Gerenciar seus valores da lista de opções

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:
  • Gerenciar valores de listas de opções.
  • Usar fórmulas para definir valores da lista de opções dinamicamente.
  • Explicar o que acontece aos dados existentes quando você muda os valores da lista de opções.

O bom gerenciamento de valores é importante

Você ainda está pensando nos biscoitos do último desafio? Existem tantos sabores por aí. Se você está administrando uma empresa de biscoitos, o ideal é padronizar os nomes dos sabores. Seus biscoitos de canela são chamados de “canelitos”? Depois de escolher um nome, você deve fazer com que os pedidos e outros registros usem sempre o mesmo nome.

Vamos mostrar como fazer as escolhas na hora de definir os valores das listas de opções. Um bom gerenciamento de valores da lista de opções economiza tempo e ajuda a manter os dados da organização consistentes.

Onde definir valores da lista de opções

As listas de opções são campos associados a objetos individuais. Você define e gerencia listas de opções no mesmo lugar em que adiciona ou gerencia outros campos: na página Campos e relacionamentos de um objeto. Quando você criou sua lista de opções na unidade anterior, definiu os valores iniciais. Vamos voltar e olhar a página Campos e relacionamentos.

A página Campos e relacionamentos do objeto Produto

O que significa “indexado”? A página Campos e relacionamentos identifica alguns campos, inclusive listas de opções, como indexados, e você deve estar se perguntando o que isso significa. Um campo indexado é armazenado no banco de dados de forma a permitir uma recuperação rápida. Isso otimiza a geração de relatórios, os modos de exibição de lista e outras solicitações... em alguns casos. O que faz um índice ser bom é um assunto bem avançado. O Salesforce analisa o desempenho automaticamente e atribui campos para indexação periodicamente. Você não precisa pensar nisso quando está criando listas de opções, mas pode vir a ser importante se você estiver tentando otimizar o desempenho dos relatórios ou da organização.

Gerenciar valores da lista de opções

É hora de começar a mexer nos valores.

  1. Em Configuração, clique na guia Gerenciador de objetos e selecione o objeto associado ao campo Lista de opções.
  2. Clique em Campos e relacionamentos.
  3. Clique no rótulo do campo da lista de opções para ver a página de detalhes do campo.
    Você vê seus valores na lista relacionada Valores Seus valores na lista relacionada Valores

Você tem algumas opções na página:

  • Novo: crie um novo valor.
  • Reordenar: reorganize os valores existentes.
  • Substituir: substitua um valor existente. Você pode substituir um valor existente por outro novo, por um dos outros valores ou por um valor em branco. Se você substituir um valor existente por um valor em branco, os registros existentes não exibirão mais o valor.
  • Modo de exibição imprimível: veja todos os seus valores ao mesmo tempo. Esse modo de exibição é útil ao configurar uma lista de opções dependentes.
  • Cores de gráfico: personalize a aparência dos valores nos gráficos e relatórios.
Nota

Nota

Lembre-se: às vezes, os campos Lista de opções padrão compartilham um conjunto de valores padrão. Ao alterar um valor no conjunto, a alteração também aparecerá em outros campos Lista de opções padrão que usam os mesmos valores. Por exemplo, os campos Lista de opções padrão Origem do lead e Origem da conta compartilham o mesmo conjunto de valores. Tome cuidado na hora de alterar os valores do campo Lista de opções padrão.

Valores ativos, inativos, excluídos e substituídos

Na lista relacionada Valores da página de detalhes, você pode editar, excluir ou desativar valores individuais. Você provavelmente pode adivinhar a diferença entre um valor ativo e um inativo. Os valores ativos aparecem como uma opção em uma lista de opções. Os valores inativos, não, mas eles não são removidos totalmente da sua organização.

Quando isso é útil? Pense em vinho. Eles não são populares no verão e, por isso, você define esse valor como inativo durante o verão todo. No inverno, as pessoas gostam de beber um vinhozinho e, portanto, você começa a vender vinho e define o valor como ativo novamente.

Mas, às vezes, você realmente não precisa mais de determinado valor. Você tentou vender suco de algas. Curiosamente, ele não foi muito popular entre seus clientes e, por isso, você excluiu o valor.

Alguns valores importantes a se saber em relação a valores inativos:
  • Os registros existentes que contiverem um valor quando são definidos como inativos continuarão a conter esse valor.
  • Você pode reativar os valores inativos. Isso é uma boa alternativa a excluir o valor completamente.
  • Existe um limite de valores ativos e inativos simultâneos. Consulte Limitações à lista de opções. Se você atingir esses limites e precisar de mais, será necessário excluir alguns valores.
Algumas coisas importantes a se saber em relação a excluir/substituir valores:
  • Decida se deseja substituir o valor ou deixá-lo em branco. Se você substituí-lo por um valor em branco, os registros existentes não exibirão mais o valor. Para manter o valor nos registros existentes, use Desativar em vez de Excluir.
  • A exclusão de um valor em uma lista de opções vai para a fila de trabalhos em segundo plano. Quando o trabalho é concluído, sua lista de opções é atualizada e você é notificado por email.
  • Se você substituir um valor principal em uma lista de opções controladora, a dependência da lista de opções em relação a esse valor será perdida. Depois de substituir o valor principal, recrie a dependência usando o novo valor principal.
  • Para substituir um valor, crie o novo valor primeiro. Em seguida, clique em Substituir para iniciar o processo.

Editar valores da lista de opções

Vejamos a lista relacionada Valores.

Exibição de mais de um valor selecionado

Na página de detalhes do campo, clique em Editar a fim de ver mais opções para um mesmo valor.

Exibição de mais de um valor selecionado
E você pode fazer uma das seguintes alterações:
  • Alterar o rótulo. Isso é o que aparece na interface do usuário.
  • Alterar o nome da API. Isso identifica o valor a ser usado nas fórmulas e nas referências de programação. Normalmente, depois de definido, esse valor não deve ser mudado. Do contrário, as referências a esse valor podem dar problemas.
  • Definir o valor como padrão para a lista de opções.
  • Alterar a cor de gráfico. Essa configuração determina como esse valor aparece em relatórios e painéis. Se não estiver selecionado, a cor será atribuída dinamicamente.

Por que o nome da API de um valor da lista de opções é importante

É fácil não pensar no nome da API porque ele é preenchido automaticamente quando você cria o campo. Mas esse valor é extremamente importante. O nome da API é um identificador exclusivo de um valor, mesmo quando o rótulo muda.

A partir da versão lançada no outono de 2017, os valores da lista de opções recebem um nome da API, que é uma referência ao valor, e um rótulo, que é o que aparece na interface do usuário. O nome da API permite que as fórmulas e os aplicativos personalizados façam referência a um valor da lista de opções, mesmo se o nome do campo mudar.

Imagine escrever uma fórmula ou personalizar um aplicativo que se refere a um valor de rótulo da lista de opções (como os administradores e desenvolvedores tinham que fazer antes do outono de 2017). Daí o valor muda e agora a fórmula ou a referência a esse valor não é mais válida. As coisas mudam. Mas as referências ao nome da API continuam válidas, independentemente do valor do rótulo. E você pode impedir que o nome da API mude para fazer com que as referências ao valor do campo não sejam invalidadas mais tarde.

Campo de controle, listas de opções dependentes e restrição de valores

Como falamos na unidade anterior, os campos de lista de opções dependentes restringe os valores disponíveis com base em uma seleção em um campo de controle. Por exemplo, o usuário seleciona “sem nozes” em um campo e somente os sabores de biscoito que não têm nozes aparecem no campo da listas de opções dependentes.

O campo de controle não precisa ser uma lista de opções. Ele também pode ser uma caixa de seleção.

O campo de controle é um exemplo de caixa de seleção
Para definir um campo de listas de opções dependentes:
  1. Nas configurações de gerenciamento do objeto ao qual você deseja adicionar um campo, clique em Campos e relacionamentos.
  2. Clique em Dependências de campo.
  3. Clique em Novo.
  4. Escolha um campo de controle e um campo dependente.
  5. Clique em Continuar.
  6. Use a matriz de dependência de campo para especificar quais valores da listas de opções dependentes ficam disponíveis quando um usuário seleciona cada valor de campo de controle.
  7. Opcionalmente, clique em Visualizar para testar suas seleções.
  8. Clique em Salvar.

Alguns pontos a se levar em conta:

  • Os campos Lista de opções personalizados podem ser de controle ou dependentes.
  • Os campos Lista de opções padrão podem ser de controle, mas não dependentes.
  • Os campos das lista de opções de seleção múltipla podem ser dependentes, mas não de controle.
  • Você pode definir valores padrão para os campos de controle, mas não para listas de opções dependentes.
  • Se a sua organização usa tipos de registro, escolha um tipo de registro para testar como ele afeta seus valores de listas de opções dependentes e de controle. O tipo de registro e o campo de controle determinam, juntos, quais valores ficam disponíveis na listas de opções dependentes. Por exemplo, um valor dependente só ficará disponível se estiver disponível no tipo de registro selecionado e no valor de controle selecionado.

Usar fórmulas para valores da lista de opções padrão

Agora que você tem as noções básicas, vamos atribuir um valor padrão dinâmico. Isso significa, com base em determinadas condições e valores de outros campos, que o valor padrão da lista de opções muda. A definição do padrão certo pode agilizar a inserção dos dados.

Por exemplo, você pode alterar o valor padrão de um campo com base no perfil da pessoa que está vendo o campo. Ou, se o total de compra de biscoitos de um cliente for acima de determinado número, o status de cliente assíduo dele muda.

  1. Em Configuração, clique na guia Gerenciador de objetos e selecione o objeto associado ao campo Lista de opções.
  2. Clique em Campos e relacionamentos.
  3. Clique em Editar ao lado do campo Lista de opções.
    Onde selecionar Editar em um campo Lista de opções existente
  4. Adicione sua fórmula nas Opções gerais.
    Onde inserir fórmulas
  5. Clique em Salvar.

É muito útil clicar em Mostrar editor de fórmula para ter mais espaço.

E, mais importante, o Editor de fórmula permite verificar a sintaxe e dá listas de opções (Uhuu!) para sugerir campos, operadores e funções para a fórmula.

Dica

Dica

Defina algo como o valor padrão caso a fórmula não produza um valor ativo. Por exemplo, a seguir temos uma fórmula para definir a prioridade de uma oportunidade como Alta para todos os usuários no perfil Vendas de resposta rápida. Do contrário, o valor será Padrão.

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", "Standard")

Se você quiser que o campo fique em branco quando o usuário não está no perfil Vendas de resposta rápida, use:

IF($Profile.Name = "Fast Response Sales", "High", null)

Alterar tipo de campo para permitir/impedir seleção múltipla

Com todas as opções para campo Lista de opções, pode ficar tranquilo: é possível mudar o tipo de campo sempre que necessário. Por exemplo, se você tem um campo Lista de opções personalizado e decide que quer fazer uma lista de opções de seleção múltipla, é possível fazer isso.

  1. Em Configuração, clique na guia Gerenciador de objetos e selecione o objeto associado ao campo Lista de opções.
  2. Clique em Campos e relacionamentos.
  3. Clique em Editar ao lado do campo Lista de opções.
  4. Selecione Alterar tipo de campo.
    Botão Alterar tipo de campo na página de edição do campo Lista de opções
Nota

Nota

Os valores inativos desaparecerão.

E vice-versa. Você não pode converter uma lista de opções de seleção múltipla em uma lista de opções personalizada que não permite seleção múltipla alterando o tipo de campo.

Importante

Importante

Ao alterar uma lista de opções de seleção múltipla para uma lista de opções que não permite seleção múltipla, o Salesforce limpa os valores desse campo nos registros existentes. Faz sentido, não? Porque o campo agora só permite um valor.

Você pode ver que há muita flexibilidade no gerenciamento de valores da lista de opções e até no tipo de lista de opções a ser usado. Você pode começar com um tipo de lista de opções e mudar para outro ou alterar o comportamento dos valores em uma lista de opções. O fato de não ter que pensar em tudo antecipadamente ajuda. Altere as propriedades da lista de opção para atender às suas necessidades. Na próxima unidade, você aprenderá a compartilhar valores da lista de opções com mais de uma lista de opções.

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