Usar seu email e calendário como um profissional

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Configurar seu calendário para o sucesso.
  • Gerenciar seus emails produtivamente.

Fazer o email e o calendário trabalharem para você

Às vezes, sua caixa de entrada de email pode parecer uma lista de tarefas pendentes sem fim que você não pode controlar. E pode parecer urgente responder a tudo e a todos imediatamente. Seu calendário pode ficar cheio de reuniões que às vezes não funcionam para você e, portanto, interrompem sua rotina. 

Nesta unidade, discutiremos estratégias de como fazer com que seus emails e calendário trabalhem para você, em vez de ao contrário.

Usar seu calendário

Cada atividade não negociável deve ir para seu calendário. Isso inclui chamadas de clientes, reuniões de trabalho e conversas individuais. Mas também deve incluir pausas para refeições, exercícios e tempo pessoal. 

Faça um balanço de como seus dias podem estar mudando, se você tem novas demandas em relação ao seu tempo agora que está trabalhando em casa. Em seguida, empregue estas estratégias para maximizar seu calendário.

  • Bloquear o tempo para atividades não negociáveis: coloque todas as chamadas de clientes, reuniões de trabalho e conversas individuais em seu calendário.
  • Verificar se seu tempo pessoal está bloqueado: não se esqueça de bloquear tempo para intervalos, refeições e atividades pessoais (por exemplo, responsabilidades domésticas, exercícios, sessões de treinamento, reuniões virtuais e assim por diante).
  • Tornar públicas as atividades não negociáveis: se você é alguém realmente ocupado, torne públicos seus compromissos não negociáveis para que todos possam ver os detalhes e marcá-los claramente como “não agendar nada neste horário”.
  • Definir suas horas de trabalho e fuso horário: a maioria dos aplicativos de calendário oferece recursos para você definir suas horas de trabalho e fuso horário. Atualize-os para que seus colegas saibam quando podem reservar tempo com você.
  • Bloquear tempo para fazer o trabalho: dependendo da sua função, você pode precisar de tempo ininterrupto para fazer um trabalho. Defina esses blocos em seu calendário e seja firme ao mantê-los.

Designar um dia sem interrupções

Dependendo da sua função, converse com sua gerência sobre como estabelecer um dia “sem interrupções” todas as semanas, no qual você não terá reuniões. Isso pode ser especialmente útil para engenheiros, equipe criativa, escritores e outras funções que exigem horas contínuas de atividade concentrada. 

Mesmo que nem toda a empresa possa se comprometer com um dia “sem interrupções”, você ainda pode tentar defini-lo para funções específicas em sua empresa.

Reservar tempo para ler seu email

Isso mesmo, você não leu errado. Em vez de responder a emails o dia inteiro, pense em agendar algumas vezes por dia para ler e responder aos seus emails. Novamente, isso depende da sua função; para algumas funções, essa prática não seria viável.

Se você quiser experimentar:

  • Adicione blocos ao seu calendário para checar seu email.
  • Desative suas notificações por email.
  • Comunique sua disponibilidade aos seus colegas.

Gerenciar seus emails de maneira eficiente

Quando chegar a hora de verificar o email, é importante agir com eficiência em vez de deixar assuntos pendentes na sua caixa de entrada. 

Excluir: mova mensagens inúteis para a lixeira.

Cancelar inscrição: cancele a assinatura das listas de correspondência que você não deseja seguir.

Tomar medidas: faça a tarefa agora, se conseguir fazê-lo em apenas alguns minutos.

Responder: responda agora, se conseguir fazê-lo rapidamente.

Transferir: encaminhe a mensagem para alguém que cuide disso por você.

Economizar: Seja breve e claro: economize o tempo de todos!

Ao colocar seu calendário e email para trabalhar para você, fica mais fácil ser mais produtivo.

Aumento de produtividade

Você acabou de aprender a transformar suas práticas de trabalho, gerenciar seu tempo e usar seu calendário e email de forma mais eficiente. Agora você pode colocar essas práticas para funcionar, para promover sua produtividade pessoal durante esse período de crise e futuramente. Fique bem e com saúde.