bono Program, evitando que ultrapassem o limite de 20 horas para serem concluídos. Manter o limite de trabalho a 20 horas minimiza a probabilidade de ajustes inesperados ou circunstâncias pessoais que comprometam o projeto antes da conclusão. 

Isso não significa que não é possível dedicar mais horas. Os funcionários da Salesforce compõem um grupo generoso e costumam reunir dois ou três projetos pro bono seguidos para apoiar uma causa pela qual são apaixonados. 

O grande benefício de definir o escopo de pequenas parcelas de trabalho é ser capaz de reavaliar seu compromisso entre a condução dos projetos. A alternativa proporciona flexibilidade e concentração em uma tarefa por vez.

Evite projetos com prazo apertado ou considerados críticos

Sabemos que você almeja retribuir e causar grande impacto no mundo. É por isso que pode se sentir inclinado a dizer “sim” se sua organização solicitar uma implantação completa ou configuração de sua organização para apoiar sua grande festa destinada à angariação de fundos que será realizada em apenas algumas semanas. Queremos que você saiba que não há problema em dizer “não”. Recomendamos repassar projetos considerados críticos ou cujo prazo seja apertado.

Em uma capacidade de voluntariado, é realmente difícil sustentar um compromisso de longo prazo ou entregar um projeto em ritmo acelerado, cujo prazo é apertado. Você nunca sabe quando o trabalho ou as circunstâncias pessoais mudarão, e certamente não planeja abandonar um projeto antes de sua conclusão. Ao concordar em ajudar uma organização sem fins lucrativos ou instituição educacional, sua presença será essencial para o andamento.

As organizações sem fins lucrativos e instituições educacionais não costumam possuir experiência ou recursos para manter o projeto caso você precise abandoná-lo. É extremamente importante firmar somente compromissos que possa manter.

Seja específico

Conforme abordado na unidade anterior, é na reunião inicial de planejamento que os objetivos gerais do projeto são definidos. Durante a fase de escopo do projeto, convém conversar com os usuários sobre as maneiras específicas como utilizam o Salesforce e outras ferramentas em seu trabalho diário. Convém descobrir quais são as tarefas mais fáceis e as mais complexas e frustrantes. Certifique-se de focar nos casos de uso que parecem relevantes aos objetivos do projeto e busque tarefas manuais repetitivas que possam ser automatizadas. 

O objetivo é entender claramente o problema, o modo como afeta a organização e quais são as características de um processo considerado melhor, para que você possa recomendar a solução certa. A seguir são apresentadas algumas perguntas que podem ser feitas aos usuários sobre sua experiência:

• Descreva o modo como realiza a tarefa [x].
• Esse processo está sendo eficaz para você? Qual é a parte fácil? Qual é a parte complexa ou frustrante?
• Qual é a importância dessa tarefa para seu trabalho? E se você pudesse conduzi-la com mais rapidez/eficácia?
• Fale sobre os dados que está coletando. Que tipo e qual a quantia de dados que está rastreando? Qual é o estado dos dados?

As respostas a essas perguntas devem facilitar a identificação de onde estão os pontos críticos e sua importância relativa para a missão e operações da organização. A partir daqui, documente os requisitos funcionais e inicie o debate de possíveis soluções.

É importante documentar e compartilhar os aprendizados adquiridos com sua organização. Mesmo um pequeno mal-entendido pode direcioná-lo a um caminho indesejado durante o projeto. 

Documente os requisitos

Redigir histórias de usuários é uma ótima maneira de documentar e obter alinhamento com os requisitos específicos da sua organização. Cada história descreve a necessidade de um usuário através de uma linguagem simples e não técnica. 

Por exemplo, digamos que você seja voluntário em uma pequena organização sem fins lucrativos baseada na comunidade que fornece serviços gratuitos de tutoria para promover a juventude. A organização conta com uma grande doação do Estado da Califórnia para pagar seus tutores. 

Todo mês, a Diretora Executiva da organização sem fins lucrativos envia um relatório financeiro ao Estado conforme os termos da concessão. A elaboração do relatório leva de quatro a cinco horas para ser concluída a cada mês. Ela preferia dedicar esse tempo à pesquisa de novas fontes de rendimento.

A história do usuário a ser redigida pode ser semelhante à apresentada a seguir:

“Como Diretora Executiva, solicito que o relatório financeiro seja executado automaticamente, para que eu possa disponibilizar menos tempo à elaboração de relatórios e mais tempo Ààpesquisa de novas fontes de rendimento.”

Observe que a história do usuário é escrita a partir da perspectiva da Diretora Executiva (“usuário”), descrevendo sua necessidade (“o quê”) e o motivo (“por quê”). A frase é escrita em linguagem simples, sendo fácil de ser compreendida pelas pessoas que não possuem conhecimentos técnicos, possibilitando que compartilhem seu feedback.

Depois que sua organização aprovar a história do usuário, defina os requisitos específicos. No exemplo acima, é necessário identificar campos a serem incluídos, critérios de filtragem, data de execução e período do relatório antes de conduzir sua automatização.

Determine o que está (e não está) no escopo

Depois de documentar os requisitos de cada história de usuário, é necessário estimar a quantidade de tempo necessário para atingir esses requisitos. A tarefa é mais uma arte do que ciência, e dependerá do seu grau de familiarização com a funcionalidade desejada e se precisa estudar a documentação adicional do produto.  Dê o seu melhor para chegar a uma estimativa conservadora. 

Em seguida, será necessário trabalhar com sua organização para decidir quais requisitos incluir no projeto atual e quais adiar para um projeto futuro. Agora que há um escopo realista do projeto em vigor, é hora de liberar seus superpoderes do Salesforce para projetar e criar sua solução!