Gerenciar seu tempo com sabedoria

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Realizar uma auditoria de tempo.
  • Priorizar as tarefas que devem ser feitas agora e as que devem ser feitas mais tarde.

Fazer um balanço da nova realidade

Muitas coisas estão mudando no momento, e isso provavelmente inclui como você está usando seu tempo. Você pode ter novas responsabilidades e tarefas. Se você tem filhos, eles podem estar em casa em vez de na escola, e talvez seja necessário ajudá-los a se concentrarem nos estudos. Você pode estar cuidando de outras pessoas em sua família ou fazendo limpeza extra para higienizar a casa. 

Se você compartilha responsabilidades com outras pessoas, seja em casa ou em sua empresa, agora é uma boa hora para falar com elas sobre essas novas demandas. Tente identificar o que é essencial fazer agora e o que pode esperar. Fale sobre como dividir e equilibrar o trabalho entre todas as pessoas que compartilham responsabilidades. 

Esta unidade oferece dicas para ajudá-lo a gerenciar seu tempo de forma eficaz, para que você tenha mais disponibilidade para cuidar de seus entes queridos e de você mesmo.

Fazer uma auditoria de tempo

Se quiser maximizar sua produtividade, você precisará levar a sério seu gerenciamento de tempo. A primeira etapa é descobrir como você está gastando seu tempo. Se você quiser saber como está usando cada momento do dia, faça uma auditoria de tempo. 

Uma auditoria de tempo é, como parece, uma forma detalhada de acompanhar tudo o que você faz durante uma semana. Basta pegar um pedaço de papel ou criar uma planilha e, a cada 30 minutos ao longo do dia, anotar o que está fazendo. Ou você pode usar um aplicativo de rastreamento de tempo; consulte a seção Recursos para obter uma lista de opções.

Pessoa rastreando o tempo por atividade e descobrindo onde está gastando esse tempo

Depois de saber onde você está gastando seu tempo, você pode descobrir se suas tarefas que exigem mais tempo estão trazendo maior retorno sobre o investimento (ROI).

Como definir prioridades

Como você sabe se está focado nos itens certos para gerar esse ROI? Descobrir isso é tão fácil quanto falar ABC 123.

ABC 123 é um método para escolher qual tarefa fazer primeiro e qual deixar para depois. Use o ABC 123 para pensar em cada tarefa de acordo com seu impacto na meta geral e a quantidade de tempo que leva para ser concluída. 

Impacto na meta geral

A – grande

B – moderado

C – pequeno

Tempo de conclusão

1 – rápido

2 – intermediário

3 – longo

Pegue sua lista de tarefas e atribua um valor a cada item na lista (A1, B2, C3 e assim por diante). Em seguida, veja sua lista e priorize-a, começando com os itens A1. Faça esses itens A1 primeiro, já que eles têm um grande impacto em suas metas e são rápidos. Faça os itens C3 por último, já que eles têm um pequeno impacto em suas metas e podem demorar muito.

Como desemperrar

Não importa o quanto você organize sua lista de tarefas e gerencie seu tempo, há momentos em que você fica preso em uma tarefa. Como desemperrar esse processo? Experimente estas dicas para ter sucesso.

  1. Informe as pessoas com antecedência de que o projeto está atrasado.
  2. Veja se o prazo de entrega pode ser adiado.
  3. Faça uma pausa e volte à tarefa mais tarde.

Imagem correspondente das dicas

Não subestime essa terceira dica. Às vezes, tudo o que você precisa é de uma pequena pausa, para em seguida voltar e despachar uma tarefa que te prendeu por horas.

Aplicativos para gerenciamento de tempo

Você aprendeu algumas estratégias e dicas. Agora, vamos ver os aplicativos que você pode usar para se manter produtivo no gerenciamento de seu tempo.

Aplicativo

Como

Por quê

Aplicativo Salesforce
  • Comunicar-se pelo Chatter.
  • Colaborar com o Quip.
  • Definir prioridades nas tarefas para manter a organização.
Manter conversas e tarefas longe do pensamento e usar as ferramentas para tal.
Aplicativo Calendário
  • Planejar suas tarefas no início do dia.
  • Definir horários para não perturbar no seu calendário.
  • Ingressar em reuniões com ordens do dia e metas claras.
Saber exatamente o que você deve fazer e quando vai fazê-lo.

Em resumo

Por essa altura, você já tem ótimas ideias para gerenciar o tempo com desenvoltura. 

  • Faça uma auditoria de tempo.
  • Classifique o que é mais importante usando o ABC 123.
  • Analise estratégias para desemperrar.
  • Use sua tecnologia.

Na próxima unidade, vamos explorar como gerenciar seu email e calendário como um profissional.

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